ACUERDO 04 DE 2013 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

ASUNTO: ACUERDO 04 DE 2013 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Me remito a la comunicación radicada en esta Entidad con el número de la referencia, en la que se solicita que se emita un concepto sobre la aplicación del Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación, en los siguientes términos: “Establece el Acuerdo 04 de 2013, en su artículo: “OBLIGATORIEDAD DE LAS ENTIDADES PRIVADAS. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, solicitar a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos y en el presente acuerdo, la elaboración de las tablas de retención documental, y las tablas de valoración documental para lo cual deberán coordinarse con el Archivo General de la Nación”; no obstante, se hace necesario elevar consulta ante esa entidad respecto de la interpretación y aplicación de la norma en mención, así: 1. ¿Actualmente, existe normatividad por parte de esa Superintendencia, respecto de la aplicación de Acuerdo 04 de 2013, expedido por el Archivo General de La Nación? 2. ¿Las medianas empresas, cuyo objeto social sea la comercialización de artículos para el sector de las motocicletas, se encuentra en la obligación de adoptar y/o adelantar, las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos establecidas? 3. Si la empresa descrita en el anterior cuestionamiento, se encuentra sometida al control y vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, ¿debe dar cumplimiento al contenido de la Resolución 8934 de 2014, por medio de la cual se establecen directrices para la gestión documental de los vigilas y/o controlados por la Superintendencia de Sociedades?” En atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Superintendencia, se emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver ni a decidir situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. Página | 1 ________________________________________________________________________ En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. El artículo 1 del Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación establece lo siguiente: “Artículo 1o. Ámbito de aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional. (sic) departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.” De este modo, se entiende por función púbica lo que ha señalado la Corte Constitucional en los siguientes términos: “(…) En sentido amplio la noción de función pública atañe al conjunto de las actividades que realiza el Estado, a través de los órganos de las ramas del poder público, de los órganos autónomos e independientes, (art. 113) y de las demás entidades o agencias públicas, en orden a alcanzar sus diferentes fines. En un sentido restringido se habla de función pública, referida al conjunto de principios y reglas que se aplican a quienes tienen vínculo laboral subordinado con los distintos organismos del Estado. Por lo mismo, empleado, funcionario o trabajador es el servidor público que esta investido regularmente de una función, que desarrolla dentro del radio de competencia que le asigna la Constitución, la ley o el reglamento.1 (Subrayado fuera del texto) Así las cosas, esta normatividad solo se circunscribe a las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Por último, respecto de su tercera inquietud, se pone de presente que la Resolución 8934 de 2014 fue emitido por la Superintendencia de Industria y Comercio y no por la Superintendencia de Sociedades. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo 1 CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-563 de 1998 Magistrados Ponentes Dr. Antonio Barrera Carbonell y Dr. Carlos Gaviria Diaz Página | 2 ________________________________________________________________________ Contencioso Administrativo. Se invita al usuario a consultar nuestra página WEB www.supersociedades.gov.co los conceptos y normativa emitidos por la entidad, así como la herramienta tecnológica Tesauro. Página | 3