SAGRILAFT - DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA.

OFICIO 220-239921 DEL 15 DE DICIEMBRE DE 2021 ASUNTO: SAGRILAFT - DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula la siguiente consulta relacionada con la Circular Externa 100-000015 de 2021: “(…) 1. ¿es obligatoria la realización de debida diligencia intensificada cuando alguna de mis contrapartes (asociados cercanos) tenga como administradores, accionistas, controlantes o gestores alguna persona que ostente la calidad de PEP? 2. En caso que sí sea obligatoria la realización de la debida diligencia a los administradores, accionistas, controlantes o gestores de mis contrapartes (asociados cercanos) ¿cuál es el alcance de esta debida diligencia intensificada? Además de la búsqueda en listas vinculantes y la adopción de medidas razonables para identificar el origen de sus recursos ¿qué otras actividades pueden ser consideradas para realizar esta debida diligencia intensificada?” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Con el alcance indicado, este Despacho procede a dar respuesta a la consulta en los siguientes términos: 2/4 El numeral 5.3.2. del capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, establece lo siguiente: “5.3.2. Debida Diligencia Intensificada El proceso de Debida Diligencia Intensificada implica un conocimiento avanzando de la Contraparte y su Beneficiario Final, así como del origen de los Activos que se reciben, que incluye actividades adicionales a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia. Estos procedimientos deben: (A) aplicarse a aquellas Contrapartes y sus Beneficiarios Finales que (i) la Empresa Obligada considere que representan un mayor riesgo; (ii) sean identificadas como PEP; y (iii) se encuentren ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo; y (B) ser aplicados por todas las Empresas Obligadas que desarrollen actividades con Activos Virtuales, establecidas en los numerales 4.2.6. y 4.2.8., sobre las Contrapartes de estas operaciones, los Activos Virtuales y sus intermediarios. Respecto de los procesos para el conocimiento de PEP, estos implican una Debida Diligencia Intensificada, pues deben ser más estrictos y exigir mayores controles. El SAGRILAFT debe contener mecanismos y establecer las Medidas Razonables que permitan identificar que una Contraparte o su Beneficiario Final detentan la calidad de PEP. La Debida Diligencia Intensificada a los PEP se extenderán a (i) los cónyuges o compañeros permanentes del PEP; (ii) los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil; (iii) los asociados Cercanos. Además de las medidas comunes de procedimiento de conocimiento de la Contraparte, las Empresas Obligadas en el proceso de Debida Diligencia Intensificada deben: (i) obtener la aprobación de la instancia o empleado de jerarquía superior para la vinculación o para continuar con la relación contractual; (ii) adoptar Medidas Razonables para establecer el origen de los recursos; y (iii) realizar un monitoreo continúo e intensificado de la relación contractual. (Subrayado fuera del texto). (…)”1 Conforme a lo anterior, queda demostrado que cuando la contraparte es identificada como PEP, es menester que la empresa obligada2 aplique la Debida Diligencia Intensificada. Por otro lado, cuando se hace referencia a los asociados cercanos, la circular es clara al indicar que dicho concepto es el que se encuentra plasmado en el 1 Circular Externa 100-000015 del 24 de septiembre de 2021. 5.3.2. Debida Diligencia Intensificada. Disponible en:https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100- 000015_de_24_de_septiembre_de_2021.pdf 2 Empresa Obligada: es la Empresa que debe dar cumplimiento a lo previsto en el Capítulo X de la circular externa 100- 000016 del 24 de diciembre de 2020 y que se encuentran listadas en el numeral 4 de dicho capítulo. 3/4 Decreto 1081 de 2015; por tal motivo, se hace necesario transcribir el artículo 2.1.4.2.10. del citado decreto: “ARTÍCULO 2.1.4.2.10. Asociados cercanos. Adicionado por el Art. 5 del Decreto 830 de 2021. Se entenderá por asociados cercanos a las personas jurídicas que tengan como administradores, accionistas, controlantes o gestores alguno de los PEP enlistados en el artículo 2.1.4.2.3., o que hayan constituido patrimonios autónomos o fiducias en beneficio de éstos, o con quienes se mantengan relaciones comerciales, a quienes se les aplicará la debida diligencia de acuerdo con la normatividad vigente.” (Subrayado fuera del texto).3 Con base en lo expuesto, es preciso señalar que cuando se detecte que la contraparte ostenta la calidad de PEP, automáticamente debe aplicarse la Debida Diligencia Intensificada, apreciación que responde al primer interrogante. Por otro lado, en cuanto al alcance de la Debida Diligencia Intensificada, se debe tener en cuenta que no basta con la revisión de las listas vinculantes y la adopción de medidas razonables para identificar el origen de los recursos. La Debida Diligencia Intensificada implica un conocimiento avanzando de la contraparte y su Beneficiario Final, así como del origen de los activos que se reciben, trayendo consigo actividades adicionales a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia. En este sentido, la Debida Diligencia Intensificada a los PEP se extenderá a: (i) los cónyuges o compañeros permanentes del PEP; (ii) los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil; (iii) los Asociados Cercanos. A su vez, además de las medidas comunes de procedimiento para el conocimiento de la contraparte, las empresas obligadas en el proceso de Debida Diligencia Intensificada deben: (i) obtener la aprobación de la instancia o empleado de jerarquía superior para la vinculación o para continuar con la relación contractual; (ii) adoptar Medidas Razonables para establecer el origen de los recursos; y (iii) realizar un monitoreo continúo e intensificado de la relación contractual. Sin perjuicio de lo anterior, se pone de presente que la Circular solo establece unos mínimos y no limita los mecanismos adicionales que las Empresas pueden establecer para la prevención del riesgo de LA/FT/FPADM. Es decir, las empresas están en la libertad de adoptar, dentro de su propio SAGRILAFT, las medidas adicionales que consideren pertinentes dentro de un enfoque basado en el riesgo, de acuerdo con la materialidad y sus características propias, teniendo en cuenta, entre otros, las operaciones, productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar. 3 Decreto 1081 de 2015 Sector Presidencia de la Republica. 4/4 Por último, según las recomendaciones del GAFI, a la hora de realizar la Debida Diligencia Intensificada se aconseja tener en cuenta lo siguiente: “Medidas intensificadas de DDC Las instituciones financieras deben examinar, tanto como sea razonablemente posible, los antecedentes y el propósito de todas las transacciones complejas, inusuales grandes y todos los patrones inusuales de transacciones, que no tengan un propósito aparente económico o lícito. Cuando los riesgos de lavado de activos o financiamiento del terrorismo sean mayores, debe exigirse a las instituciones financieras que ejecuten medidas intensificadas de DDC, a tono con los riesgos identificados. En particular, deben incrementar el grado y naturaleza del monitoreo de la relación comercial, a fin de determinar si esas transacciones o actividades parecen inusuales o sospechosas. Entre los ejemplos de medidas intensificadas de DDC que se pueden aplicar a relaciones comerciales de mayor riesgo se pueden citar:  Obtención de información adicional sobre el cliente (ej.: ocupación, volumen de activos, información disponible a través de bases de datos públicas, internet, etc.), y actualización con más sistematicidad de los datos de identificación del cliente y beneficiario final.  Obtención de información adicional sobre el carácter que se pretende dar a la relación comercial.  Obtención de información sobre la fuente de los fondos o la fuente de riqueza del cliente.  Obtención de información sobre las razones de las transacciones intentadas o efectuadas.  Obtención de la aprobación de la alta gerencia para comenzar o continuar la relación comercial.  Monitoreo más intenso de la relación comercial, incrementando la cantidad y la duración de los controles aplicados, y selección de los patrones de transacciones que necesitan un mayor examen.  Exigir que el primer pago se haga a través de una cuenta en nombre del cliente en un banco sujeto a estándares de DDC similares.”4 En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 4 TRINIDAD Y TOBAGO. GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA INTERNACIONAL (GAFI). 40 recomendaciones del GAFI “RECOMENDACIÓN 10. Debida diligencia del cliente”. [Consultado el 18 de noviembre de 2021]. Disponible en: https://www.cfatf-gafic.org/es/documentos/gafi40-recomendaciones/416-fatf-recomendacion-10-debida-diligencia-del-cliente