Algunas Consideraciones Frente A Las Reuniones No Presenciales

ASUNTO: ALGUNAS CONSIDERACIONES FRENTE A LAS REUNIONES NO PRESENCIALES. Me remito a la comunicación radicada en esta Entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre las siguientes inquietudes: En el mes de marzo ustedes emitieron dos resoluciones respecto al tema de la realización de las asambleas en ocasión al estado de emergencia sanitaria, el cual va hasta el 30 de agosto de 2020. En las resoluciones sugirieron como una de las alternativas, la posibilidad de realizar la reunión en forma mixta, es decir alternando la virtualidad y la presencialidad. La inquietud nace sobre la presencialidad: Es posible reunir más de 10 personas en forma presencial para la realización de la reunión Previamente a atender su inquietud debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta oficina no se referirá específicamente al mismo no obstante, atendiendo el derecho del consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán algunas consideraciones generales sobre el mismo. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Ley 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Bajo esa premisa, este Despacho se permite resolver su inquietud, con base en las siguientes consideraciones: Con ocasión de la declaratoria de emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, el gobierno nacional expidió una serie de disposiciones destinadas a la prevención y contención de la epidemia, entre las cuales se encuentra el Decreto 398 de 2020, el cual busca regular la realización de reuniones no presenciales, con el fin de evitar aglomeraciones. A su vez, esta Superintendencia, a través de la circular externa 100-000002 del 17 de marzo de 2020, con base en lo dispuesto por el Decreto 398 de 2020, estableció las recomendaciones e instrucciones para el desarrollo de dichas reuniones y sealó: No obstante, debido a la emergencia sanitaria declarada y a la importancia de adoptar medidas de prevención de la propagación del COVID-19, resulta pertinente mencionar que el ordenamiento jurídico colombiano tiene previstas alternativas a las reuniones presenciales1, en particular las sealadas en los artículos 19 de la Ley 222 de 1995 y 19 de la Ley 1258 de 2008, de forma que las sociedades podrían, si así lo prefieren y sus circunstancias lo permiten, realizar reuniones no presenciales de sus árganos colegiados. Adicionalmente, en este contexto particular en el que la salud pública resulta un asunto de interés nacional, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, mediante el cual precisa y da alcance sobre la forma en que se pueden adelantar reuniones no presenciales en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995. En ese sentido, los socios y administradores de sociedades supervisadas por esta entidad deberán atender a lo que allí se dispone para evitar, en lo posible, que el desarrollo de las reuniones de los órganos sociales implique desplazamientos y aglomeraciones que puedan servir de factores para la propagación del COVID - 19, a la vez que deberán dar estricto cumplimiento a las restricciones dadas por las autoridades nacionales y locales en materia de reuniones y sus aforos. Subrayado fuera del texto Así las cosas, la Circular expedida por esta Superintendencia, dispone que se deberán evitar, en lo posible, reuniones de los órganos sociales que impliquen desplazamientos y aglomeraciones que puedan contribuir con la propagación del Coronavirus COVID-19, y que los supervisados deberán cumplir con las restricciones emitidas por las autoridades, relacionadas con las reuniones y aforos. 1 De forma adicional a este tipo especial de reuniones, el art. 20 de la Ley 222 de 1995 admite la posibilidad de tomar decisiones por escrito. Comoquiera que el punto objeto de análisis se concreta en determinar si es posible la celebración de reuniones mixtas, en las cuales de manera presencial se reúnan más de 10 personas, cabe sealar que el Decreto 398 de 2020 no lo prohíbe de manera expresa sin embargo, en las consideraciones del mismo se establece que su finalidad es evitar la congregación de personas en las reuniones. De esta manera, se sugiere revisar las restricciones emitidas por las autoridades nacionales y locales en materia de reuniones y sus aforos, aplicables al lugar donde se llevará a cabo la reunión, con el fin de validar la posibilidad de que se reúnan de manera presencial más de 10 personas. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo a que alude el Ley 491 del 28 de marzo de 2020 y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes sealar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.