ALGUNOS ASPECTOS RELATIVOS AL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE UNA SOCIEDAD QUE NO HA RENOVADO LA MATRÍCULA MERCANTIL

OFICIO 220-261417 DEL 20 DE OCTUBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN 2023-01-739100 ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS RELATIVOS AL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE UNA SOCIEDAD QUE NO HA RENOVADO LA MATRÍCULA MERCANTIL Me remito a la comunicación radicada en esta Entidad con el número de la referencia, en la que se solicita que se emita concepto sobre los efectos jurídicos de un certificado de existencia y representación legal de una sociedad que no ha renovado su matrícula mercantil. La consulta se presenta en los siguientes términos: “De conformidad con el Decreto No. 2723 de 2014, las Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del País, son Dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro, entidad que a su vez hace parte del sector descentralizado por servicios y que está adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho. De conformidad con la Ley 1579 de 2012, el registro de la propiedad inmueble es un servicio, que cumple con los objetivos básicos de servir como medio de tradición de los bienes raíces y de los otros derechos reales constituidos sobre ellos, de dar publicidad a los actos que trasladan o mutan el dominio de los mismos que imponen gravámenes o limitaciones. El derecho registral se encarga de regular la inscripción de los actos de constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, traslación, etc., del dominio u otro derecho real sobre bienes inmuebles (Articulo 2, Ley 1579 de 2012). Según los principios que sirven de base al sistema de registro, la publicidad del título debe ser concordante con la realidad jurídica del predio, dando cumplimiento al principio de legalidad; lo anterior implica que los profesionales que ejercen funciones de calificación, impartan el debido control de legalidad a los actos que se solicitan inscribir, y con los cuales se modifica la realidad jurídica de los bienes inmuebles sujetos a registro. Por lo anterior, y conforme el marco de competencia de la Superintendencia de Sociedades, solicito respetuosamente se absuelvan los interrogantes que se relacionan a continuación, con alcance de consulta, a efectos de aclarar los aspectos relacionados con la vigencia de los Certificados de Existencia y Representación Legal de Sociedades y ESAL, a través de los cuales se acredita la representación legal, teniendo en cuenta que este tipo de certificación tiene un valor eminentemente probatorio y está encaminado a demostrar la existencia y representación de las personas jurídicas (Articulo 117 del Código de Comercio). Pues, se han observado Escrituras Públicas, por medio de las cuales, comparece el representante legal de una sociedad, y acredita su capacidad para actuar mediante certificados de existencia y representación expedidos varios meses antes del otorgamiento de los actos, en los cuales la matricula mercantil no ha sido renovada entre otros o incluso solo con el certificado de matrícula mercantil. En tal sentido, consultamos lo siguiente: 1. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil puede realizar actos jurídicos como otorgar escrituras en las que comparece la persona jurídica a enajenar o adquirir bienes? 2. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil desde el año 2022, puede otorgar escrituras públicas en el año 2023? 3. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil y tiene por objeto la comercialización de bienes inmuebles puede realizar actos de comercio como vender predios a su nombre? 4. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil existe jurídicamente? 5. ¿Qué efectos jurídicos produce no renovar la matricula mercantil de una persona jurídica en un tiempo menor a 5 años? 6. ¿Deberían los Notarios al prestar sus servicios a una persona jurídica exigir acreditar la representación legal de la persona jurídica mediante un certificado de existencia y representación legal en el que la matricula se encuentre renovada? 7. ¿Son válidos los actos jurídicos y por ende las escrituras públicas suscritas por el representante legal de una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil? 8. ¿Tiene capacidad jurídica para actuar una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil y que efectos tendría respecto de los actos esta falta de capacidad? 9. ¿Al autorizar actos escriturarios, los Notarios deben exigir la presentación de un certificado de existencia y representación legal o se puede autorizar escrituras en las que se acredite la representación con el RUT o un certificado de matrícula mercantil? 10. ¿Cuál es el documento idóneo para acreditar la representación legal de una persona jurídica? 11. ¿Es el certificado de matrícula mercantil, medio idóneo para acreditar la representación legal? ¿De ser así, en qué casos? 12. ¿Es procedente acreditar la representación legal de una persona jurídica y consecuentemente otorgar Escrituras Públicas, mediante la exhibición de certificados de existencia y representación legal generados con fecha mayor a un mes?” En atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Superintendencia, se emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver ni a decidir situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. La temática consultada será atendida únicamente desde la perspectiva del derecho societario, dadas las competencias que le corresponden a esta Superintendencia. El objeto de la consulta se centra en los efectos que puede tener el certificado de existencia y representación legal expedido por las cámaras de comercio, con fundamento en los datos inscritos en el Registro Mercantil, cuando quiera que en el mismo se advierta que la sociedad no ha cumplido con la obligación de renovar la matrícula mercantil. A este propósito, debe precisarse que el Registro Mercantil tiene por objeto llevar la matrícula mercantil de los comerciantes y la inscripción de los actos, libros y documentos sujetos a dicha formalidad.1 1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto Ley 410 de 1971. “Por el cual se expide el Código de Comercio.” ARTÍCULO 26. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad…”. Disponible en http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html . Debe tenerse en cuenta que las sociedades comerciales, son comerciantes obligados a matricularse en el Registro Mercantil, circunstancia que los sujeta a todo el régimen jurídico que regula la materia,2 especialmente en cuanto concierne a las consecuencias por no renovación oportuna de la matrícula.3 Es de precisar que el certificado de existencia y representación legal que expiden las cámaras de comercio es el documento idóneo que prueba la existencia de la persona jurídica, su representación legal y de sus circunstancias particulares, su documento de constitución, sus reformas, su representación legal, su revisor fiscal, la situación de disolución y estado de liquidación, su dirección, con efectos jurídicos oponibles frente a la sociedad, a los socios y a terceros. 4 Así las cosas, el hecho de que la sociedad comercial incurra en mora en la renovación de su matrícula mercantil, no afecta en manera alguna la situación de su personalidad jurídica, la sociedad sigue siendo sujeto de derechos y obligaciones. Puede tener efectos adversos en otros contextos, como quedar sujeta a sanciones por parte de esta Superintendencia,5 puede quedar disuelta y en estado de liquidación, pero su situación como sujeto de derecho se mantiene incólume. La sociedad sigue existiendo hasta tanto no se inscriba la cuenta final de liquidación, con lo cual queda cancelada su matrícula mercantil y desaparece su personería jurídica.6 2 Ibídem. ARTÍCULO 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil (…) 9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción (…)”. 3 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1727 de 2014. “ARTÍCULO 30. EXTEMPORANEIDAD EN LA RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL. El comerciante que incumpla con la obligación de renovar oportunamente su matrícula mercantil estará sujeto a las sanciones previstas en el artículo 37 del Código de Comercio para quienes ejercen profesionalmente el comercio, sin estar matriculado en el registro mercantil. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias vigentes (…) ARTÍCULO 31. DEPURACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL (RUES). Las Cámaras de Comercio deberán depurar anualmente la base de datos del Registro Único Empresarial y Social (RUES), así: 1. Las sociedades comerciales y demás personas jurídicas que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil o el registro, según sea el caso, en los últimos cinco (5) años, quedarán disueltas y en estado de liquidación (…)”. 4 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto Ley 410 de 1971. Op. Cit. “ARTÍCULO 117. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta. Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso.” 5 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 2069 de 2020. “ARTÍCULO 70. FACILIDADES PARA EL EMPRENDIMIENTO. Con el fin de generar sinergias, facilidades y alivios a los emprendedores, a partir del 1 de enero de 2022, la Superintendencia de Sociedades ejercerá las competencias asignadas por la Ley a la Superintendencia de Industria y Comercio para la inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio, así como las previstas en los artículos 27, 37 y 94 del Código de Comercio respecto del registro mercantil, el ejercicio profesional del comercio y la apelación de los actos de registro. Desde dicha fecha, la mención realizada en cualquier norma jurídica a esta última superintendencia como autoridad de supervisión o superior jerárquico de las cámaras de comercio se entenderá referida a la Superintendencia de Sociedades (…)” Disponible en http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_2069_2020.html#66 . 6 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-089151 (27 de abril de 2017). Asunto: CONSECUENCIAS POR LA NO RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL. Disponible en Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia tiene facultades para declarar disueltas y en estado de liquidación a las sociedades que no renueven su matrícula mercantil durante tres años, por entenderse como presunción legal que no son operativas,7 no obstante lo cual mantienen su personería jurídica hasta tanto no culmine legalmente su proceso de liquidación. Con base en los elementos esbozados se procede a responder puntualmente cada una de las cuestiones formuladas: “1. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil puede realizar actos jurídicos como otorgar escrituras en las que comparece la persona jurídica a enajenar o adquirir bienes?” La sociedad comercial que no ha renovado su matrícula mercantil sigue existiendo como persona jurídica, sujeto de derechos y obligaciones y, en consecuencia, puede realizar todos los actos jurídicos que le permitan su ejercicio, como enajenar y adquirir bienes muebles o inmuebles, otorgar escrituras públicas y cumplir con los requisitos establecidos para el perfeccionamiento de sus actos jurídicos. “2. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil desde el año 2022, puede otorgar escrituras públicas en el año 2023?” La sociedad comercial no pierde su personería jurídica por no renovar su matrícula mercantil, en consecuencia, puede realizar todos los actos jurídicos inherentes a su capacidad de ejercicio, incluido el otorgamiento de escrituras públicas. “3. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil y tiene por objeto la comercialización de bienes inmuebles puede realizar actos de comercio como vender predios a su nombre?” La sociedad comercial no pierde su personería jurídica por no renovar su matrícula mercantil. En consecuencia, mantiene su capacidad jurídica para realizar todos los actos jurídicos que correspondan en desarrollo de su autonomía de voluntad privada, inclusive si se encuentra en estado de disolución y liquidación. “4. ¿Una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil existe jurídicamente?” https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/159040/OFICIO+220-089151.pdf/bb7e6ec2-62c7- def6-9d77-94c1a66652e1?version=1.2&t=1670902150569 . 7 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1955 de 2019. “ARTÍCULO 144. LIQUIDACIÓN DE SOCIEDADES NO OPERATIVAS SUJETAS A LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Las sociedades mercantiles sujetas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades, que no renueven su matrícula mercantil por un término de tres (3) años o que no envíen la información requerida por dicha Superintendencia durante el mismo término, se presumirán como no operativas y, podrán ser declaradas de oficio como disueltas por la Superintendencia de Sociedades, salvo demostración en contrario de su parte.” La sociedad comercial no pierde su personería jurídica por no renovar su matrícula mercantil. Como se mencionó anteriormente, mantiene su capacidad de goce y su capacidad de ejercicio como sujeto de derechos y obligaciones. “5. ¿Qué efectos jurídicos produce no renovar la matricula mercantil de una persona jurídica en un tiempo menor a 5 años?” Como se mencionó en las consideraciones previas, la sociedad puede ser declarada por esta Superintendencia como disuelta y en estado de liquidación si llegare a verificar que la misma no es operativa, de acuerdo con lo establecido en el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019 reglamentado por el Decreto 1068 de 2020. “6. ¿Deberían los Notarios al prestar sus servicios a una persona jurídica exigir acreditar la representación legal de la persona jurídica mediante un certificado de existencia y representación legal en el que la matricula se encuentre renovada?” El Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio pertinente, es plena prueba de la existencia de la sociedad comercial y de su representación legal, así la compañía no haya renovado su matrícula mercantil. “7. ¿Son válidos los actos jurídicos y por ende las escrituras públicas suscritas por el representante legal de una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil?” La legalidad y validez de los actos jurídicos de las sociedades comerciales no depende de la renovación de su matrícula mercantil. “8. ¿Tiene capacidad jurídica para actuar una persona jurídica que no ha renovado su matrícula mercantil y que efectos tendría respecto de los actos esta falta de capacidad?” Como se ha indicado anteriormente, la sociedad comercial que no ha renovado su matrícula mercantil mantiene su existencia y personalidad jurídica, sigue siendo sujeto de derechos y obligaciones. “9. ¿Al autorizar actos escriturarios, los Notarios deben exigir la presentación de un certificado de existencia y representación legal o se puede autorizar escrituras en las que se acredite la representación con el RUT o un certificado de matrícula mercantil?” La prueba para demostrar la existencia y representación legal de las sociedades comerciales es el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio respectiva. “10. ¿Cuál es el documento idóneo para acreditar la representación legal de una persona jurídica?” Como se indicó anteriormente, es el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, el único documento idóneo para tal efecto. “11. ¿Es el certificado de matrícula mercantil, medio idóneo para acreditar la representación legal? ¿De ser así, en qué casos?” El certificado de matrícula mercantil prueba que la sociedad comercial se encuentra inscrita como comerciante ante el registro mercantil. Solo el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio es el documento idóneo para demostrar la existencia y representación legal de la sociedad. “12. ¿Es procedente acreditar la representación legal de una persona jurídica y consecuentemente otorgar Escrituras Públicas, mediante la exhibición de certificados de existencia y representación legal generados con fecha mayor a un mes?” Los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio son vigentes mientras no existan nuevas inscripciones que afecten la vigencia de sus datos8. Las entidades públicas se encuentran habilitadas para consultar el Registro Mercantil, gratuitamente a través de la plataforma RUES,9 en la cual pueden corroborar la vigencia de los datos contenidos en los certificados de existencia y representación legal que hayan sido aportados para los trámites de su competencia. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar la normatividad, la Circular Básica Jurídica, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la herramienta tecnológica Tesauro. 8 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Oficio 16-136493 (5 de julio de 2016). Asunto: VIGENCIA CERTIFICADOS. “(…) 3.4.1 Vigencia de los Certificados de Existencia y Representación Legal. Ahora bien, en cuanto a este punto, es necesario precisar que la ley no ha señalado un término de vigencia para el certificado de existencia y representación legal que expiden las cámaras de comercio. En relación con este punto, es pertinente advertir que teniendo en cuenta que los actos y documentos sujetos a inscripción pueden ser modificados en cualquier momento y las cámaras de comercio deben proceder a su registro siempre que se cumplan los requisitos previstos para dicha inscripción, los certificados de existencia y representación legal no tienen una vigencia temporal específica. En consecuencia, mientras no se presenten otros actos y documentos que alteren las inscripciones previas, tales certificados corresponderán exactamente a lo que se encuentre inscrito. De acuerdo con lo anterior, se debe señalar que en caso de que se requiera conocer con plena certeza los actos y documentos inscritos en la cámara de comercio de una sociedad determinada, es necesario obtener certificados de existencia y representación legal recientemente expedidos por la cámara de comercio respectiva. (…)”. Disponible en: https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/Conceptos/0 9 COLOMBIA. REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL. https://entidades.rues.org.co/views/terms/