ASPECTOS RELACIONADOS CON EL DERECHO DE INSPECCIÓN

OFICIO 220-284971 DEL 15 DE DICIEMBRE DE 2017 ASUNTO: ASPECTOS RELACIONADOS CON EL DERECHO DE INSPECCIÓN Rad: No.2017-01-553218 Aviso recibo de su comunicación radicada con el número de la referencia en la que manifiesta su inconformidad con el contenido del Oficio 220-197373 del 30 de agosto del presente año, a través del cual se atendió la consulta que presentara entonces, e invocando el derecho de petición formula las preguntas que se transcriben en seguida: “1. Como parte de los soportes, se pueden solicitar los estados financieros abiertos a 8 dígitos en cuanto a las cuentas contables? 2. Como parte de los soportes, se pueden solicitar los estados financieros por terceros? 3. Si la compañía informa la realización de importantes estudios estratégicos, que fueron pagados, se pueden consultar tener acceso a dicho(s) informe(s) o estudio(s)? 4. Como se puede verificar que efectivamente la compañía haya recibido un informe o estudio por el que efectivamente pagó? 5. Que sucede si la compañía suscribe contrato(s) con uno o varios de sus socios y esta situación no fue revelada en los estados financieros ni el informe anual a la Asamblea de Accionistas? 6. Durante un derecho de inspección es posible entrevistar al Contador y/o al Revisor Fiscal sobre la información disponible? 7. A modo de ejemplo, ruego a su Despacho me ilustre que secretos industriales puede tener una empresa que no pueden ser revelados en el marco del derecho de inspección? Un estudio económico puede ser considerado secreto industrial? No deberían los secretos industriales estar protegidos por patente? Al respecto, procede en primer lugar reiterar lo dicho en el oficio 220-197373, en el sentido de que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, esta Superintendencia con fundamento en el Artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto u opinión de carácter general sobre las materias a su cargo, que no tiene por objeto resolver asuntos o situaciones de orden particular, ni definir la legalidad de actos, contratos o decisiones adoptadas al interior de sociedades cuyos antecedentes se desconocen, lo que igualmente se predica tratándose de irregularidades que comprometan a los administradores, los socios o cualquiera otro órgano, lo que explica que sus respuestas en esta instancia no sean vinculantes ni comprometan la responsabilidad de la Entidad. Así mismo es preciso aclarar que de acuerdo con el artículo 14 del mismo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el término de que disponen las autoridades para resolver las peticiones mediante las cuales se eleve una consulta, es de treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción, atendiendo que la facultad que le asiste a la Entidad e esta instancia, no tiene la virtud de conferir o restringir derechos a los socios de las compañías como Ud reclama. Esta como se ha insistido, se limita a proporcionar una ilustración general a partir de las disposiciones de orden legal, la jurisprudencia y la doctrina sobre las materias a su cargo, de donde se observa que el contenido del oficio citado atendió en ese contexto todos y cada uno de los temas propuestos en su anterior solicitud. Sin perjuicio de lo anterior, procede en esta oportunidad volver sobre su análisis, particularmente respecto de las dos primeras preguntas, poniendo de presente los aspectos de orden técnico contable, en los siguientes términos: Así, frente a las dos primeras inquietudes tendientes a determinar si en ejercicio del derecho de inspección, es posible solicitar como parte de los soportes, estados financieros abiertos a 8 dígitos, a las que se refirió el punto i) del oficio citado, es dable agregar que si bien este derecho implica de manera correlativa la obligación para los administradores de entregar esa información, en los términos y condiciones que exigen tanto las normas contables, como las normas propias del ordenamiento societario y los estatutos de la respectiva sociedad; también lo es, que en la preparación de los estados financieros, cada compañía cumple con esta obligación, mediante la preparación de sus estados financieros a nivel de cuenta, y será al socio interesado en obtener un grado más detallado de la información, a quien le corresponderá efectuar la revisión de los libros auxiliares a nivel de subcuenta y a nivel de terceros. El resto de las inquietudes transcritas, fueron ya absueltas en el oficio citado, salvo la contenida en el punto 7) que corresponde a una nueva inquietud. Sobre el particular es del caso observar que el tema del secreto empresarial o industrial está definido en el artículo 260 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina, según el cual: “Se considerará como secreto empresarial cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información sea: a) secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes, no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible por quienes se encuentran en los círculos que normalmente manejan la información respectiva; b) tenga un valor comercial por ser secreta; y c) haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta. La información de un secreto empresarial podrá estar referida a la naturaleza, características o finalidades de los productos; a los métodos o procesos de producción; o, a los medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios.” De otra parte, con el fin de complementar el análisis que sobre el secreto industrial viene al caso transcribir el artículo 261 de la citada Decisión 486, así: “ A los efectos de la presente Decisión, no se considerará como secreto empresarial aquella información que deba ser divulgada por disposición legal o por orden judicial. No se considerará que entra al dominio público o que es divulgada por disposición legal, aquella información que sea proporcionada a cualquier autoridad por una persona que la posea, cuando la proporcione a efecto de obtener licencias, permisos, autorizaciones, registros o cualesquiera otros actos de autoridad”. A ese propósito se sugiere consultar la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, en la que podrá documentarse sobre el tema, por ser ésta la entidad que regula y desarrolla este concepto. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo, no sin antes reiterar que en la P. Web de esta Entidad encuentra la normatividad, la doctrina y la Circular Básica Jurídica.