Representación En Las Reuniones De La Asamblea General De Accionistas.

ASUNTO: REPRESENTACIÓN EN LAS REUNIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS. Me refiero a su comunicación radicada con el número 2014-01-509438, mediante la cual formula una serie preguntas relativas a la delegación por parte del Alcalde como representante legal de las acciones que un ente territorial que tiene en una sociedad anónima y tiene asiento en la junta de socios, la cual realizaré una asamblea extraordinaria de socios a la que el alcalde no asiste pero envía un delegado, atendiendo que en dicha asamblea se tomarán decisiones que deben registrarse en la cámara de comercio. 1.- Debe llevar ese delegado un poder debidamente diligenciado otorgado por el alcalde para que lo represente en esa junta de socios 2.- Si la respuesta al numeral anterior es positiva, el poder debe quedar como documento integrante del acta de la asamblea de socios 3.- Si la respuesta al numeral 1.- es positiva, una copia de ese poder debe formar parte de los documentos que se lleven a la Cámara de Comercio para inscribir las decisiones que se tomaron en esa asamblea Al respecto es preciso advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo, profiere los conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable en esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas y, tampoco está dentro de sus funciones la de asesorar a las sociedades comerciales en decisiones que corresponda adoptar a sus órganos sociales, máximo en el caso de sociedades no identificadas cuyos antecedentes se desconocen. Ahora bien, si la consulta por usted formulada hace relación a una sociedad comercial, o a una empresa, que de acuerdo con la ley haya de regirse por las normas aplicables a éstas Art. 462 del C. de Cio - Art 98 Ley 489 de 1998 debe tener en cuenta que la representación a las reuniones de la asamblea general de accionistas o de junta de socios por regla general se haya regulada en el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, el que establece que la representación para asistir a las reuniones podría hacerse mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien este puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se sealen en los estatutos. No obstante hay que tener en cuenta que de conformidad con el artículo 9 de la Ley 489 de 1998, Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley. La norma invocada indica que las autoridades administrativas pueden delegar sus funciones, tales como la representación de las acciones de que es titular la Entidad del Estado de la cual es su director. Por su parte, las decisiones de la asamblea General de accionistas o de la junta de socios, deben quedar contenidas en actas firmadas por las personas designadas en la reunión para el efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en la cual deberá indicarse, además la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso a su vez, de acuerdo con el artículo 431 del Código de Comercio, las actas Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión el número de acciones suscritas la forma y antelación de la convocación la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen los asuntos tratados las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura. Cabe observar que de acuerdo con el artículo 54 ibidem El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Así mismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha e contestación o de no haberse dado respuesta. No sobra observar que para una mayor ilustración sobre los temas societarios podrá consultar en la página web de esta Superintendencia en la siguiente jurídicas mediante las cuales podrá ahondar en el conocimiento. En los anteriores términos su solicitud se ha atendido, no sin antes reiterar que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. http:www.supersociedades.gov.co