Derecho De Inspeccion En Una Sociedad Limitada

ASUNTO: DERECHO DE INSPECCION EN UNA SOCIEDAD LIMITADA. Me refiero a su escrito radicado con el número 2014- 01- 400992, mediante el cual, previa las consideraciones allí expuestas, formula a esta Entidad una consulta relacionada con el derecho de inspección en una sociedad limitada, en los siguientes términos: 1.- Qué se debe hacer respecto al derecho de inspección de un socio en una compaía limitada, que ejerce como representante legal de una empresa competidora y que además el socio en cuestión fue representante legal de esta compaía. 2.- Cuáles son las acciones a seguir por parte de la empresa ACUATECNICA LTDA., en cuanto al derecho de inspección y para ejercer nuestro derecho en un mercado abierto libre pero protegido ante la posible competencia desleal de este individuo. Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones jurídicas, a la luz del Código de Comercio: i De conformidad con lo dispuesto en el artículo 369 ibídem, Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compaía. El llamado es nuestro. ii Del estudio de la norma antes transcripta se desprende los siguientes aspectos: i que los socios de una sociedad de responsabilidad limitada pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo, es decir, en el momento en que el asociado así lo considere conveniente, lo cual significa que dicho derecho no está circunscrito a ningún período o lapso determinado como ocurre en las sociedades anónimas ii que este derecho puede ser ejercido directamente o por un representante, esto es, que al titular del derecho es a quien le corresponde determinar si hace uso del mismo personalmente o, por el contrario, designa una persona para tal fin y iii que el examen lo puede hacer sobre los libros y documentos de la compaía. iii Como se puede apreciar, el legislador no reglamento la forma como se debía ejercer el aludido derecho, v. gr., que la manifestación para hacer uso del mismo deba hacerse por escrito que éste sea presentado con determinada antelación que se debe indicar los documentos que van a ser consultados, etc., simplemente estableció unas pautas generales para el ejercicio de aquel. Lo anterior, no obsta para que los asociados deban someterse a las pautas que en este tipo sociedades se fijen en orden a permitir el derecho de inspección, pues, como es sabido, éste no puede convertirse en un hecho perturbador del funcionamiento de la compaía, ni mucho menos en un obstáculo que dificulte el ejercicio de este derecho a los demás asociados. iv Sin embargo, es de observarse que el derecho de inspección no tiene el carácter de absoluto e ilimitado, pues, de una parte, este derecho no puede convertirse en un obstáculo para la buena marcha de la empresa, y de otra, porque en ningún caso este derecho se puede extender a documentos que versen sobre secretos industriales o a datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad inciso primero del artículo 48 de la Ley 222 de 1995. iv Ahora bien, al tenor de lo dispuesto en el artículo 66 op. Cit., El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente la subraya por fuera del texto original, norma aplicable por analogía al examen de los documentos. v Del análisis de la preceptiva antes citada, se colige, de un lado, que el examen de los libros y papeles del comerciante, para el caso que nos ocupa, los libros y documentos de la sociedad de responsabilidad limitada, debe llevarse a cabo en el domicilio principal de ésta, incluido el derecho de inspección que le asiste a sus asociados, y de otro, que dicho examen debe hacerse con la presencia del comerciante o de la persona que lo represente, esto es, tratándose de una sociedad comercial, del representante legal o de la persona que este delegue pata tal efecto, esto último, a juicio de esta entidad, con el fin de evitar que se sustraigan documentos o verificar que la entrega de los mismos se haga de conformidad con los que fueron puestos a disposición del asociado s. vi El hecho que no esté el contador de la compaía ni el representante legal, o no se sepa donde están los libros y documentos de la misma, no es óbice para que dicho representante pueda permitir a los asociados el ejercicio del derecho de inspección sobre aquellos, pues, tal como quedó demostrado, el derecho de inspección debe ser ejercido única y exclusivamente en el lugar donde funcionen las oficinas de administración del domicilio principal de la sociedad, y en tal virtud, el gerente de la sociedad, no puede sustraerse a la obligación de poner a disposición de los interesados los documentos sociales respectivos, so pena de hacerse acreedor a la sanción prevista en la ley. vii No obstante lo anterior, es de advertir que es deber de los administradores tener a disposición de los asociados en forma permanente los libros y demás documentos que seale la ley, en otras palabras, dicha información debe encontrarse disponible al momento en que cualquiera de ellos acuda a las oficinas de la sociedad para su inspección. En todo caso, y en el evento de que la administración tenga que ubicar los documentos que no hayan sido suministrados, la búsqueda de los mismos debe adelantarse de manera diligente, procurando siempre dar un trato equitativo a todos los socios y respectar el ejercicio del derecho de inspección a los mismos numeral 6. del artículo 23 de la Ley 222 de 1995. viii El inciso tercero del artículo 48 ídem, seala que Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente. Se subraya. ix Del análisis del inciso en mención, se concluye claramente que cuando los administradores impidan el ejercicio del derecho de inspección incurrirán en causal de remoción, medida que hará efectiva la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, previa verificación de tal hecho a través de una investigación administrativa, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no impide que se impongan las sanciones que de carácter pecuniario autorizada en la ley para quienes violen las disposiciones legales o estatuarias o incumplan las órdenes impartidas por la Superintendencia de Sociedades numeral 29, artículo 2 del Decreto 1080 de 1996. x De otra parte, se anota que de acuerdo con lo sealado en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En cumplimiento de su función los administradores deberán: ... 7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés general o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad. De conformidad con el mandato contenido en la disposición transcrita, los administradores del ente societario deberán abstenerse de participar directamente o por intermedio de terceros, en su interés o en el de otras personas, en actividades que impliquen competencia con la sociedad, salvo que exista autorización expresa de la junta de socios o la asamblea general de accionistas. En efecto, son actos de competencia aquellos que implican una concurrencia entre el ente societario y el administrador, o un tercero en favor del cual éste tenga la vocación de actuar, toda vez que cada uno de ellos persigue la obtención de un mismo resultado, tal como ocurre cuando varios pretenden la adquisición de unos productos o servicios, el posicionamiento en un mercado al que ellos concurren. Llama la atención del Despacho, el hecho de que dicha disposición legal prohíbe a las autoridades que participen en actividades que impliquen competencia con la sociedad, sin calificar la forma como se desarrolle esa competencia es decir sin precisar si es competencia desleal o competencia ilícita, porque para estos efectos lo que trasciende es el hecho de competir y nada más. En consecuencia, no puede el administrador argumentar en su favor que los actos de competencia no tienen el calificativo de desleales, pues tal condición no fue prevista por la ley. A fin de determinar si existen o no actos de competencia, será necesario establecer cuáles son las actividades que constituyen el objeto social de la compaía, cuáles son las líneas de productos o servicios, cual es el mercado al cual se encuentran dirigidos, cual es el ámbito de acción territorial, etc. La participación puede ser directa, cuando el administrador personalmente realiza los actos de competencia o, indirecta, cuando el administrador a través de un tercero desarrolla la actividad de competencia, sin que sea evidente o notoria su presencia. xi Finalmente, se observa que el Régimen de Competencia contempla los actos de Competencia Desleal establecidos en la Ley 256 de 1996 que afecten o tengan impacto en el mercado: Actos de desviación de la clientela, Actos de desorganización, Actos de confusión, Actos de engao, Actos de descrédito, Actos de comparación, Actos de imitación, Explotación de la reputación ajena, Violación de secretos, Inducción a la ruptura contractual, Violación de normas y Pactos desleales de exclusividad. Contra los actos de competencia desleal, le asiste a quienes se consideren afectados, el derecho de ejercer las acciones previstas en el artículo 20 de la Ley 256 de 1996, cuyo conocimiento compete a los jueces civiles del circuito o a la Superintendencia de Industria y Comercio, siempre que no se haya iniciado la misma acción de competencia desleal, por los mismos hechos y contra la misma persona, ante autoridad judicial distinta a esta Superintendencia, de acuerdo con los artículos 143, 144 y 147 de la Ley 446 de 1998. Estas acciones las decide la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de funciones jurisdiccionales y a través de ellas se busca la declaratoria de deslealtad de los actos acusados, la suspensión de los mismos o la remoción de sus efectos. Adicionalmente, permiten una reparación económica, a través de la pretensión de indemnización de perjuicios. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, no sin antes advertir que la misma tiene el alcance del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.