Algunos Aspectos Del Derecho De Inspección En Tiempos De Emergencia Presentada A Raíz Del Coronavirus Covid-19

ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS DEL DERECHO DE INSPECCIÓN EN TIEMPOS DE EMERGENCIA PRESENTADA A RAÍZ DEL CORONAVIRUS COVID-19 Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre las siguientes inquietudes: 1. Cómo debe garantizarse el derecho de inspección de los accionistas en caso de que el ente territorial decrete toque de queda en la ciudad del domicilio principal de una Sociedad Anónima, durante la jornada laboral 2. Existen restricciones para atender el derecho de inspección, teniendo en cuenta las medidas adoptadas por las distintas entidades Lo anterior en cuanto a personas que se pueden atender en caso de que sean varias, por ejemplo. 3. Existen pronunciamientos oficiales por parte de su entidad, respecto al ejercicio del derecho de inspección, ante la situación de emergencia presentada Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. Adicionalmente, debe precisarse que esta Oficina carece de competencia en función consultiva para resolver un caso concreto de competencia de las dependencias misionales de esta Superintendencia. Sin perjuicio de lo anterior, se procede a efectuar las siguientes consideraciones jurídicas de índole general. Al respecto, la circular externa 100-000002 del 17 de marzo de 2020, emitida por la Superintendencia de Sociedades, sealó: Para el ejercicio del derecho de inspección y evitar en lo posible los desplazamientos, la Superintendencia invita a las sociedades supervisadas a establecer mecanismos virtuales para facilitar su desarrollo, de forma que la información correspondiente se ponga a disposición de los socios que así lo requieran, por supuesto, con las seguridades que se consideren necesarias debido al tipo de información de que se trata. La Superintendencia de Sociedades advierte que el ordenamiento jurídico societario colombiano consagra instrumentos suficientes para sancionar los comportamientos abusivos e ilegales que pudieren presentarse y actuará de forma contundente en tales casos para sancionar las conductas que así lo requieran. . La Superintendencia de Sociedades, de antao, ha determinado mediante conceptos y especialmente en la Circular Básica Jurídica 100-000005 del 22 de noviembre de 2017, que el ejercicio del derecho de inspección en una prerrogativa individual de cada socio, que la ley le confiere en su calidad, que puede ser ejercido por el mismo, en las condiciones de modo, tiempo y lugar determinados por la legislación. Así las cosas, en la consulta que realiza el peticionante, es claro que la inquietud se encamina a dilucidar las condiciones de lugar que se deben cumplir para poder ejercer el derecho de inspección, toda vez que como bien menciona la Circular Externa 100-000002 del 17 de marzo de 2020, dicha prerrogativa debe ser respetada por el administrador en favor de los socios que quieran ejercer su derecho, en las condiciones de tiempo determinadas por la legislación nacional según el tipo societario y los alcances de otorgamiento de dicha información tales como su contenido y reserva específica. Es preciso mencionar, que el administrador debe en todo caso aplicar las mismas reglas de otorgamiento de la información para todos los socios, teniendo en cuenta sus deberes contenidos en el artículo 23 de la ley 222 de 1995. Sin embargo, en aras de procurar cumplir con los deberes del administrador, el derecho de los socios a hacer uso de la prerrogativa y la declaratoria de emergencia económica, social y ecológica que se traduce en una prevalencia del interés general sobre el particular, es que esta Superintendencia ha instado a los Representantes Legales, a que respecto del derecho de inspección establezcan mecanismos virtuales con el fin de permitir su ejercicio, esto es, en virtud de la no presencia física de los socios que lo ejercen, más no así para el cumplimiento de las normas que en materia comercial establecen el alcance y el espacio temporal sobre los cuales recae su ejercicio. A continuación, se procederá a contestar a las inquietudes del consultante en el orden en que fueron formuladas, así: 1. Frente a su primera inquietud, aunque ninguna autoridad ha decretado la figura determinada como toque de queda permanente durante la jornada laboral, con el fin de garantizar el ejercicio del derecho de inspección, el administrador puede considerar poner a disposición de los socios, con la seguridad respectiva frente a la integridad de la información, los documentos relativos por vía tecnológica, para su verificación por parte de los socios en el lapso determinado por el Código de Comercio para las sociedades anónimas que es de 15 días hábiles de antelación al día de la asamblea. 2. Al respecto de la segunda inquietud, es de recordar que la Circular Básica Jurídica 100-000005 del 22 de noviembre de 2017, indicó que en el ejercicio del derecho de inspección los socios deben procurar por no entorpecer el ritmo normal de las actividades de la sociedad, por ello y en cumplimiento de los deberes del administrador consagrados en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, este último debe garantizar a todos los socios su ejercicio, pero en las condiciones determinadas en la legislación nacional frente al alcance de la información que se puede inspeccionar y los tiempos en que puede hacerlo cada uno de los socios, teniendo en cuenta la integridad y seguridad de la información que se está otorgando. 3. Por último, para contestar su última inquietud se le informa al peticionante, que esta entidad no se ha pronunciado a través de concepto sobre ésta situación particular y el derecho de inspección, pero la Circular 100-000002 del 17 de marzo de 2020 emitida por la Superintendencia de Sociedades, orienta a los supervisados con el fin de que los mismos tomen decisiones conforme a la legislación nacional. De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.