Concepto jurídico

Ref: Presuntas Irregularidades en una reunión de asamblea general de accionistas Aviso recibo de su comunicación radicada en esta Entidad con el número 296.043-0, mediante la cual expone los hechos que según su afirmación, ocurrieron en el desarrollo de la reunión de asamblea general de accionistas celebrada por la sociedad AUTO FACA S.A., el día 24 de julio de 1998 y al respecto formula varios interrogantes y solicita que este Despacho se pronuncie sobre ellos, para que sirvan de fundamento jurídico a la acción de impugnación que pretende presentar. Al respecto me permito manifestarle que por carecer de los elementos de juicio necesarios, no se pronunciará este Despacho sobre la legalidad de los hechos narrados en su oficio, no obstante, teniendo en cuenta que solicita el concepto de esta Entidad para que le sirva de fundamento a una demanda de impugnación de la decisiones adoptadas en la reunión aludida en su oficio, como respuesta a su consulta se presenta el criterio general de esta Entidad respecto del tema que nos ocupa, sin entrar a determinar responsabilidades, por cuanto esta decisión le compete al juez que conozca del respectivo proceso. PROCESO DE IMPUGNACION DE ACTOS DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS: El artículo 191 del Código de Comercio faculta a los socios ausentes o disidentes para impugnar las decisiones adoptadas en una reunión de asamblea general de accionistas, cuando éstas no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. Este artículo en armonía con el artículo 421 ibídem, establece un término de dos (2) meses contados a partir de la fecha de realización de la reunión, para impugnar las decisiones, el cual referido al caso por usted planteado, vence el 24 de septiembre del presente año. Es de señalar que la consulta elevada ante esta Entidad no interrumpe dicho término. Respecto de la competencia para adelantar la acción de impugnación se presentan dos situaciones: a).- Si la sociedad está vigilada por esta Superintendencia, podrá esta Entidad ser la competente para conocer del proceso de impugnación de las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas en la reunión celebrada el 24 de julio de 1998, mediante el trámite del proceso verbal sumario, tal como lo establece el artículo 137 de la Ley 446 de 1998. b).- En caso de que la compañía no esté vigilada por esta Entidad, atendiendo al domicilio de la sociedad demandada, el juez competente será el Juez Civil del Circuito de Facatativá. Así mismo, teniendo en cuenta que dicha demanda debe ser presentada por abogado, en caso de que usted no ostente tal calidad, será dicho profesional quien tenga la responsabilidad de evaluar si la situación presentada en la reunión mencionada en su comunicación amerita dicha acción. REFORMAS ESTATUTARIAS: Manifiesta en su oficio que la asamblea general de accionistas aprobó una reforma estatutaria en el sentido de que: “ Un socio mientras estuviera ocupando el cargo de directivo de la junta de socios en otra empresa del mismo objeto social de la empresa AutoFaca no podría aspirar a la junta directiva de esta, esto fue aprobado por el 80% de las acciones suscritas de la sociedad y al respecto pregunta: 1.- “ Qué sucede cuando un socio perteneciente a la Junta Directiva de la empresa de Transporte Villetax en calidad de presidente, que tiene el mismo objeto social de la empresa AutoFaca S.A. pone a consideración su nombre como principal de una lista para ser elegido en Junta Directiva en Asamblea General de AutoFaca S.A. y fue elegido a sabiendas de que se encontraba violando el artículo que pocos minutos antes se había aprobado en la reforma estatutaria. PREGUNTA 1. Este acuerdo va en contravía de la Ley? Y si es así que consecuencias trae sobre la Asamblea General de Socios PREGUNTA 2: Podría este socio haber puesto en consideración su nombre en la Asamblea extraordinaria para aspirar a la Junta Directiva, después de que esta misma había colocado el limitante anterior?. Qué consecuencias trae la violación del anterior acuerdo para con la Asamblea General Extraordinaria? Se puede declara la nulidad o es ineficaz?” Para responder su interrogante se debe tener en cuenta que es facultativo de la asamblea general de accionistas modificar las cláusulas estatutarias y que la reforma estatutaria aprobada es de obligatorio cumplimiento para los asociados desde el mismo instante en que fue aprobada. Sobre este tema se pronunció este Despacho en el oficio 220-15057 del 7 de abril de 1998, de los siguientes términos: “ 1.- En una sociedad todo poder emana del Máximo Organo Social, el cual constituye el órgano deliberante de la compañía, conformado por los asociados directamente o por sus apoderados legalmente constituidos, de acuerdo a lo prescrito por los artículos 184 y 185 del Código de Comercio, reunidos en las condiciones fijadas en los estatutos o en la ley y sus decisiones son la concreción de la llamada voluntad social. 2 .- Si bien el Estatuto Mercantil, permite dentro de la autonomía de la voluntad privada, que los asociados convengan libremente aquellas estipulaciones que sean convenientes a sus intereses particulares y colectivos, tal libertad está limitada, en el caso de las sociedades comerciales, a los convenios que sean compatibles con la índole de cada tipo societario, amen de que no vulneren normas de carácter imperativo (ordinal 14 del artículo 110 del Código de Comercio). 3.- El contrato de sociedad puede contener cláusulas de muy diversa índole. Así mientras muchas de sus estipulaciones son de interés exclusivo de los asociados, como ocurre con las que reglamentan la forma de repartir las utilidades sociales, el ejercicio de los derechos de preferencia, de voto y de inspección o los relacionados con la forma de composición de la Junta Directiva de la compañía, en la cual se fijan ciertos requisitos que cobijan de manera general a todos los asociados, en el sentido de que deben reunir ciertas condiciones para llegar a ella, otras estipulaciones trascienden al mundo externo y afectan en mayor o menor grado los intereses de terceros, por cuya razón merecen, con mayor justificación que las primeras, una adecuada publicidad. Tal ocurre con las cláusulas que tienen que ver con el objeto social, que delimita la capacidad legal de las compañías así como aquellas que regulan lo relacionado con la representación legal. Dentro de estas últimas, revisten particular importancia para los terceros, aquellas estipulaciones que establecen limitaciones a las facultades de los representantes legales. 4.- Ahora bien, es claro que la autonomía de la voluntad privada, que opera en el caso que nos incumbe, emana fundamentalmente de un acto de las partes, que no puede ir en contra de una normatividad legal previamente fijada y que abarca el orden público y las buenas costumbres. (...) A este respecto el profesor José Ignacio Narváez señala: “ Ciertamente las estipulaciones del pacto social o las decisiones de los órganos corporativos no pueden vulnerarlos, y menos aún hacer tabla raza de ellos. Por su legitimidad se reputan intangibles y en verdad pugna con el más elemental sentido de justicia que a cualquiera de los socios se le cercenen. Ni el régimen convencional ni órgano social alguno o la autoridad pública tienen competencia para abolirlos o cercenarlos. Por eso se afirma que son inviolables. Inclusive se consideran irrenunciables mientras el respectivo derecho no se genere en favor del asociado. Sólo una vez concretizado, el socio puede dejar de ejercerlo” (Teoría General de las Sociedades. Séptima Edición actualizada, 1996, pág. 144).” Ahora bien, es claro que todas las decisiones de los órganos sociales deberán sujetarse a la ley y a los estatutos, en el evento que desatiendan el mandato contenido en estos, podrá impugnarse la decisión respectiva, caso en el cual es del resorte exclusivo del funcionario retirar de la vida jurídica, la respectiva decisión, cuando compruebe que la misma los viola. INEFICACIA Y NULIDAD: La ineficacia es una sanción legal que opera por disposición de la ley y únicamente para las situaciones expresamente establecidas en ella. Al respecto el artículo 190 del Código de Comercio regla la materia en los siguientes términos: “ Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces, las que se adopten sin el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas, y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.” A su vez el citado artículo 186 hace relación a los artículos 427 y 429 del Estatuto Mercantil; el primero de ellos fue derogado tácitamente por el artículo 68 de la Ley 222 de 1995 y el segundo fue modificado expresamente por el artículo 69 de la citada ley. Por lo tanto, el quórum y las mayorías fue modificado por el artículo 68 en los siguientes términos: “ Artículo 68. QUORUM Y MAYORIAS: La asamblea deliberará con un número plural de socios que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se pacte un quórum inferior. Con excepción de las mayorías decisorias señaladas en los artículos 155, 420 numeral 5o. y 455 del Código de Comercio, las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes. En los estatutos de las sociedades que no negocien sus acciones en el mercado público de valores, podrá pactarse un quórum diferente o mayorías superiores a las indicadas.” En consecuencia solamente las decisiones que se refieren a la distribución de utilidades, disposición del derecho de preferencia en la emisión de acciones y pago de dividendo en acciones liberadas, tienen una mayoría especial consagrada en los artículos antes citados, las demás decisiones se adoptarán por mayoría ordinaria, salvo que en los estatutos se haya pactado una mayoría superior, siempre que la sociedad no negocie sus acciones en bolsa. En cuanto al artículo 69 de la citada ley 222 no se transcribe, porque el mismo se refiere a las reuniones de segunda convocatoria, y no interesa al caso que nos ocupa. Además de la regla establecido en el artículo 190 del Código de Comercio, el artículo 433 de la misma obra, expresamente establece la ineficacia para las decisiones adoptadas en una reunión de asamblea general de accionistas, en contravención a las reglas prescritas en la sección I del capítulo III Título VI del Libro Segundo del Código de Comercio (contempladas en los artículos 419 a 433), entre las cuales no se encuentran las decisiones que se adopten en contravención de los estatutos sociales, por lo tanto, tales decisiones no serán ineficaces, toda vez que la ineficacia solamente opera para los casos expresamente estipulados en la ley. Establecido que no se presenta ineficacia en las decisiones adoptadas contrariando los estatutos sociales, veamos si se presenta nulidad: a).- Los estatutos sociales determinan los límites del contrato social y son ley para los asociados. b).- El artículo 190 del Código de Comercio establece que “ las decisiones que se adopten excediendo los límites del contrato social son absolutamente nulas.” c).- Una reforma estatutaria opera desde el momento en que es aprobada por el máximo órgano social. d).- En consecuencia, las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas que eventualmente contravengan las estipulaciones estatutarias son nulas, decisión que corresponde al funcionario que conozca de la respectiva impugnación, previo el trámite que corresponda. RESPONSABILIDAD En cuanto a las responsabilidades, la ley no hace alusión a la responsabilidad de los asociados por sus decisiones sociales, no obstante, es bien sabido que toda persona debe obrar en todos sus actos en forma ajustada a la ley y el contrato social, como ya se dijo, es ley para las partes, por lo tanto es de obligatorio cumplimiento para los socios de una compañía. Caso diferente es la responsabilidad que tiene el representante legal, toda vez que la Ley 222 en su artículo 24 establece que los administradores responderán solidaria e ilimitadamente por la culpa o dolo en sus actuaciones, cuando con ella causen daño a la sociedad, a los asociados o a terceros. En cuanto a la exoneración de responsabilidad, ella es taxativa para los siguientes casos: a).- Cuando no han tenido conocimiento de la acción u omisión. b).- Cuando hayan votado en contra la decisión, en el entendido de que no la ejecuten. Concretamente, en cuanto a su inquietud, se observa que los asociados en desarrollo de la autonomía de la voluntad que la ley les reconoce, decidieron consagrar en los estatutos una regla propia en cuanto a los impedimentos para ser elegidos miembros de la junta directiva, limitante que a juicio de este Despacho es factible de pactar, toda vez que no se relaciona con la elección y la duración de sus miembros y las funciones propias e indelegables del Máximo Organo Social, como las de reformar los estatutos, aprobar los balances, la distribución de utilidades, etc; sino que apunta a evitar que los miembros de la junta directiva de la sociedad, utilicen los conocimientos que poseen por su condición de tales, en las decisiones que adopten como miembros de juntas directivas de sociedades con el mismo objeto social. Por las razones expuestas, este Despacho considera que pactar una reforma estatutaria en los términos citados en su comunicación no contravendría la ley y que la misma una vez adoptada se convertiría en ley para los asociados, por lo tanto el socio que se encuentre dentro de las inhabilidades pactadas, no puede postularse a la elección de junta directiva, toda vez que en su calidad de socio está obligado a acatar los estatutos de la compañía, obligación que es extensiva a los demás socios, en consecuencia al momento de votar, cada uno debe respetar el contrato social. En cuanto a las consecuencias que puede traer tal decisión para la asamblea general de accionistas, le manifiesto que si efectivamente la persona postulada y elegida como miembro de la junta directiva se encontraba dentro de la causal de inhabiilidad pactada en la reforma estatutaria, la decisión sería nula, no obstante, una determinación en tal sentido requiere pronunciamiento del juez del conocimiento, quien evaluará las circunstancias particulares del caso que se somete a su estudio. “ 2.- Dentro de la reforma estatutaria se inserta un parágrafo en el cual se dice que ningún miembro de la Junta Directiva puede tener nexos hasta el Quinto grado de consanguinidad con el representante legal en este caso el Gerente de la Empresa. El suplente del anterior caso siendo familiar del gerente colocó su nombre a consideración para su elección.- Este señor fue electo como suplente a sabiendas que también violaba el anterior precepto que se había acordado en la reforma estatutaria. PREGUNTA 1: Podría este socio haber puesto en consideración su nombre en la Asamblea extraordinaria para aspirar a la Junta Directiva, después de que esta misma había colocado el limitante anterior? Qué consecuencias trae la violación del anterior acuerdo para con la Asamblea General Extraordinaria? Se puede declarar la nulidad o es ineficaz ?” A este pregunta le son aplicables los conceptos expresados en la respuesta anterior. “ 3.- En la Asamblea Extraordinaria del pasado 24 de Julio de 1998 se insertó un orden del día ordinario de 12 puntos quedando en el número 11 “ elección de la Junta Directiva” . Se hizo llamamiento a Quórum en el primer punto del orden del día. PREGUNTA: Un socio podría llegar después de transcurrido más del 90% de la Asamblea, y sin haber hecho parte deliberativa de esta, únicamente a votar en la elección de Junta Directiva? Si o No y Por qué?” Sobre este tema se pronunció el Despacho en Oficio AN-0850 del 29 de enero de 1988, en los siguientes términos : “ Debe entenderse por quórum la pluralidad de asociados, titulares de porciones de capital, determinado en los estatutos o en la ley, que debe estar presente o representada en la reunión y sin la cual el cuerpo colegiado no se integra, o que es indispensable para convertirse en instrumento idóneo de expresión de la voluntad social. Sentado lo anterior, el artículo 427 del Código de Comercio fija de manera imperativa las condiciones mínimas que pueden pactarse estatutariamente para deliberar y decidir válidamente, a saber: “ La asamblea deliberará con un número plural de personas que represente, por lo menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija un quórum diferente. Las decisiones se tomarán por mayoría de votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran para determinados actos una mayoría especial” (...) ...” el ordenamiento mercantil colombiano contempla dos clases de quórum: 1o.- El quórum deliberativo, o sea, el mínimo de asociados o de porciones de capital requiridos para que el cuerpo colegiado pueda sesionar, y 2.- El quórum decisorio o mayoría requerida para decidir, éste, entendido como la mayoría de votos necesarios para aprobar válidamente cualquier resolución, supone siempre la existencia del quórum deliberativo, pero no a la inversa, pues puede acontecer que haya quórum para deliberar, y no para decidir, y se alude a los votos porque ciertamente hay casos en que el derecho al voto lo restringe la ley, como por ejemplo, los contemplados en los artículos 185 y 428 del Estatuto Mercantil. Es de advertir que estas restricciones no se tienen en cuenta para establecer el quórum deliberativo. Ahora bien, en las reuniones que celebre la Asamblea general de Accionistas debe tenerse en cuenta que al momento de iniciarse estén presentes o debidamente representadas las acciones que de acuerdo al contrato social, o a la ley en su caso, conformen el mínimo para iniciar las deliberaciones, es decir que el referido quórum debe conservarse desde el comienzo de la sesión hasta su fin, ya que de desintegrarse éste, las decisiones que se adopten a partir de tal momento son ineficaces y no podría pregonarse que se está en asamblea (artículos 186 y 190 del Código de Comercio). Así las cosas, si estando el Máximo órgano Social reunido válidamente en la forma indicada anteriormente, se hicieren presentes más acciones, éstas pasarían a incrementar... el número de deliberantes con derecho a voto, toda vez que, la ley no dispone que el derecho a voto se obtenga sólo si se ha asistido a la asamblea desde su comienzo. Es dable recordar que si la ley no distingue, no es propio que lo haga quien la interprete, en nuestro caso, la ley no diferencia entre las acciones que concurren desde el comienzo de la reunión y las que lo hacen cuando ha transcurrido parte de ésta. Por lo anteriormente expuesto, el Despacho considera que si se llegare a impedir el ingreso a la asamblea de accionistas por el hecho de presentarse después de iniciada la reunión, tal determinación sería violatoria de uno de los derechos que la ley le confiere al accionista, cual es el de participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas y votar en ella (artículo 379 del Estatuto Mercantil.).” “ 4.- El mismo socio que ha estado ausente hasta el momento de trazarse las líneas y cerrarse la votación para el conteo de acciones en el mismo punto 11 de elección de la Junta Directiva llega a exigir y ejerce su derecho al voto como representante legal de TeleTaxi, sin serlo, y también como persona natural al mismo tiempo. PREGUNTA 1.: Puede ejercer su derecho al Voto? Sí o No y por qué?” Una persona jurídica ya sea sociedad y cualquier otro tipo de asociación, solamente puede actuar por medio de su representante legal o por apoderado debidamente constituido, por lo tanto no puede obrar como tal quien no acredite la calidad en que dice actuar. Así mismo, una vez cerrada la votación no podrá participar nadie más, salvo que la asamblea como máximo órgano social que es, decida lo contrario. “ 5.- Una empresa que no se encuentra reconocida jurídicamente, puesto que no tiene registro de constitución y gerencia (TELETAXI), y habiendo sido ratificada esta inconsistencia a la Asamblea General Extraordinaria por parte del señor Gerente de la sociedad y esta asamblea habiendo decidido que no tenían derecho al voto: En el punto 11 del orden del día, aparece un supuesto representante legal exigiendo el derecho al voto y con complacencia del presidente de la asamblea al cual le convenía esa votación, le permitió votar. NOTA: Cabe mencionar que en el transcurso de la Asamblea dicha empresa presento como presentantes legales a 3 personas diferentes, sin prueba alguna de esto, con el ánimo de poder participar en las votaciones de la Asamblea. PREGUNTA 1: Podrían ser eficaces las decisiones tomadas en esta Asamblea realizada el 24 de Julio de 1998 siendo que fue presentado y aceptado un título que carece de validez y que ejerció el derecho al voto en contra de las decisiones de la Asamblea General que había decidido no aceptarlo por las razones expuestas en el punto 5 de esta consulta? PREGUNTA 2: Podría una empresa sin estar reconocida jurídicamente ejercer su derecho al voto?” Según usted lo manifiesta, TELETAXI no es una sociedad legalmente constituida, al parecer podría tratarse de una sociedad de hecho, la cual es definida en el artículo 498 del Código de Comercio en los siguientes términos: “ La sociedad comercial será de hecho cuando no se constituya por escritura pública. Su existencia podrá demostrarse por cualquiera de los medios probatorios reconocidos en la ley.” Así mismo el artículo 499 ibídem establece: “ La sociedad de hecho no es persona jurídica. Por consiguiente, los derechos que se adquieran y las obligaciones que se contraigan para la empresa social, se entenderán adquiridos o contraídos a favor o a cargo de todos los socios de hecho.” En consecuencia si la sociedad de hecho adquirió acciones, estas serán de propiedad de los socios de dicha sociedad, en común y proindiviso, y deberán nombrar una sola persona que los represente en las deliberaciones de la sociedad que nos ocupa, tal designación puede recaer en uno de ellos o en un tercero. En cuanto a su interrogante, si la persona que actuaba en nombre de TELETAXI no demostró ser el representante legal o el apoderado debidamente constituido, no podía participar en las decisiones de la asamblea, y en caso de haber participado, sería necesario descontar tales acciones y si esta operación desintegra el quórum deliberativo, las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas serían ineficaces. En caso de que se mantenga el quórum deliberativo pero no se alcance la mayoría necesaria para aprobar la decisión, esta sería nula y requeriría declaración del juez del conocimiento. “ 6.- Además se presenta un título que carece de validez jurídica que está firmado por un presidente que es diferente al representante legal de la empresa y que dicha persona que concuerda con esta firma nunca ha ejercido el cargo de representante legal. PREGUNTA. Qué incidencia tiene el hecho de haber aceptado o de haber tenido en cuenta este título para formar parte deliberativa de la Asamblea ya que en un principio la Asamblea de Socios en pleno y por una gran mayoría había decidido que la empresa TeleTaxi no podría formar parte deliberativa de la Asamblea por inconsistencias en su representación Legal.” Como se dijo al responder el punto 5º., solamente se tienen en cuenta para computar el quórum deliberativo y las mayorías decisorias, las acciones suscritas cuyos propietarios estén presentes o debidamente representados, la incidencia que tiene una participación irregular, fue explicada en el punto anterior. “ 7.- El artículo 446 del Código de Comercio que a la letra dice : que la Junta Directiva y el representante legal presentarán a la Asamblea para su aprobación o improbación el balance anual como en efecto se hizo. Pero el art. 185 del código de comercio dice que los administradores no podrán votar los balances y cuentas del fin de ejercicio caso que se dio en esta Asamblea donde los administradores votaron y se hicieron Juez y parte. PREGUNTA: Podrían las decisiones tomadas en esta Asamblea ser ineficaces o inválidas? Sí o NO y por qué, cuando se han violado tantos preceptos?” Efectivamente, como usted lo menciona, los administradores están impedidos para votar los estados financieros, toda vez que estarían aprobando su propia gestión. Presentada la situación mencionada en su escrito, se procede a descontar el número de votos correspondiente a las acciones cuyos propietarios sean administradores del total de acciones en circulación, constituyéndose en esta forma el quórum deliberativo sin participación de los administradores, tal situación se aplica únicamente para aprobar la gestión de los mismos, tal quórum será el que deberá tomarse en cuenta. En el evento que no se ajuste a la ley y/o a los estatutos, podrá impugnarse la decisión. En cuanto a la ineficacia, la misma solo procede en los casos de la ley, dentro de los cuales no se encuentra la hipótesis por usted descrita. No obstante, la intervención en tal decisión, les acarrea a los administradores una responsabilidad personal, por transgredir una prohibición contemplada en el artículo 185 del Código de Comercio. “ 8.- Un accionista o socio de la Empresa que no ha sido incluido en el Quórum inicial estaría en derecho de deliberar cuando ha transcurrido el 90% de la Asamblea? En qué incide el llamado a lista de una Asamblea? Podría un socio retirarse o ser aceptado después de haberse tomado el Quórum inicial?” La primera parte de la pregunta ya fue respondida en el numeral 3o. El llamado a lista es la verificación de la asistencia de los asociados, ya sea personalmente o mediante apoderado debidamente constituido, ello permite establecer el quórum deliberativo y debe mantenerse durante toda la reunión. Cuando se produzca el retiro de uno o más socios, se resta el número de acciones que representan y si el resultado es inferior al necesario para deliberar, se da por terminada la reunión por haberse desintegrado el quórum. En el caso de ingreso de un nuevo asistente, se verifica la legalidad de su representación y se suma al quórum deliberativo. “ 9.- Es sabido que los accionistas pueden ser representados en Asamblea mediante poderes. PREGUNTA 1: Con qué tiempo deben ser recibidas estas representaciones? PREGUNTA 2: Estando deliberando la Asamblea pueden ser recibidas representaciones o hasta qué momento? PREGUNTA 3: Si no se pueden recibir cuando ha comenzado la parte deliberatoria de la Asamblea o fuera del tiempo señalado, en qué se ha incurrido si se reciben, en ineficacia o en nulidad?” Como ya se dijo en el numeral 3o, los socios se integran cuando van llegando, por lo tanto, deben ser verificados sus poderes para que puedan participar en la reunión. No obstante, dentro de la autonomía de la voluntad, puede pactarse en los estatutos sociales un término para hacer la presentación de estos poderes, ello con el fin de facilitar su verificación con anterioridad a la realización de la reunión y lograr que ésta no sufra interrupciones, en caso de que se haya fijado dicho término, no se recibirán poderes por fuera de él. “ 10.- En esta asamblea efectuada el 24 de julio de 1998 no hubo comisión verificadora y de elaboración y entrega de credenciales. PREGUNTA: Que incidencia tiene esto en las decisiones tomados en la Asamblea y en sí misma?” La ley no obliga que se nombre una comisión verificadora y de entrega de credenciales, ello obedece a organización interna de cada sociedad, siendo autónoma para establecer el mecanismo que le permita verificar la legalidad de los poderes y que efectivamente quienes asisten sean los propietarios de las acciones o sus apoderados debidamente constituidos. “ 11.- En esta misma asamblea no existió nombramiento de comisión especial para redactar ni para aprobación de acta. PREGUNTA : Podría incidir esto en que la Asamblea sea ineficaz o nula?” La asamblea general de accionistas no está obligada a nombrar una comisión para redactar y aprobar el acta, esto es facultativo, por lo tanto de no hacerlo le corresponde al secretario de la reunión redactar el acta y a la asamblea general de accionistas aprobarla. “ 12.- TELETAXI no podía votar por no tener representación legal y por no tener registro mercantil: En la Asamblea TELETAXI ejerció derecho al voto obviando las condiciones anteriores. PREGUNTA: Podría incidir esto en que la Asamblea sea ineficaz o nula?” Este tema ya fue respondido en el numeral 5o. “ 13.- En la elección de junta directiva, después de haberse cerrado la votación, trazado las líneas y hacerse las sumas correspondientes a las columnas de las seis planchas que intervinieron en esa elección, el presidente autorizó en contravía de la asamblea y de la ley a la empresa TELETAXI y a un accionista el derecho de voto para obtener beneficio propio, puesto que su nombre estaba puesto a consideración y estas dos votaciones le convenían para salir electo como finalmente sucedió. (Existe medio probatorio de lo anterior por medio de las planillas de conteo, las cuales están en poder del gerente de la empresa de Transporte AutoFaca S.A.)” Esta pregunta fue respondida en el numeral 9o. “ Por todo lo expuesto anteriormente deseo que se me responda si esta Asamblea realizada el 24 de Julio de 998 es nula o ineficaz y que acciones se deben tomar para que esta Asamblea no surta efectos negativos a los intereses de los socios y pueda estar dentro del marco de la Ley. Si existe ineficacia o nulidad, Favor comunicarle a la Cámara de Comercio de Facatativá para que se abstenga de la inscripción de la Junta Directiva en el Registro Mercantil.” Al parecer en la reunión del máximo órgano social mencionada en su escrito, no se presentaron decisiones viciadas de ineficacia sino posiblemente de nulidad, lo cual requiere declaración del juez del conocimiento, para lo que se impetrará la correspondiente demanda de impugnación de las respectivas decisiones. Una vez que el juez asume el conocimiento, es a éste al que le corresponde dictar las medidas tendientes a evitar el perjuicio de los socios y de la sociedad, para lo cual puede decretar la suspensión provisional de tales decisiones hasta tanto se pronuncia de fondo. En consecuencia no le corresponde a este Despacho en atención a su petición elevada en esta oportunidad, ordenarle a la Cámara de Comercio de Facatativá que se abstenga de inscribir a la Junta Directiva elegida en la reunión que nos ocupa, esta actuación le corresponde al Juez del conocimiento. “ También le Solicito a la Superintendencia de Sociedades le sean pedidos todos los documentos y medios magnéticos a la empresa AutoFaca S.A. que existen como prueba de la Asamblea extraordinaria celebrada el 24 de Julio de 1998, para que ustedes la analicen. Como socio de la empresa, también deseo tener una copia de estos documentos para los efectos jurídicos a que (sic) halla lugar.” Si usted desea que esta Entidad analice los documentos que reposan en la sociedad AutoFaca S.A., deberá elevar ante esta Entidad una solicitud de investigación administrativa, acreditando su calidad de accionistas propietario de por lo menos el 10% del capital suscrito y haciendo una enumeración de los hechos que lesivos de la ley o de los estatutos sociales y de los elementos de juicio que tiendan a comprobarlos. Es de aclarar que dicha solicitud tampoco interrumpe el término de dos meses que otorga la ley para impetrar la demanda de impugnación ante el juez competente. La investigación administrativa como su nombre lo indica, es de carácter administrativo, por ello una vez recibida la solicitud, si reúne los requisitos citados, se ordenará la práctica de la misma y de acuerdo con los resultados, se adoptarán las medidas que considere pertinentes; todo ello dentro del ámbito de su competencia, advirtiéndole que si bien es cierto, este organismo está facultado para declarar la ocurrencia de los hechos que dieron lugar a la ineficacia, no lo está para declarar la nulidad de las actuaciones de una sociedad no sometida a su vigilancia, medida que, como ya se dijo, compete a la justicia ordinaria. Tampoco es función de esta Entidad solicitar documentos para hacerlos llegar a los interesados, por ello, podrá dirigirse directamente al representante legal o al revisor fiscal de la sociedad, en procura de la copia del acta de la reunión, con el fin de anexarla a la demanda. En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, advirtiéndole que las opiniones aquí consignadas corresponden al criterio como entidad administrativa y no jurisdiccional, y en consecuencia, no tienen carácter obligatorio y su alcance es el establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.