PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL - INFORMES DE GESTIÓN

OFICIO 220-127030 DEL 09 SEPTIEMBRE DE 2021 ASUNTO: PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL - INFORMES DE GESTIÓN Acuso recibo de su comunicación, mediante la cual solicita el concepto de ésta entidad en torno a algunas disposiciones referentes a los programas de transparencia y ética empresarial. La consulta fue planteada en los siguientes términos: “1. ¿Es obligatorio que el oficial de cumplimiento designado para el PTEE presente trimestralmente sus informes de gestión? 2. En caso de que la respuesta a la primera pregunta sea negativa, ¿existe una periodicidad específica con la cual deban ser presentados los informes de gestión por parte del oficial de cumplimiento designado para el PTEE.” Previamente a atender sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en el artículo 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Con el alcance indicado, éste Despacho procede a atender su consulta en los siguientes términos: De conformidad con lo previsto en la Ley 1778 de 2016, mediante la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción, se le asignó a ésta Superintendencia la competencia para interpretar y aplicar las disposiciones de ésta Ley, con base en los principios consagrados en la Carta Política, en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y en especial con respecto a los principios de debido proceso, igualdad, imparcialidad, presunción de inocencia, proporcionalidad de la sanción, seguridad jurídica, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad. Sobre el Programa de Ética Empresarial, el artículo 23 de la referida ley señala lo siguiente: “Artículo 23. Programas de ética empresarial. La Superintendencia de Sociedades promoverá en las personas jurídicas sujetas a su vigilancia la adopción de programas de transparencia y ética empresarial, de mecanismos internos anticorrupción, de mecanismos y normas internas de auditoría, promoción de la transparencia y de mecanismos de prevención de las conductas señaladas en el artículo 2o de la presente ley. La Superintendencia determinará las personas jurídicas sujetas a este régimen, teniendo en cuenta criterios tales como el monto de sus activos, sus ingresos, el número de empleados y objeto social.” En ese contexto, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 100- 000003 del 26 de julio de 2016, la cual tiene como objetivo principal profundizar en las instrucciones y recomendaciones administrativas relacionadas con la promoción de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial, así como de los mecanismos internos de auditoria, anticorrupción y prevención del soborno transnacional y la corrupción. Ahora bien, con el fin de dar respuesta a la consulta formulada, es procedente analizar el concepto de Oficial de Cumplimiento descrito en el numeral III de la circular en mención: “Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de la Persona Jurídica, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tales como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia.” A su vez, el literal D del subnumeral 2 del numeral IV de la circular objeto de estudio, establece las características básicas del Oficial de Cumplimiento en los siguientes términos: “D. Oficial de Cumplimiento a. Consideraciones generales Así como las actividades de una Persona Jurídica cambian a lo largo del tiempo, también mutarán los riesgos de Soborno Transnacional a los que esa persona esté expuesta. Por lo anterior, el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional deberá permitir que los Programas de Ética Empresarial sean dinámicos y se estructuren de forma tal que puedan ser fácilmente modificados. (…) Es por esto por lo que, independientemente de la forma de gobierno corporativo que hubiere sido adoptada por la Persona Jurídica, se recomienda que el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional se delegue, preferiblemente, en uno de los Empleados con funciones de dirección, confianza o manejo, quien se denominará Oficial de Cumplimiento. Así las cosas, se sugiere que el Oficial de Cumplimiento dependa únicamente de los Altos Directivos y tenga acceso directo a estos últimos. Además, es importante que tal funcionario cuente con la autonomía y los recursos humanos, tecnológicos y económicos requeridos para poner en marcha el respectivo Programa de Ética Empresarial. b. Procedimientos recomendados Se sugiere que el Oficial de Cumplimiento cumpla a lo menos, las siguientes funciones: i. Se encargue de la adecuada articulación de las Políticas de Cumplimiento con el Programa de Ética Empresarial y presente a los Altos Directivos, al menos cada tres meses, informes de su gestión como Oficial de Cumplimiento. (…)” (Subrayado fuera del texto). Conforme a lo expuesto, se sugiere que el Oficial de Cumplimiento presente a los Altos Directivos, al menos cada tres meses, informes sobre su gestión. De esta manera, la señalada disposición no obliga a los Oficiales de Cumplimiento a presentar dichos informes de manera trimestral, solo brinda unos parámetros generales que podrán ser observados, ya que la expresión que utiliza la norma en los procedimientos recomendados es “sugiere”. Lo anterior, significa que la sociedad obligada deberá tener en cuenta su actividad y el manejo de sus riesgos para determinar su manual de cumplimiento, delimitando los mecanismos que garanticen la ejecución de la gestión en cabeza del Oficial de Cumplimiento, y la forma en la que éste deberá cumplir con su labor. La segunda inquietud fue absuelta en el punto anterior. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página WEB de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.