220-033650 de 15 de julio de 2002,ref.: El inventario del patrimonio de una sucursal extranjera debe sujetarse en un todo a los requisitos y términos que señala el ordenamiento mercantil.

Ref.: El inventario del patrimonio de una sucursal extranjera debe sujetarse en un todo a los requisitos y términos que seala el ordenamiento mercantil. Distinguido seor Franco: Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2002-01-068193 de 21 de mayo pasado, mediante el cual consulta si el inventario de una sucursal de sociedad extranjera, en proceso de liquidación voluntaria, puede ser objetado por la Superintendencia, si por carecer de activos y liquidez para cancelar el pasivo externo de la misma, la casa matriz que atiende directamente un proceso litigioso de una obligación adquirida por la sucursal, no realizará la transferencia de dinero para constituir la reserva correspondiente. Adicionalmente, solicita se le indique cómo sería el registro contable en la contabilidad de la sucursal. En orden a absolver las inquietudes planteadas, se requiere de algunas precisiones de orden legal, conceptual y doctrinal, relacionadas no solo con las normas que regulan el funcionamiento de las sociedades comerciales, aplicables a las sucursales de sociedades extranjera de acuerdo con el artículo 497 Código de Comercio, sino a las reglas del proceso liquidatorio previstas para las sociedades por acciones, igualmente predicables respecto de las sucursales, por disposición expresa del artículo 495 del Código citado. En primer lugar, dentro del marco legal que se ocupa de la incorporación y funcionamiento de las sucursales de sociedades extranjeras dentro del territorio nacional, vale la pena destacar el artículo 471 ibidem, el cual dispone que para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios permanentes en Colombia debe establecer una sucursal en el territorio nacional y consagra en el subsiguiente art. 472 como uno de los requisitos para iniciar las operaciones, que la sociedad en el exterior determine de manera clara y expresa, en la resolución o acto de incorporación al territorio nacional, las actividades que de carácter permanente pretende desarrollar la matriz a través la sucursal num. 1. Aparte de lo anterior, como no existe en la legislación colombiana definición legal del término sucursal , es oportuno traer a colación el pronunciamiento que de tiempo atrás expidió esta Superintendencia, Oficio 220- 58283 de 9 de diciembre de 1996, que incluye criterios plasmados en el Oficio 220- 60767 de 7 de diciembre de 1995, publicado en el libro de Doctrinas y Conceptos jurídicos 1997, pag. 420 y siguientes, copia del cual anexo para mayor ilustración sobre el tema, según el cual, luego de un análisis del régimen general de sociedades en Colombia y los preceptos que de manera particular regulan las sucursales de sociedades extranjeras, las definió como un establecimiento de comercio abierto por la sociedad extranjera en el territorio nacional, para posteriormente precisar algunas conclusiones, que se transcriben a continuación, por ser fundamentales para resolver lo que en esta oportunidad se consulta. .. 4.1. Las personas jurídicas, al igual que las personas naturales, son las únicas dotadas por la ley de capacidad jurídica para actuar y por ende ejercer derechos y contraer obligaciones. 4.2. Las sucursales, tanto de sociedades nacionales como extranjeras, son establecimientos de comercio y técnicamente pueden considerarse como prolongación de la casa matriz pero necesariamente como parte de la sociedad que se descentraliza mediante tal sistema. 4.3. Las actuaciones del establecimiento de comercio llamado sucursal, se fundamentan en la capacidad de obrar de la matriz, por cuanto tal como lo expresó este Despacho ... .. la matriz y la sucursal ostentan una única personalidad jurídica, habida cuenta que la segunda es meramente una prolongación de la primera y que es ésta quien exclusivamente adquiere los derechos que de su personalidad se derivan y se obliga por sus actuaciones.. . ... 4.5 El mandatario o representante de la sucursal sólo puede comprometer a la sociedad cuando obra con sujeción y dentro del ámbito de las atribuciones que le otorgue el órgano de dirección de la matriz, bien en el acto de incorporación al país o transitoriamente para un contrato social, actos que deben estar dentro del contexto de las actividades permanentes que se proponga desarrollar la sociedad extranjera en el territorio nacional a través de su sucursal. 4.6. Como según lo previsto en el artículo 485 del Código de Comercio, es la sociedad la que asume la responsabilidad por las obligaciones contraídas a través de la sucursal, es lógico concluir que la sociedad tiene el derecho de gobernar sus establecimientos de comercio, otorgando autorizaciones generales o particulares, imponiendo límites a las facultades del representante legal o condicionando las operaciones al referéndum de la junta directiva o cualquier otro órgano de administración, toda vez que en dichas actuaciones el administrador de la sociedad está comprometiendo el patrimonio de la casa matriz, por cuanto la sucursal no es más que una cosa, un bien cuyo valor se refleja en los estados financieros de la sociedad a la que pertenece. 4.7. Si bien es cierto que el mandatario puede actuar dentro de las atribuciones conferidas para el efecto, también lo es que en el desarrollo de dichas atribuciones no actúa en nombre de un establecimiento de comercio, sino en representación de la compaía extranjera que como ya se dijo es quien ostenta la personería jurídica, y es quien tiene la capacidad para endeudarse, persona jurídica que físicamente ha trascendido las fronteras de su domicilio de origen a través de su establecimiento de comercio. 4.8. Por último, es necesario decir que las sucursales no se comprometen a nombre propio, así lo hagan en desarrollo de las actividades permanentes para las cuales fueron incorporadas al país. Por ello mismo, no es correcto afirmar que las sucursales desarrollan un objeto social, toda vez que tal actividad es propia de las sociedades y los establecimientos de comercio solamente ejecutan unas actividades que le son encomendadas en el objeto social de la compaía a la cual pertenecen . Si bien con los argumentos antes expuestos, se procuró dar claridad a los conceptos relacionados con la naturaleza, capacidad y responsabilidad de la sucursal, en materia liquidatoria, aplicable a las sucursales, por las razones legales expuestas, vale la pena destacar algunas de sus reglas, de obligatoria observancia por parte de cualquier tipo societario que pretenda liquidarse. Una de las más importantes etapas del proceso, es la elaboración del estado financiero del inventario del patrimonio social art. 234 del C. Co.-, por contener la información relacionada con el monto de los activos a liquidar y el total de las obligaciones a su cargo es por ello que puede afirmarse que tal documento es la base y columna vertebral del mismo. Y no podría ser de otra manera, pues la elaboración debe ser pormenorizada, en forma tal que en ella se exprese no solo el nombre de todos y cada uno de los acreedores, sin excepción alguna, monto adeudado, clase de crédito etc..., incluyendo todas las obligaciones que puedan afectar eventualmente el patrimonio como las litigiosas o condicionales -art. 242 de la Legislación Mercantil-, sino el orden en que se cancelarán en la etapa procesal correspondiente, de conformidad con lo previsto en los artículos 2495 al 2509 del Código Civil. Si bien es importante la información, en la forma y términos indicados, no es menos importante el aviso sobre el estado de liquidación de que trata el artículo 232 del mismo, precisamente porque lo que se pretende con el mismo es que los acreedores que no fueron relacionados por alguna razón, se hagan parte dentro del proceso presentando los documentos que acrediten la existencia de la obligación o el estado de la misma, y de esa manera garantizarles que sus acreencias serán canceladas en la cuantía y el orden que les corresponde, si la situación económica de la misma lo permite. Otra etapa significativa, es la cancelación del pasivo externo, que como se advirtió anteriormente, debe sujetarse a la prelación de que trata el Código Civil art. 242 de la Legislación Mercantil. Al respecto, la Superintendencia, mediante Oficio EL -41980 de 1988, ha manifestado que ....el liquidador ha de observar las disposiciones sobre prelación de créditos en el momento de cancelar el pasivo externo a cargo de su representada .... Así el liquidador no puede preferir a su arbitrio a ningún acreedor..... Reconocidos los créditos e integrados los ordenes, una vez se realicen los activos, el liquidador debe proceder a finiquitar las obligaciones a cargo de la sociedad.... Subrayado fuera de texto. Con ello se pretende insistir en que una de las funciones asignadas al liquidador, amen de proteger el patrimonio de la sociedad en liquidación, prenda general de los acreedores, es velar por los intereses de los acreedores, sin distinción alguna y en igualdad de condiciones, so pena de responder por los posibles perjuicios que cause la violación o inobservancia a la ley, negligencia, dolo o culpa en su actuar art. 256 del C. de Co., en concordancia con el 200, modificado por el art. 24 de la Ley 22295-.. Así las cosas, es de fácil comprensión que por tratase de normas procedimentales son de estricto cumplimiento, pero no solamente en tratándose de sociedades con activos suficientes para cancelar el total del pasivo externo a cargo de la sociedad deudora, sino cuando el patrimonio a liquidar es insuficiente, pues en tal evento lo que procede es la cancelación del pasivo externo en el orden legal establecido en el inventario y hasta el agotamiento de los recursos disponibles para el efecto, sin que sea posible para el liquidador cancelar una acreencia sobre otras que tienen mejor derecho y preferencia. Expuesta la importancia y la obligatoriedad de observar las distintas etapas de la liquidación prevista en el ordenamiento mercantil, inclusive por las sucursales de sociedades extranjeras que pretendan liquidar sus negocios en Colombia, bajo el entendido que carece de personalidad jurídica propia por ser una prolongación de la casa matriz, junto con los argumentos y consideraciones inicialmente expuestas, se colige lo siguiente: 1. No obstante las normas especiales que regulan ciertos aspectos para la incorporación y funcionamiento de las sucursales en el país, en materia de liquidación del patrimonio de las sociedades comerciales, cualquiera que sea el tipo societario, el legislador dispuso el contenido y formalidades del inventario del patrimonio social, destacando como uno de los requisitos de tal documento la relación del total del pasivo externo, que no puede ser otro que el monto pormenorizado de las obligaciones contraídas por la sucursal y pendientes de cancelar al momento en que se decida la disolución y la liquidación de la misma. 2. Aunque es cierto que la sucursal no tiene personalidad jurídica diferente a la de la matriz, en desarrollo de las actividades para la cual fue incorporada al país, se encuentra facultada para adquirir obligaciones a nombre de aquélla, pero, como cualquier sociedad comercial que pretenda liquidarse, debe elaborar el inventario del patrimonio, en la forma y términos previstos, eliminar cualquier información de tal documento desvirtúa la real situación económica- patrimonial de la sucursal, lo que sería a toda luces violatorio de normas procedimentales que son de obligatoria observancia, amen de las falsas expectativas entre los demás acreedores de la sucursal, que verían ilusoriamente incrementado el monto a distribuir. 3. Tampoco es de recibo la intención de la casa matriz de no hacer trasferencia alguna de dinero al país, so pretexto de que se trata de una obligación litigiosa a su cargo, en razón a que no se puede preferir a ningún acreedor, por ello se reitera, todos los acreedores, sin distinción alguna, deben hacerse parte dentro del proceso y esperar la cancelación de su obligación en el orden legal que le corresponda. Si son insuficientes los activos para la cancelación total del pasivo externo o para cubrir el total de los créditos que pertenezcan a una misma categoría, el liquidador deberá prorratear el activo entre los créditos de esa misma clase. Entonces, frente a obligaciones contingentes o litigiosas, si bien corresponde al liquidador hacer la provisión correspondiente, para cancelarlas cuando se hagan exigibles, ello no autoriza al liquidador para hacer caso omiso del orden de prelación de pagos establecido en el estado financiero de inventario, pues existiendo otros créditos con mejor derecho, no puede preferir la cancelación de uno posterior a uno anterior, sin violar el proceso liquidatorio. 4. Ahora bien, retomando el tema de la responsabilidad asignada por el legislador a la sociedad extranjera por las obligaciones adquiridas por la sucursal en el país, no queda duda que conforme a lo previsto en el artículo 485 del Cód. de Co., en caso de insuficiencia en los activos liquidables de la sucursal para atender el pago total de los pasivos a su cargo, la llamada a cancelarlos es precisamente la matriz, como consecuencia de la unidad de personalidad, y carencia de autonomía de la sucursal pues los negocios se celebran en representación de aquella. Finalmente, con relación a los registros que tal operación requiere, me permito transcribir el concepto proferido por el Grupo de Estudios e Investigación Contable, mediante Memorando 340- 159 de 9 de julio del ao en curso. En relación con el memorando del asunto, me permito informarle que en materia contable atendiendo las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios, para el caso que nos ocupa, la sucursal debe atender lo sealado en los artículos 52, 81 y 112, de los cuales se transcribe la parte pertinente en su orden, así: Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, reexpresado si fuere del caso, de los activos, cuando sea necesario del acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Son contingencias probables aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir. Son contingencias remotas aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros. Con sujeción a la norma básica de la prudencia, se deben reconocer las contingencias de pérdidas en la fecha en la cual se conozca información conforme a la cual su ocurrencia sea probable y puedan estimarse razonablemente. En el momento en que, de conformidad con la ley o con el contrato sea obligatoria la liquidación de un ente económico se deben conocer todas las contingencias de pérdida que se deriven de la nueva situación. Cuando la ley así lo ordene se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultados, en adición a las contingencias probables, las eventuales o remotas .