Libros electrónicos – Ley 527 de 1999.

ASUNTO: LIBROS ELECTRÓNICOS LEY 527 DE 1999. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2016-01- 520349, en la que se plantea la siguiente consulta: De acuerdo con la circular 100 de marzo de 2012, en el punto 5 habla de tres requisitos para emitir los libros oficiales Electrónicamente. Uno de los puntos dice textualmente: 3. Que permita determinar el origen, la fecha y la hora en que fue producido el documento. El programa que poseemos no emite en su impresión en pantalla, ni física, la fecha y la hora en que se está imprimiendo, debido a esto, la consulta es la siguiente: Este origen fecha y hora es válido, si se trata de los datos con que queda grabado el archivo en PDF Es decir, los datos anexos al nombre del archivo que son la fecha y la hora en que se creó el PDF, servirían como prueba de la fecha de impresión del Libro Oficial El origen, Si estaría determinado en el Título, que nos dice de que programa se tomó. Esto sería válido, para este punto de la Norma. En primer lugar se debe advertir que los conceptos emitidos en atención a las consultas, solo expresan una opinión general y abstracta de la Entidad sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver aspectos o situaciones de usuarios o sociedades en particular, y en esa medida no tienen carácter vinculante, ni comprometen su responsabilidad. Anotado lo anterior, se tiene que la Circular Externa 100-000001 del 6 de marzo de 2012, fue incorporada en la Circular Básica Jurídica proferida por la Superintendencia de Sociedades, en la cual se ilustra sobre las exigencias previstas en la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. En efecto, en el artículo 12 de la citada ley se consagra: ARTÍCULO 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta El resaltado es nuestro. Así, del contenido de norma se infiere que la condición para los fines de la conservación de los documentos a los que la misma se refiere, es que pueda fácilmente determinarse, valga decir, comprobarse de manera clara y precisa la fecha y la hora en que el mensaje o el documento fue enviado o recibido por el destinatario respectivo. Por lo anterior, le corresponde es a la sociedad en cada caso establecer con las personas encargadas de manejar un programa determinado, si con su aplicación se garantiza debidamente el cumplimento de la exigencia legal mencionada, o si para ese fin es necesario adoptar otras medidas, asunto que valga precisar podrá ventilarse ante la Superintendencia de Industria y Comercios, amén de la competencia que le asiste en los asuntos relacionados con la materia. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.