LOS PAPELES DE TRABAJO DEL CONTADOR SE ENCUENTRAN SUJETOS A RESERVA Y NO SON OBJETO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN POR PARTE DE LOS SOCIOS.

OFICIO 220-030710 DE 15 DE ABRIL DE 2008 REF.: LOS PAPELES DE TRABAJO DEL CONTADOR SE ENCUENTRAN SUJETOS A RESERVA Y NO SON OBJETO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN POR PARTE DE LOS SOCIOS. Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2008-01- 038293, mediante el cual consulta si “…Los papeles de trabajo que son documentos internos de las entidades, que no están catalogados dentro del artículo 446 del Código de Comercio, y que no son soporte de los registros contables se deben entregar dentro del proceso de inspección de las sociedades por parte de los socios”. Sobre el particular, vale la pena comentar que el derecho de inspección se encuentra consagrado, entre otros, en los artículos 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1995, el cual faculta a los asociados para examinar directamente o mediante delegado los libros y documentos de la sociedad a efecto de que puedan conocer la situación financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes. Este derecho, desde luego, no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo que atente contra la buena marcha de la empresa, como tampoco extenderse, según las voces del artículo 48 citado, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. De un análisis del artículo 379 del Código de Comercio alusivo al derecho de inspección de los accionistas, realizado por el Tribunal Superior de Medellín según sentencia del 12 de febrero de 1.996, éste expresó: "...La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal señalada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, la tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal (la asamblea general, por ejemplo) La norma también determina los documentos sobre los cuales versa la facultad, que no son otros que los libros y papeles sociales que permitan obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio. Como lo explica el juzgado en la sentencia impugnada y lo confirma la doctrina citada (nacional y externa) el derecho objeto de estudio debe entenderse como una excepción a la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, pero con la limitación temporal que antes se explicaba y circunscrita a los libros y papeles sociales íntimamente conexos con el balance de fin de ejercicio de la compañía. (...) La facultad que el art. 379 núm. 4. reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo. De manera que por fuera de ese derecho queden todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 15 inciso final de la nueva Constitución Política." Ahora, en lo que respecta a su consulta, se entiende por papeles de trabajo, los soportes elaborados por el contador, mediante los cuales éste deja constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional y que permiten evidenciar el cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas, los cuales, como claramente lo expresa tal norma, se encuentran sujetos a reserva. Es así como los define el artículo 9° de la Ley 43 de 1990: “Artículo 9o. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.”. De lo expuesto, puede concluirse, de una parte, que el derecho de inspección no es un derecho absoluto, en tanto que su objeto se limita a los libros y papeles sociales que permitan al socio obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio; y de otra, que dentro de los documentos que pueden ser examinados por los socios no se encuentran los papeles de trabajo del contador, los cuales, según la ley, son documentos para uso exclusivo de quien los preparó, es decir, tienen carácter reservado. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance del pronunciamiento, es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso administrativo.