Viabilidad de emplear el sitio WEB.

Ref: Viabilidad de emplear el sitio WEB. Me refiero a su comunicación radicada con el No.2005-01-177191, mediante la cual consulta la opinión de esta Entidad en torno a la posibilidad de que una sociedad utilice el sitio WEB para diversos propósitos que ataen con sus socios o accionistas, aspecto que ha de analizarse bajo la perspectiva de las reglas que en cada caso aplican a la luz de la legislación mercantil. - En primer lugar se cuestiona si es posible emplear ese medio para convocar la asamblea general de accionistas, cuando esté previsto en los estatutos así como para comunicarse con sus socios. Sobre el particular se tiene que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 182 y 424 del Código de Comercio, la convocatoria en términos generales, es la citación que se hace a los asociados para que ejerzan su derecho a concurrir o hacerse representar en las reuniones que haya de celebrar el máximo órgano social, cuyos requisitos son: 1. Que se realice por quienes estén legal o estatutariamente facultados para el efecto 2. que el aviso se efectúe a través del medio estipulado en los estatutos o, en su defecto, por aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio de la compaía, el cual ha de indicar el lugar, el día, la hora y el temario de la reunión y 3. que se efectúe con la anticipación sealada en los estatutos, o en silencio de éstos, en la ley, esto es, con no menos de quince días hábiles para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio y, cinco días comunes en los demás casos. Por consiguiente, si es claro que la misma ley de manera expresa deja a entera discreción de las partes la determinación del mecanismo de comunicación que a bien tengan estipular para efectuar la respectiva citación, con la única condición de que ésta reúna los requisitos que se exigen para que cumpla su finalidad y por ende surta los efectos legales, nada obstaría en concepto de este Despacho para que se utilice con ese fin el sitio WEB de la sociedad, siempre que así esté previsto en sus estatutos, en el entendido que se trata de un medio electrónico de información virtual con las mismas características del medio real, que tiene la funcionalidad idónea para ser consultado por todos los usuarios de internet, lo que con mayor razón puede decirse respecto de otros asuntos que la sociedad pretenda comunicar a sus socios. En esos casos, habrá de dejarse prueba de la citación o la información que se surta, cuya valoración de ser pertinente, se sujetará entre otros a las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas concordantes. - En segundo lugar, pregunta si es posible que los accionistas hagan valer por ese medio su derecho de inspección. A este respecto, es negativa la respuesta que se impone, pues como en el supuesto anterior, es categórica la ley, al advertir en las diferentes disposiciones artículos 369 y 447 del C. de Cio., en concordancia con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 que el derecho de inspección, consiste en la facultad conferida a los socios para examinar directamente o a través de las personas que para ese fin designen, los libros y papeles de la sociedad, derecho que será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la misma, durante el término que corresponda según el tipo societario de que se trate, lo que de suyo implica que no es posible para ese efecto utilizar recursos tecnológicos como la página WEB , toda vez que es imperativa y por tanto insustituible la obligación de la sociedad de poner físicamente a disposición de los asociados para su examen, los documentos taxativamente indicados, en el lugar igualmente sealado, so pena de las sanciones a que hubiere lugar para los administradores o el revisor fiscal, según lo dispuesto en el inciso tercero, artículo 48 de la mencionada ley 222 de 1995. En los anteriores términos se espera haber absuelto su inquietud, advirtiendo que los alcances del concepto expresado se sujetan al artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.