Reconstrucción De Libros

ASUNTO: RECONSTRUCCIÓN DE LIBROS Me refiero a su comunicación radicada en ésta Entidad con el número de la referencia, por medio de la cual realiza la siguiente consulta: Una sociedad por Acciones Simplificada que se liquidó Liquidación voluntaria y canceló su matrícula mercantil en el ao 2019, a finales de 2020 extravió los libros de actas de asamblea de accionistas y libro de accionistas. Teniendo en cuenta que al estar cancelada la matricula mercantil, no es posible proceder a la inscripción de nuevos libros con el fin de realizar la reconstrucción de los mismos, y que a un no ha transcurrido el término de cinco 5 aos, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. En estos términos: 1. Cuál es el trámite procedente para la reconstrucción de los libros societarios extraviados 2. De no ser procedente la reconstrucción de estos libros a que sanciones se vería expuesta la sociedad y su representante legal liquidador 3. Es válida la reconstrucción de los libros sin previa inscripción ante registro mercantil SIC. Al respecto, es pertinente tener en cuenta que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020. En consecuencia, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta Oficina no se referirá específicamente al mismo no obstante, atendiendo el derecho del consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán algunas consideraciones generales sobre el asunto. Los numerales 1 y 2 del artículo 19, el numeral 7 del artículo 28 y el numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, sealan como obligaciones del comerciante matricularse en el registro Mercantil e inscribir en el mismo todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad. Ahora bien, es necesario tener en cuenta que la cancelación de la matricula mercantil de una sociedad comercial se da cuando el ente societario fue liquidado y se ha inscrito la cuenta final de liquidación, momento a partir del cual la sociedad desaparece como persona jurídica para todos los efectos a que haya lugar. De otra parte, en lo atinente con la conservación, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros societarios, debemos recurrir al Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, Anexo 6, Título III, artículos 17 y 18 que a la letra sealan: ARTÍCULO. 17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco 5 aos, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. ARTÍCULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis 6 meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición. El resaltado es nuestro. Es preciso tener en cuenta que la conservación de los libros por parte del liquidador por el término de cinco 5 aos contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, va aparejado con lo dispuesto en el artículo 256 del Código de Comercio, donde se consagra que las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco aos a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación. Ubicados en el escenario anterior, éste Despacho procede a responder sus inquietudes de la siguiente forma: 1. Cuál es el trámite procedente para la reconstrucción de los libros societarios extraviados En el evento en que se presente el extravió de los libros, el liquidador debe proceder a la reconstrucción de los mismos dentro de los seis 6 meses siguientes a la pérdida de éstos, en los términos del sealado artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019. 2 De no ser procedente la reconstrucción de estos libros a que sanciones se vería expuesta la sociedad y su representante legal liquidador Es claro que el liquidador tiene la obligación de conservar los libros y papeles de la sociedad liquidada por un término de cinco 5 aos, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación Decreto 2270 de 2019, Anexo 6, Título III, artículo 17. Por lo anterior, de extraviarse los libros societarios de la persona jurídica liquidada y no poderse adelantar la reconstrucción de éstos en los términos sealados en el artículo 18 citado, dicha situación podría constituir una posible conducta negligente del liquidador por no guardar la debida diligencia para la custodia y conservación los libros, situación que habrá de analizarse en cada caso concreto. 3 Es válida la reconstrucción de los libros sin previa inscripción ante registro mercantil Partiendo de la base que la sociedad ya fue liquidada y por ende desapareció del mundo jurídico, es obvio que carece de matrícula mercantil. Por tanto, en el evento de que los libros se extravíen y se proceda a su reconstrucción, bajo una óptica diáfana, no podrían registrarse ante la Cámara de Comercio a nombre de un ente societario que ya no existe. Ahora bien, consideramos que lo anterior no es óbice para la reconstrucción de los libros, pues la historia, los hechos jurídicos, económicos y administrativos ocurridos durante la vigencia de la sociedad, no desaparecen simple y llanamente por no poderse inscribir los mismos en el registro mercantil. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.