220-32219 Ref: Actuaciones de carácter general de los socios

Ref: Actuaciones de carácter general de los socios Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 280.583-0, por medio de la cual con relación a una sociedad civil y una comercial del tipo de las limitadas, plantea las siguientes preguntas: 1. - Siendo los socios todos empleados de la sociedad, existe algún impedimento para votar los balances de cierre de fin de ejercicio. Cómo se interpretaría con el artículo 185 del Código de Comercio . Cómo se solucionaría tal situación para aprobar los balances sin dejar de ser empleados. 2.- Si los socios nombran un representante para la Junta de Socios y dentro de los temas a considerar está el balance de 1997. Si estos pueden solicitar fotocopias y exhibición de libros de los aos 1995 y 1996, distintos a los Estados Financieros a considerar en la próxima Junta 3.- Si los socios en cualquier tiempo pueden solicitar fotocopias de documentos tales como autoaváluos, declaraciones de renta, flujos de caja, fotocopias de nóminas etc Sobre el particular, me permito dar contestación a sus inquietudes en el mismo orden en que fueron formuladas, no sin antes manifestarle que las respuestas a las mismas son aplicables tanto para las sociedades de carácter civil como las de carácter comercial. 1.-El legislador de manera expresa estableció la prohibición a los administradores y empleados de las sociedades de votar los balances y cuentas de fin de ejercicio, ello con el objeto de evitar que aprueben su propia gestión. La calidad de administradores se predica de las personas que enuncia el artículo 22 de la ley 222 de 1995. Tal prohibición se aplica absteniéndose el representante legal y los miembros de la junta directiva en el caso de que sean socios, de votar en la junta de socios, al momento de someter a consideración los estados financieros de fin de ejercicio. En consecuencia el quórum y por consiguiente la mayoría decisoria para efecto de la aprobación de los Estados Financieros, se integrará con las cuotas de quienes tengan la aptitud para votar. Ahora bien, cuando quiera que tengan todos los socios el rango de empleados de la sociedad como es el caso consultado por usted, se entenderá que está dada implícitamente la correspondiente aprobación en la medida de que no haya objeción de parte de ninguno de los socios. Oficio 220-43454 de agosto 12 de 1997. 2.- Cuando los asociados otorgan poder para ser representados en una reunión de la Junta de Socios, la norma aplicable para este caso es el artículo 18 de la ley 222 de 1995, que sustituyó el artículo 184 del Estatuto Mercantil, el cual estipula : Todo asociado podrá hacerse representar en las reuniones de Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se sealan en los estatutos....... Tenemos entonces que los requisitos que deben tenerse en cuenta al otorgarse un poder son: a que sea otorgado por escrito b que indique el nombre del apoderado y el de la persona que pueda llegar a sustituirlo, si fuere el caso c la fecha de la reunión o de las reuniones para las cuales se confiere y d los demás requisitos que sealan los estatutos.se subraya. Es así como podemos ver que el apoderado debe actuar conforme los parámetros establecidos en el poder que le ha sido otorgado previamente y únicamente para la sesión o sesiones del máximo órgano social que le han sido asignadas. Es claro que dichas sesiones están delimitadas por lo fijado dentro del orden del día y por las variaciones que se introduzcan al mismo, dentro del transcurso de la reunión. Y es que el apoderado debe limitarse a actuar dentro de la reunión para la cual se le otorgó poder y sujetarse a lo establecido en el orden del día, sin perjuicio claro esta de que por cuestiones indispensables y con el fin de tener alguna claridad para poder tomar una determinación, requiera conocer algunos documentos como sería el caso del estado financiero anterior al que se someta a consideración en la respectiva reunión. Impedir lo anterior en casos necesarios, indiscutiblemente conllevaría en veces al apoderado a tomar determinaciones que podrían ir en detrimento de los intereses del socio o socios que representa en un momento determinado. 3.- El denominado Derecho de Inspección o derecho de fiscalización individual, como también se le denomina pertenece a la categoría de los inderogables. Se trata de un derecho esencial del asociado pero no por ello se puede afirmar que tiene carácter absoluto frente a la sociedad El artículo 369 del Código de Comercio, consagra el Derecho de Inspección para las sociedades de responsabilidad limitada al estipular que: Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compaía. Vemos como entonces, el citado artículo consagra el derecho comentado sin restricción alguna, por lo menos en lo que a tres aspectos se refiere, a saber: a. En cuanto al tiempo, en razón a que puede ser ejercido en cualquier época o momento, no estando circunscrito a ningún período o lapso determinado. b. En lo referente a la materia, pues el mencionado derecho recae o se puede ejercer mediante el examen de la contabilidad de la sociedad, de los libros de registro de socios y de actas y en general de todos los documentos de la compaía y c. En relación con la forma, ya que puede ser ejercido directamente por el socio o por conducto del representante que él libremente designe. Lo visto significa que bajo ninguna circunstancia, el derecho de inspección de que gozan los asociados en las sociedades de responsabilidad limitada puede ser objeto de limitaciones ni muchos menos desconocido o vulnerado, ni siquiera mediante estipulaciones estatutarias. El citado derecho para la sociedad de responsabilidad limitada no tiene limites temporales ni cualitativos, no obstante con respecto a este último le incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know-how que son intangibles muy valiosos de todo empresario. Esa es la tendencia doctrinaria y legislativa para proteger la empresa. En suma, podemos afirmar que los documentos a que se refiere en su consulta, pueden ser conocidos por los asociados en cualquier tiempo, siempre y cuando no se ponga en peligro la estabilidad administrativa de la compaía que conlleve a crear un perjuicio que afecte no solo a los socios sino también a los terceros en general. En los anteriores términos se ha dado contestación a sus interrogantes, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.