El deber del comerciante de conservar con arreglo a la ley los libros y documentos relacionados con sus negocios.

Ref.: Radicación 2005-01-184736. El deber del comerciante de conservar con arreglo a la ley los libros y documentos relacionados con sus negocios. Me refiero a su escrito radicado con el número en referencia, a través del cual formula una consulta en los siguientes términos: 1 ENTENDIMIENTO Teniendo en cuenta que una de las obligaciones del comerciante se refiere a conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades, el Decreto 2649 de 1993 en su artículo 134 consagró lo siguiente: Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte 20 aos contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobantes. No obstante lo anterior, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez 10 aos. ... se subraya Por su parte, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 Ley antitrámites dispuso en relación con la racionalización de la conservación de libros y apeles de comercio que: Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. ... subrayado fuera de texto Adicionalmente, el artículo 86 de la misma Ley 962 preceptúo sic que: La presente Ley rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. se subraya 2 PREGUNTAS A Se entiende que el artículo 28 de la ley No. 962 de 2005 derogó el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 B En caso de que la respuesta al interrogante anterior sea negativa Cuál es el efecto del artículo 28 de la ley No. 962 de 2005, sobre la conservación de los libros y papeles de comercio y en especial, Sobre que libros y papeles de comercio aplica el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, y sobre que libros y papeles de comercio aplica el artículo 28 de la ley No. 962 de 2005 Al respecto es oportuno advertir en primer lugar, que el artículo 134 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hizo en su momento una importante aclaración respecto del lapso de tiempo durante el cual debían mantenerse los documentos que deben conservarse en clara alusión a los artículos 49 y 60 del Código de Comercio, el primero de ellos que de manera general y en abstracto sienta el principio de lo que debe entenderse por libros de comercio y el segundo que se refiere al término de preservación y forma como debe llevarse a cabo la guarda de los mismos. Ahora bien, la Ley 962 de 2005 en su artículo 28 regula la Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio , en términos que hacen expresa referencia al tiempo en el cual los documentos deben estar a cuidado del comerciante o de persona que no siéndolo se encuentre legalmente obligada a conservar esta información , disminuyéndolo a un período de diez aos y, al formato en que deben preservarse, el que deja al libre arbitrio del interesado siempre y cuando con él se garantice la exacta reproducción del documento, con lo cual modifica en su totalidad la primera de las normas citadas, lo que al tenor de lo previsto en el artículo 71 del Código Civil produjo la derogatoria tácita del artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, independientemente de cualquier otra consideración de orden legal. No está por demás agregar, que el concepto de libros de comercio a que se refieren las normas citadas, corresponde al criterio establecido al respecto en el artículo 49 del Código de Comercio que dispone que para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, la cual surte los efectos previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.