RESERVA LEGAL DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS DE UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA

OFICIO 220-082263 DEL 26 DE ABRIL DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN 2023-01-132623 Y 2023-01-256384 ASUNTO: RESERVA LEGAL DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS DE UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA Me refiero a sus escritos radicados en esta Superintendencia como se indica en la referencia mediante los cuales presenta algunas inquietudes relacionadas con la reserva legal de la información contenida en el Libro de Registro de Accionistas de una Sociedad por Acciones Simplificada. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que la Superintendencia de Sociedades, con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, por lo cual sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Colegido de lo anterior, es preciso señalar que la petición realizada no se trata de un derecho de petición de información, ya que dentro del mismo se puede evidenciar que las inquietudes van encaminadas a la interpretación sobre el carácter reservado de la información contenida en el Libro de Registro de Accionistas, por lo cual, el término a aplicar es el indicado en el numeral 2 del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011. Advertido lo anterior, este Despacho procede a responder su consulta la cual fue planteada en los siguientes términos: “(…) Con fundamento en la naturaleza de las sociedades por acciones simplificada que de conformidad con el artículo 3 de la Ley 1258 de 2018 se rige por las normas de las sociedades anónimas; la información que se consigna en los Libros de Accionistas de las sociedades comerciales goza de reserva comercial, es decir goza de anonimato frente a terceros, esto de conformidad con lo dispuesto en los artículos 61 y ss del Código de Comercio, por lo cual, dichos artículos señalan que la información allí contenida no debe ser examinada por personas distintas a sus propietarios o personas autorizadas para ello. Ejemplo de ello, mediante Oficio No. 220-058410 del 26 de julio de 2012 la Superintendencia de Sociedades señaló: “(…) de conformidad con lo dispuesto en los artículos 61 y s.s. del Código de Comercio, que regulan de manera especial lo relativo a la reserva y exhibición de libros de comercio, los mismos, así como la información en ella contenida no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o quienes estén autorizadas para ello para los fines indicados en la Constitución, o mediante orden de autoridad competente. Para el caso de la sociedad anónima, dada su esencia, los accionistas permanecen en el anonimato y su presencia frente a terceros es inadvertida. Su información se mantiene reservada ante terceros y en ocasiones ante los demás socios, tanto que ni siquiera en el registro mercantil de la Cámara de Comercio esta información es pública. Esta oficina entiende que cualquier sociedad anónima está caracterizada por la prerrogativa legal de no ser expuesta su información social ante terceros o ante los propios socios y solo por voluntariedad de las partes o por orden judicial puede ser exhibida. Por lo expuesto, resulta clara la imposibilidad legal de consultar los accionistas de cualquier sociedad por acciones.” De otro lado, se pone de presente que la Constitución Política de Colombia consagró la libertad de empresa mediante la cual se pretende garantizar la libre iniciativa privada y libertad contractual, teniendo como núcleo esencial, entre otras características, “el derecho a un tratamiento igual y no discriminatorio entre empresarios o competidores que se hallan en la misma posición, y la libertad de organización y el derecho a que el Estado no interfiera en los asuntos internos de la empresa como la organización empresarial y los métodos de gestión”. Así las cosas, diferentes entidades del Estado tienden a exigir a las sociedades con las cuales contratan servicios, como por ejemplo la consultoría e interventoría, información relativa a los accionistas de estas, aun cuando, este tipo de información tiene carácter reservado de acuerdo con la ley comercial. En ese sentido, de acuerdo con la reserva comercial con la cual goza la información de los Libros de Registro de Accionistas, nos permitimos plantear los siguientes interrogantes:” “1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1258 de 2018 y el artículo 61 del Código de Comercio ¿Qué tipo de información del Libro de Registro de Accionistas se considera con carácter de reserva comercial?” En primer lugar, valga aclarar que, contrario a lo expuesto tanto en los considerandos de la consulta como en este primer interrogante en el sentido que la sociedad por acciones simplificada se rige por lo propio de la sociedad anónima en razón a la remisión que efectúa el artículo 3º de la Ley 1258 de 2008, dicha remisión alude, exclusivamente, a aspectos tributarios. La sociedad por acciones simplificada cuenta con su propio régimen, como es la mencionada Ley 1258, que dispone en su artículo 451 que en lo no dispuesto en ésta, la compañía se regirá por sus estatutos y, solo ante lo no dispuesto en dicha ley o en el contrato social, se remitirá a lo dispuesto para la sociedad anónima y, en última instancia, a las disposiciones generales que rigen a los tipos societarios dispuestos en el Código de Comercio. Por esta razón, considera esta Oficina que la reserva de los libros de comercio a que alude el artículo 612 del ordenamiento mercantil aplicará para las Sociedades por Acciones Simplificadas que en sus estatutos no prevea situación que la obvie. Ahora, en relación con el tipo de información que del libro de registro de accionistas se considera goza de la reserva de que se ocupa el mencionado artículo, es menester referir que la posición de esta Oficina sobre el particular es la de que siendo la reserva legal la que otorga la facultad de oposición de un comerciante de exhibir a terceros sus libros de comercio, por cuenta de ésta la información que estos libros contiene es la verdaderamente reservada. Para el caso del libro de registro de accionistas lo serán aquellos datos que reposen en su interior que den cuenta de la identificación de los accionistas, el porcentaje de su participación en el capital y los demás datos que se inscriban en éste relacionados con las situaciones de las que resulten objeto las acciones en razón a su tráfico jurídico. Por supuesto, dicha facultad de oposición no puede ser ejercida en los eventos contemplados en la ley. “2. ¿Qué tipo de información del Libro de Registro de Accionistas podría considerarse como dato semiprivado?” Teniendo en cuenta que la reserva legal de los libros de comercio a que alude el mencionado artículo 61 del Código de Comercio no efectúa distinción alguna entre la información contenida en el Libro de Registro de Accionistas que pudiera ser clasificada como privada o semiprivada, considera esta Oficina que dicha calificación corresponde efectuarla a los administradores de la compañía a la que es solicitada la información. 1 COLOMBIA. Congreso de la República, Ley 1258 de 2008, Artículo 45: “REMISIÓN. En lo no previsto en la presente ley, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio. Así mismo, las sociedades por acciones simplificadas estarán sujetas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, según las normas legales pertinentes.” 2 COLOMBIA. Congreso de la República, Código de Comercio, Artículo 61: “Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.” “3. ¿Cuál es el fundamento normativo para solicitar información accionaria que en principio cuenta con reserva comercial?” La reserva comercial encuentra excepciones en tratándose de requerimientos de información, de oficio o a instancia de parte, de parte de autoridades jurisdiccionales o administrativas de supervisión, en los términos a que aluden los artículos 63, 64 y 65 del Código de Comercio, veamos: “ARTÍCULO 63. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes: 1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones; 2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común; 3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de Procedimiento Penal, y 4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil. ARTÍCULO 64. Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades. ARTÍCULO 65. En situaciones distintas de las contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se limitarán a los libros y papeles que se relacionen con la controversia. (…)” Adicionalmente, la reserva legal sobre el libro de registro de accionistas no puede ser obstáculo para que los accionistas, en ejercicio de su derecho de inspección, puedan acceder a la información contenida en el mismo como se expone en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 del cual se extrae lo pertinente, así: “ARTICULO 48. DERECHO DE INSPECCION. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. (…)” “4. ¿En qué casos puede un tercero solicitar información del Libro de Registro de Accionistas? y en ese sentido, ¿a qué tipo de información podría acceder?” Como se mencionó en el punto anterior, los artículos 64 y 65 del Código de Comercio facultan a los tribunales o jueces a ordenar, a instancia de parte legítima, la exhibición y examen de libros de comercio, limitándose a los libros y papeles que se relacionen con la controversia. En este caso, por parte legítima se tendrá al sujeto, o tercero, que demuestre interés económico en las resultas perseguidas en el proceso jurisdiccional interpuesto. 5. Una sociedad amparada bajo reserva comercial según lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1258 de 2018 y el artículo 61 del Código de Comercio ¿Podría negarse a entregar información a terceros del Libro de Registro de Accionistas concerniente a la participación accionaria de la sociedad? Para efectos de responder esta pregunta, es precio remitirse a las respuestas dadas las anteriores preguntas, pero adicionalmente, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022, el cual es del siguiente tenor: “ARTÍCULO 12. PRINCIPIO DE DEBIDA DILIGENCIA. La Entidad del Estado y la persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, que tenga la obligación de implementar un sistema de prevención, gestión o administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas o que tengan la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), debe llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan entre otras finalidades identificar el/los beneficiario(s) final(es), teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios: 1. Identificar la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal. 2. Identificar el/los beneficiario(s) final(es) y la estructura de titularidad y control de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal, y tomar medidas razonables para verificar la información reportada. 3. Solicitar y obtener información que permita conocer el objetivo que se pretende con el negocio jurídico o el contrato estatal. Cuando la entidad estatal sea la contratante debe obtener la información que permita entender el objeto social del contratista. 4. Realizar una debida diligencia de manera continua del negocio jurídico o el contrato estatal, examinando las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones sean consistentes con el conocimiento de la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se realiza el negocio jurídico o el contrato estatal, su actividad comercial, perfil de riesgo y fuente de los fondos. El obligado a cumplir con el principio de debida diligencia del presente artículo, debe mantener actualizada la información suministrada por la otra parte. PARÁGRAFO 1o. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición de la presente ley, las autoridades de la rama ejecutiva que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control sobre los sujetos obligados en el presente artículo, definirán las condiciones específicas que deben tener en cuenta sus vigilados o supervisados para adelantar el proceso de debida diligencia. El incumplimiento del principio de debida diligencia y conservación y actualización de la información será sancionado por cada autoridad, atendiendo sus correspondientes regímenes sancionatorios. PARÁGRAFO 2o. La identificación plena de las personas naturales y personas jurídicas a las que hace referencia el artículo 27 de la Ley 1121 del 2006, se cumple con lo descrito en el presente artículo. PARÁGRAFO 3o. Los obligados a cumplir con el presente artículo deben conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante el tiempo que dure el negocio jurídico o el contrato estatal, y al menos durante los cinco (5) años siguientes contados a partir del 1 de enero del año siguiente en que se dé por terminado el negocio jurídico o el contrato estatal o efectuada la transacción ocasional. Cuando la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar o entidad del Estado sea liquidada, el liquidador debe conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante al menos los cinco (5) años siguientes contados a partir del 1 de enero del año siguiente a la liquidación. PARÁGRAFO 4o. Para efectos de cumplir con lo dispuesto en el presente artículo, las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tendrán la obligación de suministrar la información que le sea requerida por parte del obligado a cumplir con el presente artículo. PARÁGRAFO 5o. El incumplimiento de las disposiciones del presente artículo acarreará las sanciones respectivas previstas por cada una de las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control para los obligados a cumplirlas.” De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2015, y que en la página web de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia contenidos en el Tesauro.