220-81634, 18 de diciembre de 2003 Manejo administrativo y contable de los aportes de capital.

Ref: Manejo administrativo y contable de los aportes de capital. Se recibió su comunicación radicada con el número 2003-01-189742, mediante la cual solicita que se le informe cual es el manejo administrativo y contable, que se debe dar a los aportes en una sociedad anónima cuando estos son: 1. Pagados en dinero en efectivo. 2. Pagados en cheque. 3. A nombre de quien debe estar girado el cheque. 4. Que valor legal tienen estos aportes si el cheque no es consignado, por cuando carece de fecha. Al respecto, mediante memorando N 220-317 del 21 de noviembre de 2003, el Grupo de Estudios e Investigación Contable, acerca del manejo contable puntos 1 y 2 que se debe dar a los aportes en efectivo en una sociedad anónima, manifestó lo siguiente: 1. El artículo 376 del Código de Comercio dispone que al constituirse la sociedad deberá suscribirse no menos del cincuenta por ciento del capital autorizado y pagarse no menos de la tercera parte del valor de cada acción de capital que se suscriba. 2. El artículo 83 del Decreto 2649 de 1993 por el cual se expidieron las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, dispone que el capital representa los aportes efectuados al ente económico en dinero, en industria o en especie, con el ánimo de proveer recursos para la actividad empresarial que, además, sirvan de garantía para los acreedores. Concordante con lo anterior, el Plan Único de Cuentas para Comerciantes Decreto 2650 de 1993, y sus modificatorios, estableció las siguientes cuentas para el caso que nos ocupa: 1105 - CAJA, registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata. El grupo 31 - CAPITAL SOCIAL, en su dinámica describe que comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, compaías o apartantes, ponen a disposición del ente económico mediante cuotas, acciones, monto asignado o valor aportado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de constitución o reformas, suscripción de acciones según el tipo de sociedad, asociación o negocio, con el lleno de los requisitos legales. Para el caso de las compaías por acciones, estará constituido por: El capital autorizado, que es la suma fijada en la escritura pública de constitución o reformas. El capital por suscribir, que lo conforma el capital autorizado menos el valor de las acciones suscritas. El capital suscrito por cobrar, que corresponde al valor pendiente de pago por parte de los accionistas en la suscripción de las respectivas acciones. En cuentas auxiliares se registrarán por separado cada clase de aportes según los derechos que confieran. La cuenta 3105 - CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO, registra el ingreso real al patrimonio del ente económico, de los aportes efectuados por los accionistas, y corresponde al valor neto de las subcuentas 310505 -Capital Autorizado-, 310510 -Capital por Suscribir DB- y 310515 -Capital Suscrito por Cobrar DB-. De lo anterior, y para el caso de las sociedades anónimas, ya sea en efectivo o en cheque el registro contable para la sociedad, es el siguiente: DÉBITO CAJA - Subcuenta 110505 XXXXXXXXXX CRÉDITO CAPITAL POR SUSCRIBIR - Subcuenta 310515 XXXXXXXXX En cuanto al manejo administrativo del capital aportado, es claro de acuerdo con el citado artículo 83 del Decreto 2649 de 1993, que los recursos provenientes del pago del aporte, corresponden a capital de trabajo, presupuesto del que se deriva que su finalidad es la de servir de herramienta para realizar la actividad o empresa social en los términos previstos en su objeto social. En este sentido, el título correspondiente a los aportes entregados en cheque, debe ser girado a nombre de la sociedad en cuanto a la ausencia de la fecha, quien lo recibe, podrá sealar aquella que corresponda a la del momento de su entrega, a fin de hacer efectivo su pago a través de la respectiva consignación en la cuenta bancaria de la sociedad, pues éste título valor, por ser un instrumento de pago, debe ser pagado a la vista, así lo establece el artículo 717 del Código de Comercio, cuando dispone: El cheque será siempre pagadero a la vista. Cualquier anotación en contrario se tendrá por no puesta. El cheque postdatado será pagadero a su presentación. En los anteriores términos considero haber atendido su inquietud, no sin antes advertirle que este pronunciamiento tiene los efectos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.