220-5552, Entrega de Actas para iniciar actuaciones judiciales

Asunto: Entrega de Actas para iniciar actuaciones judiciales Con toda atención se refiere el Despacho a la consulta formulada mediante comunicación radicada con el número 2002-01-007819, mediante la cual solicita un pronunciamiento de la Entidad respecto de la obligación legal para el representante legal de entregar a solicitud de un socio copia de actas del máximo órgano social o de la junta directiva, con la finalidad de que las decisiones que ellas contienen sean impugnadas ante la autoridad competente. Sea lo primero sealar que el artículo 191 del Código de Comercio establece como un derecho reconocido a los administradores, revisores fiscales y socios ausente o disidentes la impugnación de las decisiones cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. A su vez, corresponde al representante legal velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias así como dar un trato equitativo a todos los socios Numeral 2 y 6 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995. Si bien en términos generales no es obligatorio para el representante legal dar copia de los documentos de la compaía. En este caso en particular, se trata de propiciar el ejercicio de un derecho reconocido en la ley y radicado en cabeza de los socios ausente o disidentes, lo anterior, implica para el administrador una obligación consistente en velar por la defensa de los derechos de los asociados suministrando un documento con la finalidad de discutir su legalidad ante los estrados judiciales competentes. Es cierto que en caso de renuencia del administrador, tal circunstancia podrá afirmarse ante la autoridad judicial, que decidirá oficiar a la compaía para el envío del acta debidamente autorizada. Sin embargo, si la dilación en la entrega del documento ocasiona perjuicios a la sociedad, a terceros o a asociados, es el administrador quien deberá responder solidaria e ilimitadamente por aquellos, pues no puede excusarse en que no es obligatorio la entrega de documentos cuando el asociado ha advertido que pretende discutir su legalidad en ejercicio de los derechos a él conferidos por la ley. No debe olvidarse además, que eventualmente los perjuicios pueden ser evitados mediante una medida de suspensión provisional de la ejecución de las decisiones. En consecuencia, en opinión de este despacho siempre que se trate de discutir ante autoridad competente la autenticidad o legalidad de un acta o la ejecución de las decisiones allí consignadas, es deber del administrador prestar su colaboración para lograr la certeza y la protección de los derechos de los interesados.