LÍMITES DEL DERECHO DE INSPECCIÓN

OFICIO 220-199528 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2025 ASUNTO: LÍMITES DEL DERECHO DE INSPECCIÓN. Me refiero a su petición de consulta de la referencia mediante la cual pregunta sobre los límites del derecho de inspección en los siguientes términos: “Existe una sociedad “X” que tiene dos socios “Y” y “Z” personas jurídicas ambas, con una participación del cincuenta (50%) por ciento cada una. En el trasegar de los negocios y de los asuntos societarios se han empezado a tener algunas diferencias entre los socios por el manejo y control de la empresa. Vale la pena iniciar explicando que en un principio las decisiones al interior se tomaban de manera informal, pero una vez que iniciaron los conflictos societarios se empezaron a documentar y a realizar todas las actuaciones conforme a derecho y lo establecido tanto en los estatutos como en las normas societarias. El representante legal de la sociedad “Z” ostenta a su vez la calidad de administrador o gerente general de la sociedad “X”, con funciones decisorias y con capacidades de manejo amplio en contrataciones, administración, gastos, pagos y en general todas aquellas actuaciones diarias de la compañía, establecidas y autorizadas en acta de la Asamblea Accionistas firmada por los socios en decisión unánime. El representante legal de la sociedad “Y” ha empezado a solicitar reiteradamente información del haber social, informes de gestión constantes, libros contables, contratos, documentos e informes en general, ha comenzado a interferir con los trabajadores de la sociedad, dándoles órdenes y pasando por encima del Representante Legal de la sociedad “X” así como por encima del administrador con funciones decisorias. Dentro de las peticiones, se solicitó realizar una auditoría contable de los últimos 3 años, con soportes contables y demás documentos que soportaran cada una de las transacciones, a lo que se accedió con el fin de darle tranquilidad en la transparencia de los manejos administrativos y recursos. En efecto dicha auditoria resulto de manera normal y positiva para el administrador, así como para el equipo de contabilidad, pues no se encontraron anomalías contables ni malos manejos. Sin embargo, el resultado no satisfizo los intereses del socio de la sociedad “Y” por lo que inició la solicitud de documentos y de información de manera recurrente al interior de la sociedad, alegando su derecho de inspección y vigilancia social, establecido en los estatutos sociales, el cual establece que deberá garantizarse en todo momento, de la siguiente manera: “DERECHO DE INSPECCIÓN. XXXXXXXX.” Se ha iniciado por parte de la administración la exhibición de los documentos solicitados en diferentes solicitudes realizadas por el socio, Página: 1 sin embargo, las solicitudes se han vuelto reiteradas y extralimitadas, ha empezado a entorpecer el normal desarrollo social, puesto que se debe contestar todas las solicitudes que realiza de manera inmediata , y ha empezado a amenazar al representante legal y a el administrador con que la exhibición de los documentos no es suficiente para garantizar el acceso de la información en desarrollo del derecho de inspección social. Se le consulta a la Superintendencia de Sociedades lo siguiente: 1. Si bien los socios tienen el derecho de inspección y vigilancia sobre la totalidad de los documentos sociales, tal y como lo establecen los estatutos de esta sociedad, ¿Cuál es el límite que existe frente a los documentos obligatorios de exhibición?, esto es, ¿se debe exhibir la totalidad de los contratos, facturas, cuentas de cobro, y en general todos los documentos sociales? 2. ¿Podrá un socio, teniendo en cuenta que el derecho de inspección establecido en los estatutos puede ser ejercido durante todo el año, solicitar en cualquier momento análisis administrativos, contables y financieros tales como balances generales, estados de resultado con cortes al momento de la solicitud, flujo de caja, cambios en el patrimonio, conciliaciones bancarias e inventarios físicos? O ¿se entiende que el derecho de inspección se limita a la exhibición y no a la solicitud de análisis y realización de informes? 3. En caso de que sea obligatorio para el administrador y representante legal entregar los informes establecidos en el punto anterior, ¿cuál es la periodicidad en la que puede un socio solicitar este tipo de informes? 4. Si bien el derecho de inspección en los estatutos se establece como un derecho inmediato, ¿Que debe entenderse como inmediato?, esto es ¿De cuánto tiempo disponen los administradores para dar respuesta a las solicitudes de un socio cuando el derecho de inspección pueda ejercerse durante todo el año? 5. ¿Un Arqueo de caja se entiende incluido como una obligación del administrador en el marco del derecho de inspección o se debe entender como una intervención de terceros en una actividad de auditoría y por ende debe ser aprobada en Asamblea de Accionistas? 6. Esta institución ha manifestado en varias ocasiones que el derecho de inspección encuentra limites en diferentes factores, como lo son los límites temporales, materiales y espaciales, y que entre otras el derecho de inspección no podrá interferir con las actividades del haber social y el normal desarrollo empresarial; con fundamento a esto, se solicita aclaración frente a ¿qué se entiende como entorpecer el funcionamiento normal de la sociedad? ¿Cuántas o cuales solicitudes pueden entenderse como entorpecimiento? Y más importante aún en el evento en que se Página: 2 tenga que la actitud de un socio constituye un entorpecimiento o está generando una situación insostenible para la administración, ¿cuál debe ser la correcta respuesta de la administración? ¿podría en este caso en limitar el derecho de inspección en tiempo como, por ejemplo, dar información solo una vez al mes, optar por no dar más información por entenderse las peticiones como mala fe o abuso del derecho o deberá continuar exhibiendo todos los documentos y suspender las actividades diarias y su objeto social para darle acceso a la información que se solicita? 7. Esta institución ha manifestado que el derecho de inspección (…) se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados, ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia. (…), en este entendido, si los estatutos establecen que el (…) socios podrá solicitar toda la información que consideren relevante para pronunciarse, con conocimiento de causa, acerca de las determinaciones sometidas a consideración del máximo órgano social, así como para el adecuado ejercicio de los derechos inherentes a las acciones de que son titulares. (…) se debe entender entonces que en este caso ¿el socio puede oponerse a los documentos y su contenido, realizar correcciones e intervenir en los documentos sociales o se debe continuar con la interpretación de que no están facultados para realizar anotaciones de ninguna clase sobre los documentos? En atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Superintendencia, se emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver ni a decidir situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. La cuestión relativa a la prevención de los conflictos entre socios resulta de la mayor importancia en el devenir de las organizaciones empresariales, independientemente de si se trata de sociedades de personas o sociedades de capitales. Página: 3 A medida que crecen y se desarrollan las compañías su gerencia y administración se torna más compleja y se ponen a prueba los instrumentos que garantizan la equidad entre los asociados, la transparencia en la información, el marco del gobierno corporativo, la toma de decisiones por parte de los administradores, la rendición de cuentas, la fortaleza de los procesos básicos de administración de personal, gestión contable y financiera, manejo de recursos, cumplimiento de metas, sostenibilidad de la organización, entrega de beneficios a los asociados, presentación de estados financieros y por supuesto, el ejercicio del derecho de inspección, entre otras esferas relevantes. Como ocurre en el caso que se pone a consideración en el presente estudio, se advierte que existe un imperativo por establecer un marco formal de reglas que desde un comienzo orienten la participación de los asociados en los destinos de la compañía y les permita conocer especialmente el desarrollo de su gestión a través de los libros, papeles y documentos corporativos. Por tal motivo, se recomienda de manera especial que a través del máximo órgano social se reglamente tempranamente el ejercicio del derecho de inspección de acuerdo con la intensidad y periodicidad que acuerden los asociados, de manera que se prevenga la ocurrencia permanente de desavenencias que alteren, entorpezcan o inclusive hagan imposible el desarrollo del objeto social. Con este propósito, esta Superintendencia ha puesto a disposición de la comunidad empresarial un completo y estructurado apoyo en el cual se establecen las instrucciones sobre el ejercicio del derecho de inspección (artículo 48 de la Ley 222 de 19951), su contenido, alcance, derechos, obligaciones y herramientas, el cual se encuentra contenido en la Circular Básica Jurídica2. 1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 222 de 1995. “ARTICULO 48. DERECHO DE INSPECCION. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva. Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.” Disponible en http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0222_1995_pr001.html 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Básica Jurídica. Circular Externa 100-000008 de 2022. Disponible en https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100- 000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7caa-1459-0c5c-65b8- b4c1d744569d?version=1.3&t=1743207446639 Página: 4 Así mismo, se encuentra disponible una completa recopilación de pronunciamientos doctrinales y jurisprudenciales de esta Entidad en la “Pauta Legal número 5 EL DERECHO DE INSPECCIÓN, CONDICIONES Y EFECTOS POR SU VULNERACIÓN JUNTO CON OTRAS IRREGULARIDADES”3, documento en el cual se absuelven en extenso las diferentes inquietudes planteadas en la consulta formulada. Se sigue de lo dicho que el ejercicio del derecho de inspección es por definición controversial y que, en consecuencia, existen los siguientes mecanismos para prevenir la ocurrencia de conflictos o para solucionar los que de hecho sobrevengan: 1. Reglamentar su ejercicio. 2. Acudir en sede administrativa ante la entidad que ejerza la inspección, vigilancia y control sobre la sociedad respectiva, para que defina sobre la procedencia de la entrega de la información. 3. Acudir a la reclamación judicial. Con base en los lineamientos señalados se atienden puntualmente cada uno de los aspectos consultados sin referirse a la situación particular de la sociedad: “1. Si bien los socios tienen el derecho de inspección y vigilancia sobre la totalidad de los documentos sociales, tal y como lo establecen los estatutos de esta sociedad, ¿Cuál es el límite que existe frente a los documentos obligatorios de exhibición?, esto es, ¿se debe exhibir la totalidad de los contratos, facturas, cuentas de cobro, y en general todos los documentos sociales?” El derecho de inspección versa sobre los libros y papeles de la sociedad: a. Los libros de actas del máximo órgano social; b. Los libros de actas de la junta directiva; c. Los libros de registro de socios o accionistas; d. Los libros de contabilidad; e. La correspondencia relacionada con los negocios; f. Los estados financieros; g. Los documentos de que tratan los artículos 446 y 447 del Código de Comercio. 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. “Pauta Legal número 5 EL DERECHO DE INSPECCIÓN, CONDICIONES YEFECTOS POR SU VULNERACIÓN JUNTO CON OTRAS IRREGULARIDADES”. Disponible en https://www.supersociedades.gov.co/documents/78685/8187185/5-PAUTA-LEGAL.pdf/7e316d88-dca1- 9385-cb66-00d599410b89?t=1734640350119 Página: 5 “2. ¿Podrá un socio, teniendo en cuenta que el derecho de inspección establecido en los estatutos puede ser ejercido durante todo el año, solicitar en cualquier momento análisis administrativos, contables y financieros tales como balances generales, estados de resultado con cortes al momento de la solicitud, flujo de caja, cambios en el patrimonio, conciliaciones bancarias e inventarios físicos? O ¿se entiende que el derecho de inspección se limita a la exhibición y no a la solicitud de análisis y realización de informes? 3. En caso de que sea obligatorio para el administrador y representante legal entregar los informes establecidos en el punto anterior, ¿cuál es la periodicidad en la que puede un socio solicitar este tipo de informes?” Las preguntas 2 y 3 se atienden bajo un mismo contexto. El derecho de inspección versa sobre los libros y papeles de la sociedad, no puede exigirse la presentación de análisis ni estudios sobre los documentos inspeccionados. Los estados financieros con corte a los términos previstos en la ley y en los estatutos son objeto del derecho de inspección, pero no pueden exigirse estados financieros extraordinarios con corte al momento que se desee realizar el derecho de inspección. El derecho de inspección versa sobre los libros y papeles de la sociedad, existentes al momento de su ejercicio, el objetivo es que los asociados puedan documentarse suficiente y adecuadamente de forma que esto permita una activa participación y un ejercicio informado de derechos políticos en la asamblea general de accionistas. “4. Si bien el derecho de inspección en los estatutos se establece como un derecho inmediato, ¿Que debe entenderse como inmediato?, esto es ¿De cuánto tiempo disponen los administradores para dar respuesta a las solicitudes de un socio cuando el derecho de inspección pueda ejercerse durante todo el año? Cuando estatutariamente se establece que el derecho de inspección sea permanente, su ejercicio no puede entorpecer el desarrollo de la compañía, no puede constituirse en abuso del derecho y debe ejercerse de buena fe. Se recomienda reglamentar los horarios y lugares para su debido ejercicio. “5. ¿Un Arqueo de caja se entiende incluido como una obligación del administrador en el marco del derecho de inspección o se debe entender como una intervención de terceros en una actividad de auditoría y por ende debe ser aprobada en Asamblea de Accionistas?” Como se indicó anteriormente, el ejercicio del derecho de inspección versa sobre los libros y papeles de la compañía. No pueden exigirse estudios, auditorias o arqueos sobre los documentos o sobre el ejercicio social. Página: 6 “6. Esta institución ha manifestado en varias ocasiones que el derecho de inspección encuentra limites en diferentes factores, como lo son los límites temporales, materiales y espaciales, y que entre otras el derecho de inspección no podrá interferir con las actividades del haber social y el normal desarrollo empresarial; con fundamento a esto, se solicita aclaración frente a ¿qué se entiende como entorpecer el funcionamiento normal de la sociedad? ¿Cuántas o cuales solicitudes pueden entenderse como entorpecimiento? Y más importante aún en el evento en que se tenga que la actitud de un socio constituye un entorpecimiento o está generando una situación insostenible para la administración, ¿cuál debe ser la correcta respuesta de la administración? ¿podría en este caso en limitar el derecho de inspección en tiempo como, por ejemplo, dar información solo una vez al mes, optar por no dar más información por entenderse las peticiones como mala fe o abuso del derecho o deberá continuar exhibiendo todos los documentos y suspender las actividades diarias y su objeto social para darle acceso a la información que se solicita?” Las cuestiones planteadas se relacionan con situaciones de carácter particular y concreto que desbordan el marco general del ejercicio del derecho de petición de consulta. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, se recomienda reglamentar el ejercicio del derecho de inspección al interior de la compañía, o en su defecto acudir a instancias administrativas o judiciales a efectos de solucionar las controversias que se presenten con ocasión de su ejercicio. “7. Esta institución ha manifestado que el derecho de inspección (…) se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados, ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia. (…), en este entendido, si los estatutos establecen que el (…) socios podrá solicitar toda la información que consideren relevante para pronunciarse, con conocimiento de causa, acerca de las determinaciones sometidas a consideración del máximo órgano social, así como para el adecuado ejercicio de los derechos inherentes a las acciones de que son titulares. (…) se debe entender entonces que en este caso ¿el socio puede oponerse a los documentos y su contenido, realizar correcciones e intervenir en los documentos sociales o se debe continuar con la interpretación de que no están facultados para realizar anotaciones de ninguna clase sobre los documentos?” Como se mencionó anteriormente, el ejercicio del derecho de inspección versa sobre los libros y papeles de la sociedad, sin que sea posible alterar o modificar los documentos existentes. Página: 7 En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar la normatividad, la Circular Básica Jurídica, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la herramienta tecnológica Tesauro.