reuniones presenciales y no presenciales.

ASUNTO: REUNIONES PRESENCIALES Y NO PRESENCIALES. Me refiero a su comunicación radicada por conducto de la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la cual con fines académicos consulta lo siguiente: .. A. Dispone la ley 222 de 1995 en su artículo 19 cuyo parágrafo fue eliminado por el decreto 19 de 2012 en su artículo 148 un mecanismo para que las sociedades mercantiles puedan realizar reuniones no presenciales de sus órganos colegiados, como es el caso de las Juntas Directivas, en los siguientes términos: ARTICULO 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. B. Dispone el decreto 19 de 2012 en su artículo 32 lo siguiente: ARTÍCULO 32. CONSEJOS Y JUNTAS DIRECTIVAS NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de los consejos o juntas directivas de las entidades que integran la Administración Pública o de los particulares que cumplan funciones públicas o recauden y administren recursos de origen público, cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último evento, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento de las reuniones surtidas dentro de un mismo ao calendario deben ser presenciales. A partir de lo anterior, presento ante Usted las siguientes inquietudes: 1. Para los efectos de las normas anteriores, las reuniones en donde en vez de una comunicación meramente telefónica se utiliza una videoconferencia en donde los partícipes que no están físicamente en el recinto no solo se comunican sino que además se ven a través de televisores o pantallas y a partir de ello deliberan y deciden o un sistema más avanzado como la telepresencia, se considera como una reunión presencial o se considera como una reunión no presencial 2. De acuerdo con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en su artículo 73.6, las Juntas Directivas de las entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera se deben reunir al menos una vez al mes, es decir que como mínimo debe haber 12 reuniones por ao. Para efectos del artículo 32, cuando las mismas administren recursos de origen público por ejemplo, CDTs o inversiones en carteras colectivas constituidos o abiertos por entidades públicas, El porcentaje mínimo de reuniones presenciales del 40 se calcula sobre esas 12 reuniones mínimas Es decir 5 reuniones por aproximación deben ser presenciales sin importar si haya otras reuniones presenciales o no presenciales durante el ao o El porcentaje se calcula sobre todas las reuniones que se van haciendo, de forma que si en el ao se han hecho 6 reuniones no presenciales se deben hacer o completar como mínimo en el ao 9 reuniones presenciales para mantener la proporción para un total de 15 reuniones presenciales y no presenciales 3. Se puede considerar como una reunión presencial una en donde todos los miembros estén presentes físicamente salvo uno, pero ese que no está presente físicamente no delibera ni decide sino solo escucha los debates y reuniones de la reunión sin participación alguna 4. Se puede considerar como una reunión presencial una en donde todos los miembros estén presentes físicamente salvo uno, pero ese que no está presente físicamente solo delibera más no decide en la reunión Para responder las preguntas propuestas, es preciso tener en cuenta las reglas que rigen la conformación y funcionamiento de las reuniones de asambleas de accionistas o juntas de socios y de juntas directivas, previstas en el Código de Comercio y de la Ley 222 de 1995, así: Artículo 426: La asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicado en la convocatoria. No obstante, podrá reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas. Artículo 182: En la convocatoria para las reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea, podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado. La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados Artículo 184 modificado por el artículo 18 de la ley 222 de 1995. Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien este puede sustituirlo, si el del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se sealen en los estatutos. Los poderes otorgados en el exterior solo requerirán las formalidades aquí previstas Artículo 186 Las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. Con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de socios se celebrarán de conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429. La negrilla no es del texto Artículo 437. La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipulare un quórum superior. la negrilla no es del texto ARTICULO 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. La negrilla no es del texto. ARTICULO 20. OTRO MECANISMO PARA LA TOMA DE DECISIONES. Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida. El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto. ARTICULO 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros . PARAGRAFO. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20 cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí sealado. De las precitadas normas se desprende lo siguiente: 1. Para que las reuniones del máximo órgano Social, sean presenciales, los socios deben concurrir directamente o por conducto de un apoderado, quien debe tener un poder otorgado por escrito en los términos previstos por el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la ley 222 de 1995. En el caso de los integrantes de la Junta Directiva, deben hacerse presentes física y personalmente, conforme al artículo 437 del Código de Comercio. 2. Con el fin de facilitar el desenvolvimiento de los negocios sociales, el legislador creó las reuniones no presenciales, mediante la ley 222 de 1995, para el efecto, estableció la posibilidad de deliberar y adoptar decisiones sin tener que desplazarse al lugar del domicilio social yo a otros sitios de encuentro, siempre que se cumplan las condiciones previstas por el artículo 19, ibídem. Vale decir, que, de acuerdo con la ley, cuandoquiera que cualquiera o todos los participantes que integran la totalidad, de la junta de socios, asamblea o junta directiva, esté presente virtualmente en la reunión por la vía de algún instrumento tecnológico, la naturaleza de la reunión será no presencial. 3. Cuando la mayor parte de los socios están presentes y otro de los socios está conectado por los mecanismos de comunicación virtual, sea telefónico o a través de internet, el socio está presente en la reunión por los mecanismos indicados. Ahora bien, así el socio se abstenga de votar y haga parte de las deliberaciones, se considera presente y haciendo parte de la unanimidad requerida para la reunión. En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, pero se advierte que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.