Funcionamiento de la Junta Directiva - Convocatoria – Periodo.

ASUNTO: FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA - CONVOCATORIA PERÍODO. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2013-01- 152562, por la cual plantea unas inquietudes en relación con la aplicación de unas cláusulas de los estatutos sociales de la sociedad de economía mixta CENTRAL DE ABASTOS DE DUITAMA S.A. e igualmente cita las normas legales pertinentes. Para el efecto realiza un recuento de lo ocurrido de la siguiente manera: 1. En el artículo 38 numeral 16 de nuestros estatutos sobre funciones de la Junta Directiva se dice sobre la información que debe presentar a los asambleístas a las voces de los artículos 446 y 447 del Código de Comercio los cuales dicen: Art. 446. Presentación del balance y documentos anexos a la asamblea. La Junta Directiva y el representante legal presentarán a la asamblea para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio, acompaado de los siguientes documentos: 5 El informe escrito del revisor fiscal. Art. 447. Derecho de los accionistas a la inspección de los libros. Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que preceden a la reunión de la asamblea. Con relación a lo anterior aduce que la revisora fiscal no presento el informe respectivo con la debida anticipación a los socios, a la Junta ni a la administración y solo lo hizo en la asamblea, aduciendo, según informa usted que Adicionalmente quiero manifestar que al comienzo de la reunión se decía que la Revisoría Fiscal había incumplido porque no había presentado el informe. La Revisoría Fiscal el único patrón que tiene son ustedes, la asamblea y es la asamblea general de accionistas a quien le presenta el dictamen el día de la asamblea y para hacer cada una de las consideraciones que se tienen en cuenta en un dictamen se tiene que estar soportado en evidencias. Como presumo que no se cumplen las funciones estatutarias y normativas que al respecto le corresponden a la revisoría fiscal acorde con los artículos 207 y siguientes del código de comercio, así como el derecho que les asiste a los accionistas según el artículo 447 de la misma norma solicito se nos aclare lo siguiente: PREGUNTAS: A. Es válida la Asamblea por violarse el artículo 447 del código de comercio B. Amerita la Revisoría Fiscal a las voces de los artículos 216 y 217 del Código de Comercio, algún llamado de atención o sanción por no haber presentado hasta la fecha por escrito el dictamen, el cual fue necesario hacer grabación para poderlo tener RESPUESTA: En relación con este punto, partiendo de la base del conocimiento del contenido de los artículos 446 y 447 de la legislación mercantil, citados en su escrito, es necesario armonizar este último artículo con lo consagrado en el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, que de manera expresa dice: ART. 46. Rendición de cuentas al fin de ejercicio. Terminando cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos: 1. Un informe de gestión. 2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio. 3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles. Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente. Resaltado fuera del texto original Es claro entonces que al máximo órgano social deben presentársele para su aprobación o improbación los estados financieros acompaados entre otros del informe del revisor fiscal. Dicho informe debe ser necesariamente presentado a la administración de la sociedad con una antelación mínima de quince 15 días hábiles a la fecha en que se reunirá el órgano rector. De no presentarse a la asamblea general de accionistas o junta de socios, para el caso que nos ocupa, el informe del revisor fiscal, el órgano de fiscalización está incumpliendo sus deberes y puede ser sujeto de investigación administrativa por la entidad de supervisión. Indudablemente que el plazo otorgado por la ley para presentar el informe del revisor fiscal con una debida antelación, tiene como fin único que los asociados conozcan de antemano los estados financieros, acompaados de los documentos pertinentes, entre otros, el informe que nos ocupa. Ello como es obvio conlleva que la administración una vez recibidos los documentos correspondientes los deje conocer de manera abierta y expedita a los interesados. De otra parte, en cuanto a la sanción de no presentarse de manera oportuna el referido informe, es pertinente sealar que a más de ser considerada irregular, esta conducta no conlleva a que la sesión sea ineficaz ni nula, toda vez que ello no está taxativamente consagrado en la norma legal, amén que los asociados pueden solicitar explicaciones al revisor fiscal sobre su proceder. 2. En el artículo 33 de nuestros estatutos se dice que el periodo de la Junta Directiva será de un ao y en el artículo 44 se dice que el periodo del revisor fiscal será de dos 2 aos, simultaneo al de la Junta Directiva. Pero el Código de Comercio nos aclara en el artículo 206 que el período donde haya revisor fiscal será igual al de la Junta Directiva. Afirma en su consulta que la misma revisora fiscal en mención, argumentando que su contrato era el de dos aos y que el que valía era el artículo 44, convenció a los asambleistas para que se prescindiera del punto en donde se trataba una nueva elección o reelección de Revisor Fiscal. PREGUNTA: A. Cual de todos los artículos se debió aplicar El código o los estatutos RESPUESTA: Sobre el particular, es preciso remitirnos a lo consagrado en el artículo 206 de la legislación mercantil, que a la letra dice: En las sociedades donde funcione junta directiva el período del revisor fiscal será igual al de aquella, pero en todo caso podrá ser removido en cualquier tiempo, con el voto de la mitad más una de las acciones presentes en la reunión El subrayado es nuestro. Ahora bien, al existir previsión legal, es esta la que debe aplicarse, teniendo en cuenta, en todo caso, que la existencia de un período en estatutos no es obstáculo para que el revisor fiscal pueda ser removido en cualquier tiempo. 3. Dentro de los estatutos de la sociedad, se encuentra el artículo 37 sobre las citaciones a reuniones de Junta Directiva, en el cual se debe citar con cinco 5 días de antelación. La revisora fiscal en mención, citó a reunión de Junta Extraordinaria el día martes 16 de Abril, ordenando prescindir a esta reunión del gerente, para el día martes 23 de abril, con el siguiente orden del día: 1. Llamado a lista y verificación del quórum. 2. Lectura del orden del día. 3. Informe de la Revisora Fiscal. 4. Análisis Financiero y administrativo de Centroabastos. 5. Proposiciones y varios. Como quiera que ésta reunión no cumplió con los días de convocatoria que ordenan los estatutos, pues solo se dan cuatro días, miércoles, jueves, viernes y lunes y tampoco se invito al Gerente General o representante legal violando también los estatutos, en ella parece ser que se tomaron decisiones en donde aparte de violar la norma sobre citación, asume la presidencia de la Junta el manejo del personal, el cual es potestativo del Gerente, según carta adjunta. PREGUNTAS: 1. Es válida ésta reunión sin el cumplimiento de los requisitos de citación y además siendo extraordinaria, incluirse en la citación el punto de proposiciones y varios Como nos encontramos en un proceso de reestructuración de la ley 550, incide el desarrollo del proceso mi queja RESPUESTAS: En lo atinente con la reunión llevada a cabo por la Junta Directiva de la compaía objeto de su interés, es preciso anotarle que si bien puede haberse desconocida la antelación para su convocatoria, la misma es plenamente válida, máxime que la legislación mercantil por dicha circunstancia no le da el calificativo de ineficaz. El camino sugerido sería realizar la impugnación de las decisiones tomadas en el seno de la misma. Valga anotar, que en el evento de haber asistido a la reunión del cuerpo colegiado la totalidad de los miembros principales o sus respectivos suplentes, lo relacionado con la convocatoria quedaría automáticamente superada. La no convocatoria del representante legal debe mirarse a la luz de lo que establezcan los estatutos al respecto, amén que su no convocatoria no le quita validez a la sesión. Finalmente, de estarse adelantando un proceso a la luz de la ley 550, lo importante es verificar que la ejecución del acuerdo se ajuste a lo efectivamente plasmado para lo cual habrá de revisar el texto del mismo y frente a las decisiones tomadas examinar si existe una vulneración o no del pacto de reorganización. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.