Actos realizados en contravención a las cláusulas del contrato social- alcances del artículo 185 y otros.

Ref: Actos realizados en contravención a las cláusulas del contrato social- alcances del artículo 185 y otros. Me refiero a su comunicación radicada con el número 2006-01-046979 mediante la cual en relación con una sociedad de responsabilidad limitada sujeta a la inspección de esta Entidad, formula los interrogantes que a continuación se resumen, para ser resueltos en el mismo orden, no sin antes poner de presente que los conceptos emitidos por este Despacho en cumplimiento del artículo 25 del C.C.A, son de carácter general y abstracto y como tal, antes que resolver situaciones particulares, procuran indicar las directrices normativas que aplican en las materias de su competencia. 1.Qué acciones puede adoptar un socio minoritario cuando el representante legal sin autorización de la junta de socios celebra contratos por montos superiores a los que le permiten los estatutos inscritos en el registro mercantil Al respecto es oportuno traer los apartes pertinentes del oficio 220-014429, del 6 de abril 2004, mediante el cual la Entidad se pronuncio entre otros sobre el tema objeto de su inquietud, sealando que la representación legal surge de una regla de derecho que impone a las personas jurídicas tener un representante, el que constituye un órgano de gestión externa, con poderes y facultades limitados o restringidos en los estatutos, presupuesto que determina el límite dentro del cual puede contratar y a partir del cual, sus actos generan directa y eficazmente efectos entre el tercero y la sociedad a contrario sensu, el acto o contrato no puede vincular al representado, sino al representante, vale decir, a la persona que en su nombre se hubiere obligado. Así lo confirma el doctor José Ignacio Narváez en su obra Teoría General de las Sociedades, editorial Temis, página 282, en el que afirma: los administradores son funcionarios de la sociedad con atribuciones y facultades consagradas en la ley y en los estatutos. Son agentes de la voluntad social y deben acatarla y cumplirla en cuanto se exprese dentro de los carriles legales. Su gestión debe adelantarla con diligencia, buena fe e inteligencia, dentro de las atribuciones y limitaciones estatutarias, para que no contraigan responsabilidad personal por los actos realizados y ordenados en nombre de la sociedad... En este sentido dispone el artículo 833 del Código de Comercio: Los negocios jurídicos propuestos o concluidos por el representante en nombre del representado, dentro del límite de sus poderes, producirán directamente efectos en relación con éste. La regla anterior no se aplicará a los negocios propuestos o celebrados por intermediario que carezca de facultad para representar. Ahora bien, es importante sealar que de acuerdo con la jurisprudencia, las restricciones estatutarias rigen no solamente para las relaciones entre la sociedad y su gerente, sino también para los terceros que con ella negocian, razón por la cual a éstos les asiste la obligación de verificar antes de contratar, el contenido del objeto social, como las facultades de los administradores, en orden a determinar si la sociedad está o no autorizada para celebrar el contrato de que se trata. Por consiguiente y amén de lo dispuesto en los artículos 99, 110 num 4, 196 num 2 y 306 del Código citado, se tiene que las sociedades solamente se obligan por las operaciones que correspondan a su objeto social y en esa medida, frente al representante legal existirá y será valido el negocio jurídico que se celebre con el lleno de los requisitos legales al efecto exigidos, pero no vinculará a la sociedad, en tanto exceda el límite de las facultades conferidas para obligarla. En tal virtud, los administradores responden por los perjuicios causados en los términos del artículo 200 idem, entre otros cuando ejecuten actos que contravengan las cláusulas del contrato social, hechos que le compete a la justicia ordinaria. 2.Está obligada la sociedad a informar a la superintendencia la fecha, hora y lugar de las reuniones de junta de socios en las que hayan de someterse a su consideración los estados financieros La respuesta es negativa a través de la Circular Externa No. 001 de 1993 proferida por esta Entidad, se precisaron entre otros los alcances de la disposición contenida en el artículo 183 del Código de Comercio y a partir de su vigencia, no es obligatorio para ninguna sociedad informar a ésta la fecha, hora y lugar en que deban celebrarse las reuniones del máximo órgano social, salvo que esta Superintendencia lo solicite en cada caso particular. 3.Una persona que firma todos los cheques de la compaía sin tener cargo ni contrato laboral puede representar a un socio en las reuniones de la junta de socios y votar en la aprobación de los estados financieros Dado que esta inquietud exige interpretar los alcances del artículo 185 del Código de Comercio, es pertinente transcribir algunos apartes del Oficio 220-61768 del 29 de junio de 1999, que expresa la opinión de este Despacho frente al tema, en tanto define quienes son los sujetos impedidos para representar en las reuniones del máximo órgano social, cuotas ajenas y para votar los balances y cuentas de fin de ejercicio. Tenemos como entonces, en el inciso segundo del citado artículo, se dispone una prohibición para los administradores y empleados de la sociedad, en el sentido de que no pueden participar en la votación de los Estados Financieros de la misma. Entendiendo para el caso de los administradores, aquellos que se encuentran comprendidos en el artículo 22 de la ley 222 de 1995, cuales son: El representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones y que a su vez sean asociados de la compaía. Es así como en esos eventos, la mayoría decisoria requerida para la aprobación de dichos estados, se integra con los asociados que en ese momento tengan la plena capacidad para votar, es decir, que no se predique respecto de ellos la prohibición contenida en el artículo 185 citado. Sobre los sujetos en quienes recae esa prohibición se ha precisado que ellos los administradores están impedidos entre otros para aprobar los balances y cuentas de fin de ejercicio y los de la liquidación, por la injerencia en los resultados que reflejan dichos estados financieros. Se trata según lo ha sostenido esta entidad, de una prohibición de ley que se funda en razones de carácter ético, cuyo sentido y efectos no es dable variar sin incurrir en ilegalidad, dado el carácter eminentemente imperativo de la norma Oficio 220-43454 del 12 de agosto de 1997 Se resalta. Ahora bien, no hay duda que el efecto buscado por el artículo 185 de la legislación mercantil, es lograr que los estados financieros no sean aprobados por las personas que participaron en una u otra forma en su preparación, buscando con ello que los administradores o empleados de la sociedad que están obligados a participar activamente en su elaboración no emitan su voto sobre unos documentos que ellos mismos ayudaron a elaborar. Es claro entonces que para participar en esa realización dentro de la organización de una sociedad, debe tenerse indiscutiblemente alguna injerencia en la organización interna de la compaía, que le permita a las personas acceder a determinada información económica, contable y financiera, como son entre otros, los denominados papeles de trabajo. No hay duda que dicha participación se da indiscutiblemente en el caso de los administradores, el contador y en las personas que teniendo la calidad de asociados en una compaía y que son a la vez empleados de la misma, participan por cuestiones de su trabajo en asuntos relacionados con estados financieros, como por ejemplo los auxiliares de contabilidad, los analistas financieros, analistas económicos, etc artículos 290 y 446 del Código de Comercio, 34, 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 y 19 del Decreto 2649, o en cualquiera otra que tenga incidencia en la gestión de la compaía. Es así como la prohibición que nos ocupa, debe predicarse, amén de los administradores, de los socios- empleados que por las actividades que llevan a cabo dentro de la compaía, pueden acceder u obtener información relacionada con la preparación del Balance de la compaía a la cual prestan sus servicios, o que por las funciones que desempean tengan injerencia en la gestión de la sociedad, máxime que respecto de ellos, sí se podrían predicar impedimentos de carácter ético, ya que tendrían simultáneamente la calidad de juez y parte. En los anteriores términos se espera haber absuelto su inquietud, no sin advertir antes que los alcances del concepto expresado se sujetan al artículo 25 del C.C.A.