Sistema De Autocontrol Y Gestión Del Riesgo De La/Ft, Sagrlaft – Identificación De Contrapartes En Listas Vinculantes Para Colombia Y En Otras Bases De Datos.

ASUNTO: SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAFT, SAGRLAFT IDENTIFICACIÓN DE CONTRAPARTES EN LISTAS VINCULANTES PARA COLOMBIA Y EN OTRAS BASES DE DATOS. Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se indica en la referencia mediante el cual, a propósito del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LAFT, SAGRLAFT, presenta algunas inquietudes relacionadas con el proceso de debida diligencia de conocimiento de las contrapartes en listas y bases de datos, conforme a lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia. Previamente a atender su inquietud debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Advertido lo anterior, esta Oficina se permite efectuar las siguientes consideraciones previamente a dar respuesta a sus interrogantes: Si bien el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LAFT, SAGRLAFT, tal como lo concibe esta Superintendencia en su Circular Básica Jurídica, debe disearse según las condiciones específicas y propias de cada compaía obligada a adoptarlo1, un factor forzoso y coincidente en todos los sistemas es la búsqueda de la plena identificación del beneficiario final, real yo controlante de sus 1 Superintendencia de Sociedades, Circular 100-000005 de 2017, Numeral 4, Capítulo X. contrapartes, para lo cual las empresas del sector real deben, como mínimo, contar con la información sobre su nombre e identificación. Es así como, en cuanto al análisis que debe efectuarse a través del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LAFT, SAGRLAFT, en lo que corresponde a las operaciones, negocios y contratos a celebrarse por parte de la empresa obligada2, dicha circular propone como riesgoso el contratar con personas naturales o jurídicas que no se encuentren plenamente identificadas, situación de más, para plantear la necesidad de que tal individualización básica, devenga del conocimiento del nombrerazón social y del número de identificación del cliente. También dicha circular supedita la debida diligencia al conocimiento de clientes y proveedores respecto de quienes, como mínimo, debe conocerse su nombrerazón social e identificación para elaborar una base de datos propia con base en la cual adelantar gestiones posteriores para su seguimiento3. Así las cosas, según lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, las empresas obligadas deben desplegar todas las actividades para lograr conocer en debida forma a las Contrapartes y sus Beneficiarios Finales, haciendo uso de herramientas tales como las listas vinculantes para Colombia, como es el caso de las listas emitidas mediante resoluciones del Consejo de Seguridad de la ONU, las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas, entre otras herramientas que resulten eficaces para el efecto. Al respecto, es preciso aclarar que las listas vinculantes resultan en bases de datos vinculantes bajo la legislación colombiana artículo 20 de la Ley 1121 de 2006, que recogen información de personas naturales y jurídicas relacionadas con LAFT. Expuesto lo anterior, se dará respuesta a las inquietudes planteadas en su escrito: 1. Es posible omitir los nombres de los clientes y demás contrapartes dentro de los procesos de verificación en listas y bases de datos que realizan los oficiales de cumplimiento, y limitar dichas verificaciones únicamente al documento de identidad Esta Oficina considera que no es suficiente, dentro del proceso de conocimiento del cliente y demás contrapartes, limitar las búsquedas en listas vinculantes y demás bases de datos al documento de identidad. 2 Superintendencia de Sociedades, Circular 100-000005 de 2017, Subliteral i., Literal D, Numeral 7, Capítulo X. 3 Superintendencia de Sociedades, Circular 100-000005 de 2017, Subliterales a y b, Literal D, Numeral 7, Capítulo X. 2. Existe algún riesgo para aquellas empresas que limiten la verificación de sus contrapartes en listas únicamente al documento de identidad Si. En el caso expuesto la empresa obligada puede resultar siendo utilizada como instrumento para el lavado de activos o la financiación del terrorismo lo cual, consecuencialmente, le genera riesgos como la reputación ante terceros, legal en razón a las sanciones penales y administrativas derivadas de la conducta, entre otros. 3. El nombre de las contrapartes es o no un elemento relevante dentro de los procesos de conocimiento y debida diligencia Así como el número de su identificación, el nombre completo de la contraparte y los demás elementos que permitan individualizarlo, resultan relevantes en aras de agotar los criterios de búsqueda de información que permitan adelantar diligentemente el proceso de su conocimiento. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.