Elaboración de actas.

Ref: Elaboración de actas Me refiero a su comunicación radicada con el número 2006-01-001734-000, mediante el cual formula una consulta relacionada con el procedimiento que se habría de adelantar para subsanar la omisión de la firma del Presidente en un acta correspondiente a una reunión de asamblea general de accionistas, cuando resulta imposible que la persona que actuó como tal, la suscriba. Sobre este particular, es del caso efectuar las siguientes consideraciones jurídicas a partir de los pronunciamientos que en torno al tema ha efectuado la Entidad. En primer lugar se tiene que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para recoger en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículo 189 del Código de Comercio y de la otra, en el articulo 431 idem, normas que conjuntamente expresan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir. Así se advierte que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, lo que claramente indica que cuando sea del caso, es posible sustituir la firma de uno u otro funcionario, e incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal. Ahora de no ser posible la opción anterior y dado que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar el documento, del suficiente valor probatorio, es viable optar por la inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta respectiva en una posterior y por ende correspondiente a una nueva reunión, en la que el propio órgano social conscienta expresamente en incluir. De esta manera, la propia asamblea subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas en anterior oportunidad y aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la correspondiente constancia en el acta que se levante de esa nueva y posterior reunión. Por último cabe observar que si bien es cierto, en los términos del artículo 189 idem, las actas que cumplan con las formalidades del caso, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones que en ellas figuren, también lo es que por regla general, no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen de manera expresa la aplicación de otros medios de prueba para suplir la ausencia o falta de aquél, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas, según indica la disposición sealada, pero tal restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente sealado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros. Así las cosas, en concepto de este Despacho, es procedente de ser necesario llegar a la certeza o acreditar unas decisiones adoptadas o hechos ocurridos en el transcurso de una reunión de la asamblea o la junta directiva, en relación con la cual no se levantó acta o, ésta carece de las formalidades exigidas, a través de cualquiera de los medios previstos en la legislación que regula el procedimiento civil y cuya práctica no necesariamente impone la iniciación o curso de un proceso judicial, pues mediante la figura de la recepción de pruebas anticipadas, como los testimonios, el interrogatorio de parte o la inspección judicial para futura memoria, podría producirse la prueba que permita acreditar las decisiones o los hechos sealados en un eventual proceso judicial. En estos términos se espera haber absuelto su inquietud, no sin antes advertir que el concepto expresado tiene los efectos del Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.