RENDICIÓN DE CUENTAS Y ESTADOS FINANCIEROS.

OFICIO 220-113858 DEL 01 DE JUNIO DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN 2023-02-004963 ASUNTO: RENDICIÓN DE CUENTAS Y ESTADOS FINANCIEROS. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula una consulta relacionada con la forma de interpretar o entender la expresión “estados financieros que fueren pertinentes” contenida en el artículo 45 de la Ley 222 de 1995, en los siguientes términos: “(…) Este mensaje para solicitar respetuosamente su aclaración o punto de vista en relación sobre qué se debe entender como “estados financieros pertinentes” en el artículo 45 de la Ley 222 de1995, que deben ser presentados como parte de la rendición de cuentas de los administradores a la salida de su cargo. El artículo establece lo siguiente: ARTICULO 45. RENDICION DE CUENTAS. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión. La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales.” Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: DE LA INTERPRETACIÓN DE LA LEY Sea lo primero recordar las siguientes normas del Código Civil que se refieren a la interpretación de la ley: “(…) ARTICULO 27. Cuando el sentido de la ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu. Pero bien se puede, para interpretar una expresión oscura de la ley, recurrir a su intención o espíritu, claramente manifestados en ella misma o en la historia fidedigna de su establecimiento. ARTICULO 28. Las palabras de la ley se entenderán en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas palabras; pero cuando el legislador las haya definido expresamente para ciertas materias, se les dará en éstas su significado legal.”1 DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A SU PROPÓSITO Visto lo anterior, para resolver la consulta por usted presentada, es preciso verificar los propósitos de los estados financieros de acuerdo con NIIF, y para ello se pone de presente lo conceptuado por el Grupo de Análisis y Regulación Contable en oficio 115-077629 del 28 de marzo del 2022: “Frente al propósito de los estados financieros de acuerdo con NIIF tenemos: 1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÙBLICA. Código Civil. Ley 57 de 1887. Artículos 27 y 28. Disponible en: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=39535 Estados financieros con propósito general: son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información, (NIC 1 Presentación de estados financieros). Lo anterior incluye estados financieros de fin de ejercicio, o de periodos intermedios. Estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio (Anexo 6, Decreto 2420 de 2015). Estados financieros especiales: el CTCP en su concepto 2020-0310 del 16 de marzo de 2020, concluyó que: “(…) si bien es cierto que el Decreto 2420 de 2015, el cual incorpora el nuevo marco técnico contable de información financiera, aplica para la elaboración de los estados financieros de propósito general, término que incluye los estados financieros intermedios, cuando estos sean obligatorios, o se elaboran de forma voluntaria, dichas normas también pueden ser utilizadas para elaborar otro tipo de reportes financieros, que sean preparados de forma voluntaria u obligatoria por las entidades. Los estados financieros de propósito general son los que pretenden atender las necesidades de información financiera de un amplio espectro de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información (tomado del anexo 2 del DUR 2420 de 2015 párrafo P8). Lo anterior incluye estados financieros de fin de ejercicio, o de periodos intermedios. Cuando una entidad elabore información financiera para un usuario que pueda exigir (contractualmente o legalmente) información a la medida de sus necesidades, dicho estado financiero se considera como de propósito especial (o también podría decirse que no es de propósito general), en ese caso la información financiera debe ser elaborada de acuerdo con lo pactado contractualmente o legalmente y debe tener una restricción en su circulación y publicidad (…)”2 ANÁLISIS DEL ARTÍCULO 45 DE LA LEY 222 DE 1995 2 COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 115-077629 (28 de marzo del 2022). Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/159044/OFICIO+115-077629.pdf/c3dd5c3a-f5b7-569e-1167-273a728c9f85?version=1.5&t=1671111453280 La rendición de cuentas, se encuentra reglada en el artículo 45 de la Ley 222 de 1995, de la siguiente forma: “ARTICULO 45. RENDICION DE CUENTAS. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión. La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales”3 Del inciso primero del artículo citado, se pueden extraer las siguientes conclusiones: i) Establece un deber en cabeza de los administradores de rendir cuentas; ii) Indica las circunstancias de tiempo o modo que dan lugar a que se cause el deber de rendir las cuentas, esto es: 1. Al final de cada ejercicio; 2. Dentro del mes siguiente al retiro de su cargo y 3. Cuando se lo exija el órgano competente para ello. Es importante igualmente indicar que al respecto del concepto de pertinencia en materia contable, algunos autores han determinado lo siguiente: “Por otra parte, los marcos conceptuales refieren a la pertinencia (o relevancia) como una de las características cualitativas fundamentales de la información que debe exponerse en los estados financieros. Para ser pertinente, la información contable debe ser capaz de representar una diferencia en la toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros. La información que no conduce a una decisión no es pertinente. La información financiera es capaz de suponer una diferencia cuando tiene un valor predictivo, valor confirmatorio o ambos.(…)”4. Ahora bien, el Capítulo 2 del Anexo 1 del Decreto 2420 de 2020, en el Marco Conceptual para la Información Financiera, sobre las características cualitativas de la información útil, señaló lo siguiente: “(…) Relevancia 2.6 La información financiera relevante es capaz de influir en las decisiones tomadas por los usuarios. La información puede ser capaz de influir en una 3 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 222 de 1995. Art. 45. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0222_1995.html 4 WERBIN, Eliana. QUADRO, Martín y Otros. “La pertinencia y la exposición: un análisis en Argentina”. REVISTA INTERNACIONAL LEGIS DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA. No. :85, ENE.-MAR./2021, PÁGS. 85-100. Disponible en: https://xperta.legis.co/visor/rcontador/rcontador_a5b610fe5530439e822bd675a1cd5bd8/revista-internacional-legis-de-contabilidad-y-auditoria/la-pertinencia-y-la-exposicion%3a-un-analisis-en-argentina decisión incluso si algunos usuarios eligen no aprovecharla o son ya conocedores de ella por otras fuentes. (…)”5. De todo lo anterior tenemos que, los estados financieros pertinentes a presentar, dependerán entonces de la circunstancia de tiempo o modo antes anotada, siendo así que para la rendición cuentas que se hace por retiro del cargo, se presentarán los estados financieros de propósito especial con corte al retiro. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, reiterando que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de esta entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro. 5 COLOMBIA. CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA. “Anexo 1 del DUR 2420 de 2015 Normas de Información Financiera para el Grupo 1”. Disponible en: https://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/compilaciones-normativas/anexo-1-del-dur-2420-de-2015-normas-de- informacion/compilacion-anexo-1-a-diciembre-31-de-2020-niif