220-107483 Estados Financieros Certificados

Ref. Estados Financieros Certificados Se recibió su escrito radicado en este Despacho con el número 395606 por medio del cual ventila varias inquietudes con respecto a la certificación de los estados financieros de una sociedad, las cuales se responden en el mismo orden de su planteamiento: 1. En qué casos es obligatoria la Certificación de los Balances Generales de las sociedades Comerciales y qué consecuencias legales genera la falta de certificación Estados Financieros Certificados: De acuerdo con el artículo 37 de la Ley 222 de 1.995 El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Aunque su consulta alude únicamente al Balance General, conviene precisar que existen varias clases de estados financieros como se puede observar de la lectura del artículo 20 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1.993 al prever que, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos y los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados financieros de propósito general y estados financieros de propósito especial. a. Estados financieros de propósito General: se dividen en : a básicos y b consolidados. Son estados financieros básicos: el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujos de efectivo. b. Estados Financieros de propósito Especial: Entre estos se encuentran: el balance inicial, los estados financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventarios, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por éstas y los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como se sealó existen diferentes clases de estados financieros y en todos ellos se requiere de la certificación correspondiente, como se deduce del artículo 37 de la Ley 222 de 1.995 ya citado donde se puede observar que, los estados financieros que se presenten a los socios o a los terceros deben ser certificados. No obstante la importancia de la certificación, existe un requisito adicional con respecto a la presentación de los estados financieros - el dictamen -, que tal y como se lee en el artículo 38 Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompaen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas De todas formas para la elaboración de estados financieros certificados o dictaminados, será necesario allanarse a las exigencias y necesidades del destinatario, quien será en últimas quien determine la obligatoriedad de su presentación en una u otra forma. Vr. Gr.- esta Superintendencia con fundamento en el artículo 34 de la Ley 222 de 1.995 podrá solicitar a las sociedades sujetas a su inspección, vigilancia o control la preparación de estados financieros de períodos intermedios dentro de la periodicidad que para el efecto determine, los cuales según las instrucciones impartidas al respecto mediante la Circular No. 15 de 1.997, deben ser certificados o dictaminados de conformidad con el artículo 37 y 38 de la Ley 222 en comento, según sea el caso. En lo que respecta a las consecuencias legales que genera la falta de certificación, se le manifiesta que, el artículo 37 es una norma de carácter imperativo que manda independientemente del querer de los particulares. Luego, al faltar la certificación a que usted se refiere, e incluso el mismo dictamen, sencillamente los estados financieros pueden darse por no recibidos o no presentados como en efecto sucede con esta Superintendencia que, ante similares circunstancias los rechaza sin ninguna otra consideración y es que según las voces del artículo 10 de la Ley 43 de 1.990, la atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales lo mismo que a los estatutarios en el caso de las personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además de que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales, y que las firmas registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. 1. -Es o no necesario que la Certificación del Balance General se incluya dentro del texto mismo del Balance, o es factible que tal Certificación obre en un documento separado- Teniendo en cuenta que la ley no prevé es dable inferir que puede hacerse de una u otra forma. No obstante, este Despacho considera que lo apropiado es que se haga dentro del cuerpo de los mismos estados financieros cuando vienen en hojas de papel pues ello brinda mayor seguridad no solo a la sociedad y a sus asociados, sino también a los responsables de su preparación y elaboración, y a los mismos destinatarios, ya que tales condiciones da certeza de cuáles son documentos que realmente se están certificando, a mas de que al estar separados de su certificación, ésta se puede perder, trastocar o refundir, como también es perfectamente viable la manipulación de los estados financieros por parte de personas inescrupulosas. No obstante, y por obvias razones, esta Superintendencia acepta la certificación por separado cuando los estados financieros que se van a presentar obran en medio magnético. 2. Para efectos de una actuación administrativa, qué ocurre cuando el representante Legal de la Sociedad Comercial firma la Certificación del Balance General pero involuntariamente omite firmar el Balance mismo Afecta ello la validez del balance Si quienes están obligados a firmar los estados financieros no lo hacen, pero en el contexto de los mismos obra la certificación debidamente firmada, de ninguna manera podría ponerse en duda la certeza de los datos allí registrados, pues la certificación lo que hace es avalar las afirmaciones consignadas y dar fe de que las mismas han sido tomadas fielmente de los libros, lo que no podría afirmarse, si por el contrario, se hubiesen firmado los estados financieros, mas nó la certificación, por cuanto que, faltando ésta o el correspondiente dictamen en oposición a las exigencias previstas por ley o por un tercero, sencillamente habrá lugar a tenerlos por no recibidos o presentados. Así por ejemplo, si el destinatario es la Superintendencia de sociedades, tratándose de la presentación de los estados financieros, de acuerdo con la Circular Externa No. 001 del 2 de febrero de 1.999, deben venir certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal de la sociedad punto No. 7 y tal como lo dispone más adelante el punto 8.3 Carecerán de validez oficial los estados financieros presentados en medio magnético que no se acompaen del escrito mediante el cual el representante legal y contador certifican y el revisor fiscal los dictamine, por lo que habría que determinar en cada caso particular, cuáles serían las consecuencias que su ausencia acarrearía. Además no se puede pasar por alto la disposición contenida en el artículo 10 de la Ley 43 de 1.990, la cual prevé que la atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá, además, que los saldos se han tomado fielmente de los libros, y que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. Para el mismo fin vale la pena citar el artículo 8 de la Ley 43 de 1.990 en virtud de la cual los contadores públicos, deben cumplir con las normas legales, como también con las disposiciones emanadas de los organismos de vigilancia y dirección de la profesión. En los anteriores términos se da respuesta a su consulta y se le advierte que el alcance de la misma es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.