CÁMARAS DE COMERCIO – JUNTAS DIRECTIVAS – ACTAS – FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES.

OFICIO 220-107348 DEL 08 DE MAYO DE 2024 REFERENCIA: RADICADO 2024-01-177517 ASUNTO: CÁMARAS DE COMERCIO – JUNTAS DIRECTIVAS – ACTAS – FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas consideraciones allí expuestas, formula unas inquietudes relacionadas con el tema del asunto, en los siguientes términos: “1. ¿Cuáles son los requisitos formales y el control de legalidad que ejerce la superintendencia(sic) de sociedades(sic) sobre las actas de junta directiva de cámara de comercio reportadas en la plataforma SAIR? ¿Qué consecuencia jurídica acarrea el incumplimiento de alguno de estos requisitos? 2. ¿Es válida y legal un acta de junta directiva de Cámara de Comercio que no cumpla con el quorum para deliberar y decidir? 3. ¿Si la superintendencia(sic) de sociedades(sic) no emite certificado de existencia y representación legal donde se registre el nombramiento de un presidente ejecutivo/representante legal realizado por medio de un acta de junta directiva de cámara de comercio, la persona “designada” puede ejercer las funciones estatuariamente establecidas? ¿serian válidas jurídicamente las decisiones tomadas por la persona “designada” sin quorum y sin certificación que acredite su nombramiento? 4. ¿Qué acciones administrativas, jurídicas y disciplinarias despliega la superintendencia cuando una junta directiva de cámara de comercio nombra como presidente ejecutivo/ representante legal a una persona que no cumple con el perfil académico y con la experiencia laboral requerido estatutariamente y plasmado dentro del manual de funciones de la entidad para desempeñar el cargo?” Página: | 1 ________________________________________________________________________ Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad o cámara de comercio determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a resolver su consulta previas las siguientes consideraciones: Sea lo primero indicar que el Decreto 1074 del 2015 reglamenta lo relativo a las actas de las reuniones de las juntas directivas de las cámaras de comercio, en los siguientes términos: “ARTÍCULO 2.2.2.38.2.9. Actas. De las reuniones de Junta Directiva se levantara(sic) un acta firmada por el presidente y por el secretario de la misma, en la cual deberá dejarse constancia de la fecha de la reunión, de los miembros que asistan, de los ausentes, de las excusas presentadas, de los asuntos sometidos a su conocimiento, de las decisiones que se adopten, y de los votos a favor o en contra que se emitan para cada una de ellas. Las actas deberán ser aprobadas en la siguiente reunión o por una comisión nombrada para tal efecto. Un resumen de las conclusiones adoptadas será enviado a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los diez (10) días siguientes a la aprobación del acta respectiva.”1(Subrayado y negrilla fuera de texto) En el mismo sentido, y en uso de sus facultades de supervisión, la Superintendencia de Sociedades mediante Circular Externa número 100-000002 del 25 de abril de 2022 dispone: “2.6.1.9. Actas de reuniones de junta directiva. De las reuniones de la junta directiva se levantará un acta firmada por el presidente y por el secretario de esta, en la cual deberá dejarse constancia de la convocatoria, 1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Disponible: https://www.suin- juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30019935 Página: | 2 ________________________________________________________________________ la fecha de la reunión, de los miembros que asistan, de los ausentes, de las excusas presentadas, de los asuntos sometidos a su conocimiento, de las decisiones que se adopten y de los votos a favor o en contra que se emitan para cada una de ellas. Las actas deberán ser aprobadas en la siguiente reunión o por una comisión nombrada para tal efecto. Las cámaras de comercio deberán reportar mensualmente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la aprobación del acta respectiva, un resumen que permita evidenciar los requisitos de las actas, los temas abordados y las conclusiones adoptadas en las reuniones de la junta directiva, que debe ser firmada por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. Este resumen será enviado a la Superintendencia de Sociedades a través del aplicativo SAIR.”2 (Subrayado y negrilla fuera de texto) De lo anterior, se resalta la obligación de las cámaras de comercio de reportar mensualmente el resumen de las actas de las reuniones, y la función de la Superintendencia de Sociedades de acuerdo al numeral 11 del artículo 17A del Decreto 1736 de 2020, adicionado por el Decreto 1380 de 2021, de verificar el cumplimiento de dicha obligación: “ARTÍCULO 10.- Adiciónese un artículo al Decreto 1736 de 2020, el cual quedará así: Adicionar el artículo 17A al Decreto 1736 de 2020, el cual quedará así: "ARTÍCULO 17A.- Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos. Son funciones de la Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos las siguientes: (…) 11. Verificar el cumplimiento de la obligación de las cámaras de comercio consistente en el envío del resumen de las conclusiones y decisiones adoptadas en las reuniones de su junta directiva;”3 Una vez recibida la información, la Superintendencia de Sociedades realizará la evaluación de la misma, así como de los demás informes que deben reportarse a la entidad. Así las cosas, se pone de presente el contenido del numeral 2.6.2 de la Circular Externa antes mencionada: “2.6.2. Resultado de la evaluación. Evaluada la información remitida por cada cámara de comercio, la Superintendencia de Sociedades podrá: 2 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. CIRCULAR EXTERNA DEL 25 DE ABRIL DE 2022. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+Externa+100- 000002+de+25+de+abril+de+2022.pdf/425eaea3-13d4-fa0a-409b-8ef817f391e6?version=1.3&t=1670275150702 3 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. DECRETO 1380 DE 2021. Disponible: https://www.suin- juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30042467 Página: | 3 ________________________________________________________________________ - Impartir las instrucciones o hacer las observaciones correspondientes con el fin de que las cámaras de comercio den estricto cumplimiento y/o adopten los correctivos que sean necesarias para ello. - Solicitar la adopción de un Plan de Mejoramiento, con el fin de que se ajusten los aspectos indicados por la Superintendencia. En estos planes de mejoramiento deberá indicarse las actividades a desarrollar, las fechas previstas de ejecución y los responsables de ejecutarlas. En caso de presentarse modificaciones en el Plan de Mejoramiento, los responsables indicarán las razones para que ello hubiere sucedido e informarán a la Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos para su respectiva aprobación, como mínimo con diez (10) días hábiles de antelación a la implementación de la modificación y en todo caso, antes de la fecha de terminación señalada en el Plan de Mejoramiento. Dentro de los diez (10) hábiles siguientes a la ejecución de cada una de las actividades propuestas, las cámaras de comercio deberán remitir a la Superintendencia de Sociedades el informe de su cumplimiento, junto con las evidencias correspondientes. Los planes de mejoramiento están sujetos a la verificación de la Superintendencia de Sociedades y ante su incumplimiento, la Superintendencia podrá ordenar la apertura de una investigación administrativa de carácter sancionatorio. - Ordenar la apertura de una investigación, cuando se evidencie el incumplimiento en la aplicación de las normas legales o estatutarias de instrucciones impartidas.” Por otro lado, sobre la figura del presidente ejecutivo, se debe indicar que el Decreto Reglamentario 2042 de 2014, compilado por el Decreto 1074 de 2015, estableció que aquel es quien ejercerá la representación legal de la respectiva cámara de comercio, lo anterior, en los siguientes términos: ARTÍCULO 2.2.2.38.6.1. Representación legal. El presidente ejecutivo de la respectiva Cámara de Comercio será su representante legal, quién tendrá los suplentes que determinen sus estatutos. El presidente ejecutivo será nombrado con el voto favorable de por lo menos las dos terceras partes de los miembros de la Junta Directiva, y no podrá ser miembro de esta. Los suplentes del representante legal serán elegidos en la forma establecida en los estatutos. El presidente ejecutivo asistirá a las reuniones de la Junta Directiva con voz, pero sin voto.”4 (Subrayado fuera de texto) Visto lo anterior, se procede a responder sus preguntas: 4 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÙBLICA. Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Artículo 2.2.2.38.6.1. Disponible: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30019935 Página: | 4 ________________________________________________________________________  Respecto de la primera, segunda y cuarta pregunta, se responde que, de acuerdo con la normatividad citada, los reportes de las actas deberán tener como mínimo la siguiente información: - Constancia de la fecha de la reunión. - Constancia de los miembros que asistan, de los ausentes y de las excusas presentadas. - Constancia de los asuntos sometidos a conocimiento de la junta directiva, de las decisiones que se adopten y de los votos a favor o en contra que se emitan para cada una de ellas. Dicho lo anterior, está Superintendencia realiza el control sobre el contenido de los requisitos mínimos de los resúmenes de las actas que reportan las cámaras de comercio, pero no tiene competencia para pronunciarse sobre la validez de las decisiones adoptadas, pues ello corresponde a los jueces de la República. A su vez, se precisa que esta Entidad no realiza un “control de legalidad” como el que usted plantea, concepto que está asociado al control de requisitos formales que realizan las cámaras de comercio respecto de las actas que someten a registro las personas jurídicas, función registral que no se encuentra atribuida a la Superintendencia de Sociedades para el caso de las decisiones contenidas en las actas de las cámaras de comercio. Debe por tanto delimitarse la competencia de esta Entidad respecto de las cámaras de comercio. En ese sentido, el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020, le asignó a la Superintendencia de Sociedades la facultad de inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio. A su vez, las facultades legales conferidas a esta Entidad se encuentran reguladas por el artículo 875 del Código de Comercio y el artículo 17A del Decreto 1736 de 2020, adicionado por el artículo 10 del Decreto 1380 de 20216, donde se establece que, entre otras funciones, le corresponde principalmente a la Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registro Públicos supervisar el cumplimiento de las normas y el ejercicio de las funciones de las cámaras de comercio, así como ejercer la vigilancia administrativa sobre la situación contable, financiera, administrativa, económica y jurídica de la entidad registral. 5 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÙBLICA. DECRETO 410 DE 1971. “Artículo 87. El cumplimiento de las funciones propias de las cámaras de comercio estará sujeto a la vigilancia y control de la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta podrá imponer multas sucesivas hasta de cincuenta mil pesos, o decretar la suspensión o cierre de la cámara renuente, según la gravedad de la infracción cometida.” 6 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. DECRETO 1380 DE 2021. “Artículo 17A.- Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos. Son funciones de la Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos las siguientes: (…) 2. Supervisar el cumplimiento de las normas y el ejercicio de las funciones de las cámaras de comercio, con base en la información que deban remitir, la que sea solicitada, las visitas que se realicen, las órdenes que se impartan y demás facultades otorgadas por la ley a la Superintendencia; (…)” Página: | 5 ________________________________________________________________________ El Consejo de Estado en el concepto con expediente n.° 2223 del 16 de abril de 2015, a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil señaló lo que se entiende por la función administrativa de inspección, vigilancia y control, así: “(…) Aunque la ley no define “inspección, control y vigilancia”, el contenido y alcance de estas funciones puede extraerse de diversas disposiciones especiales que regulan su ejercicio en autoridades típicamente supervisoras, como las Leyes 222 de 1995 (Superintendencia de Sociedades), 1122 de 2007 (Superintendencia Nacional de Salud) y 1493 de 2011 (Dirección Nacional de Derechos de Autor), entre otras. Con base en tales disposiciones puede señalarse que la función administrativa de inspección comporta la facultad de solicitar información de las personas objeto de supervisión, así como de practicar visitas a sus instalaciones y realizar auditorías y seguimiento de su actividad; la vigilancia, por su parte, está referida a funciones de advertencia, prevención y orientación encaminadas a que los actos del ente vigilado se ajusten a la normatividad que lo rige; y, finalmente, el control permite ordenar correctivos sobre las actividades irregulares y las situaciones críticas de orden jurídico, contable, económico o administrativo.” (Subrayado y negrilla fuera de texto). De esta manera, en ejercicio de sus funciones esta superintendencia puede impartir instrucciones, solicitar la adopción de planes de mejoramiento con el fin de que se ajusten los aspectos indicados por esta entidad e imponer sanciones.  Sobre la tercera pregunta, se indica que el representante legal de las cámaras de comercio será el Presidente ejecutivo electo de acuerdo con lo determinado en la Ley y en los estatutos Se precisa que, la información que reportan las cámaras de comercio en el SAIR es revisada por la Superintendencia de Sociedades para proceder con la aceptación de la actualización de información suministrada, que según lo previsto en el numeral 2.1.1 de la Circular Externa número 100-000002 del 25 de abril de 2022 es responsabilidad de las cámaras de comercio: “Las cámaras de comercio son responsables de mantener actualizada y completa la información reportada a través del Sistema de Administración Integral de Riesgos (SAIR), así como la que reporten a la Superintendencia de Sociedades respecto de las novedades frente a la representación legal, miembros de las juntas directivas y los secretarios de registro”. A su vez, es necesario señalar que los certificados de representación legal de las cámaras de comercio que emite la Superintendencia de Sociedades solo publicitan la información que reportan las cámaras de comercio a través del aplicativo interno. Página: | 6 ________________________________________________________________________ Sobre la validez de las actuaciones del caso particular por usted planteado, se responde que está entidad no puede pronunciarse en función consultiva, comoquiera que se encuentra directamente relacionado con una situación particular que podría hacer parte de una actuación de supervisión que se encuentre en curso ante esta Superintendencia, aunque se reitera que no le compete a esta Entidad pronunciarse sobre la validez de las decisiones adoptadas por las juntas directivas de las cámaras de comercio, puesto que este asunto es de resorte de los jueces de la Republica. En los anteriores términos se ha atendido su consulta. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro. Página: | 7