Ref.: Temas Relacionados Con La Sucursal De Una Sociedad Extranjera

REF.: TEMAS RELACIONADOS CON LA SUCURSAL DE UNA SOCIEDAD EXTRANJERA. Me refiero a su escrito, recibido vía correo electrónico, radicado con el número 2008- 01-192405 el 9 de septiembre del año en curso, mediante el cual formula a esta Entidad una consulta sobre varios temas relacionados con la sucursal de una sociedad extranjera, así: 1.- A quién corresponde actualizar en la Cámara de Comercio el nombre del Representante Legal de una sucursal extranjera 2.- Un representante legal nombrado por la Junta Directiva de una casa matriz extranjera que renunció a su cargo, sin embargo, no fue actualizada la información de su renuncia en la Cámara de Comercio, debe responder por los informes que deba presentar la sociedad a la Superintendencia de Sociedades Ó en caso de no presentarlos debería requerirse a la sociedad extranjera 3.- La notificación de un requerimiento de la Superintendencia de Sociedades debe realizarse en el domicilio registrado por la empresa En caso que no exista la empresa en el domicilio registrado cómo se hace la notificación Cómo se asegura el debido proceso en una actuación administrativa si no es posible notificar en el domicilio de la empresa 4.- Una sanción por no presentación de informes a la Superintendencia de Sociedades tiene caducidad Se puede exonerar en una sanción los intereses de mora. Al respecto, este Despacho entra a resolver sus interrogantes en el mismo orden en que fueron planteados, en los siguientes términos: a.- De conformidad con lo dispuesto en el artículo 484 del Código de Comercio La sociedad deberá registrar en la cámara de comercio de su domicilio una copia de las reformas que se hagan al contrato social o a los estatutos y de los actos de designación o remoción de sus representantes en el país. El llamado es nuestro. Del estudio a la norma antes transcrita, se desprende que corresponde a la casa matriz registrar en la cámara de comercio del domicilio de la sucursal la designación o remoción del mandatario general designado para que la represente en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país, así como el de sus suplentes respectivos. Lo anterior, no es óbice para que el aludido mandatario general, cuando las circunstancias así lo ameriten, inscriba directamente en el registro mercantil copia de la escritura pública mediante la cual se protocolizaron, entre otros documentos, la resolución a través de la cual la sociedad extranjera acordó, conforme a la ley de su domicilio principal, establecer una sucursal en Colombia y la designación de su representante, el cual se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social , y tendrá personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales, con lo cual se da cumplimiento a la obligación de registrar en la cámara de comercio respectiva el nombramiento del representante de la sucursal de una sociedad extranjera en nuestro país. b.- Al tenor de lo previsto en el artículo 497 ibídem, Las disposiciones de este título que trata de la sociedad extranjera regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. En lo no previsto se aplicarán las reglas de las sociedades colombianas Las negrillas por fuera del texto. Luego, para resolver el interrogante planteado en el numeral segundo del escrito en estudio, este Despacho se remite a las normas del Código de Comercio y sentencias judiciales que guarden relación con el asunto, en lo pertinente: En efecto, el artículo 164 ejusdem preceptúa que Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representante de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección. La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción. Subraya el Despacho. Por su parte, el artículo 442 del citado código, prevé que Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento. El llamado no es del original. El alcance normativo de las anteriores disposiciones consiste en establecer que la designación de representantes legales y revisores fiscales sólo produce efectos jurídicos cuando ha sido inscrita en el registro mercantil. Ahora bien, cuando por cualquier causa renuncia, remoción, muerte, etc., la persona cuyo nombre aparece inscrito deja de ocupar el cargo que desempeñaba, pero el sólo registro de este hecho no es suficiente para que cesen sus obligaciones y responsabilidades como tal, pues lo que determina esta cesación no es el registro de la renuncia, remoción, muerte, incapacidad o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio de sus funciones, sino la inscripción cómo representante legal o revisor fiscal de la persona llamada a reemplazarlo. De otra parte, el alcance de la expresión para todos los efectos legales consagrada en las normas citadas, implica que el representante legal o el revisor fiscal sigan considerándose como tales en todo sentido, es decir, en cuanto al cumplimiento de las obligaciones y funciones inherentes al cargo, como a la responsabilidad personal por el incumplimiento o extralimitación de las mismas. Sobre el particular, la Corte Constitucional en Sentencia C-62103 expediente D- 4450, Magistrado MARCO GERARDO MONROY CABRA, al pronunciarse sobre la demanda de inconstitucionalidad contra los artículos 164 y 442 del Decreto 410 de 1971, expresó en su numeral 6, que las funciones y responsabilidades de los representantes legales y revisores fiscales que figuran inscritos en el registro mercantil se mantienen indefinidamente en el tiempo, hasta tanto no se registre un nuevo nombramiento, incluso si fueron para un período determinado. Y que la Ley no establece un plazo dentro del cual, una vez se produce la renuncia, destitución, o cesación en el cargo por cualquier circunstancia, la sociedad deba producir una nueva y registrarla. De esta manera, la cesación de las aludidas funciones y responsabilidades está sujeta a una condición futura e incierta que es la realización de la referida designación y su posterior registro, actos jurídicos que no dependen de la voluntad de los que figuran inscritos, sino de otros órganos sociales que no tienen señalado un plazo para llevarlos a cabo. Las normas acusadas sostiene la Corte, que si bien no imponen directamente el asumir indefinidamente en el tiempo las obligaciones y responsabilidades inherentes a los cargos de representante y revisor fiscal, y el aparecer ante el público como tales, si permiten o toleran esta situación, pues al prescribir la permanencia indefinida del representante legal o revisor en las responsabilidades del cargo, no señalando, de otro lado, un plazo dentro del cual el órgano social encargado de proveer el reemplazo deba hacerlo y asentar el registro respectivo, ni estableciendo límites materiales a la responsabilidad de los representantes y revisores durante este lapso, toleran que se obligue a desempeñar la función y asumir ilimitadamente las responsabilidades inherentes a ella. Por lo anterior, la Corte concluye que las normas demandadas no pueden ser consideradas constitucionales, sino bajo el entendido de que la responsabilidad que endilgan a los representantes legales y revisores fiscales salientes de sus cargos, mientras se registra un nuevo nombramiento, no puede carecer de límites temporales y materiales. Dichos límites implican que: i Se reconozca que existe un derecho a que se cancele la inscripción del nombramiento del representante legal o del revisor fiscal en todas las oportunidades en que por cualquier circunstancia cesan en el ejercicio de sus funciones. Este derecho acarrea la obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. ii Para el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar, en primer lugar, las previsiones contenidas en los estatutos sociales. iii Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual debe proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Durante este lapso la persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él iv Pasado el término anterior sin que el órgano social competente haya procedido a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o revisor fiscal, termina la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esa funciones, incluida la responsabilidad penal. No obstante, para efectos de la cesación de la responsabilidad a que se acaba de hacer referencia, el representante legal o el revisor fiscal saliente deben dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva, a fin de que esa información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal correspondiente a la sociedad. v Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o revisor fiscal saliente, estos seguirán figurando en el registro mercantil en calidad de tales, únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle. vi No obstante todo lo anterior, la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o el revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales. El llamado es nuestro. En el caso que nos ocupa se tiene que si la renuncia del representante legal o mandatario general de una sucursal de una sociedad extranjera no ha sido aceptada por la Junta Directiva de la Casa Matriz, ni ésta ha efectuado un nuevo nombramiento para su reemplazo y consiguiente registro del mismo, como tampoco el interesado ha puesto en conocimiento de la Cámara de Comercio del domicilio de la sucursal, su renuncia al cargo como tal, indiscutiblemente la persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él, para todos los efectos legales, hasta tanto el órgano social competente provea el reemplazo y registre el nuevo nombramiento, con observancia de las previsiones contendidas en la resolución o acto en la que la sociedad extranjera acordó, conforme a la ley de su domicilio principal establecer una sucursal en Colombia o el interesado comunique a la Cámara de Comercio respectiva su renuncia, para que dentro de los treinta días siguientes al reporte de su dimisión, termine, tal como lo sostuvo la Corte, la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esa funciones, incluida la responsabilidad penal. En tal virtud el representante legal de una sucursal de una sociedad extrajera está obligado, mientras no ocurra cualquiera de las circunstancias descritas en el párrafo precedente, a presentar los informes que le solicite la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de funciones, so pena de hacerse acreedor a las sanciones legales pertinentes, sin que sea dable solicitar tal información a la casa matriz. c.- Como es sabido, el domicilio social es uno de los atributos que confiere la ley a la persona jurídica, en este caso la sociedad mercantil, el cual, según las voces del artículo 86 del Código Civil, es el lugar donde está situada su administración o dirección, salvo lo que dispusieren sus estatutos o leyes especiales. La subraya por fuera del texto. Por su parte, el artículo 472 del Código de Comercio, dispone que la resolución o acto en la que la sociedad extranjera acuerde establecer un negocio permanente en Colombia, deberá expresar: 3. El lugar escogido como domicilio las negrillas por fuera del texto. Conforme a las disposiciones citadas, el domicilio es uno sólo, sin perjuicio de que la administración coincida con éste, o que para el desarrollo de sus negocios sociales la sociedad abra uno o más establecimientos de comercio o sucursales dentro o fuera de su domicilio. Ahora bien, en materia de notificaciones el Código Contencioso Administrativo, en su artículo 44 establece que las decisiones que pongan término a una actuación administrativa deben notificarse personalmente al interesado, o a su representante o apoderado a cuyo efecto y ante ausencia de medio más eficaz, debe enviarse por correo certificado la citación para que comparezca, a la dirección que aquel haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación , de donde se deduce que para tal fin, no solo es determinante el domicilio sino también la dirección de la sede de notificaciones, de manera que para dar cumplimiento al requisito de notificación el interesado debe indicar la dirección de ubicación para tal efecto. Ahora bien, cuando ha sido imposible hacer la notificación personal al cabo de los cinco 5 días del envío de la citación, y de ello hay prueba en el expediente, puede acudirse al medio de notificación por edicto, consagrado en el artículo 45 ibídem, el cual se fijará en un lugar público del respectivo despacho, por el término de diez 10 días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia. Acorde con lo anterior, el artículo 315 del Código de Procedimiento Civil, ordena que para efectos de las notificaciones judiciales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además una dirección electrónica. Si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas. En estas condiciones, se concluye que la notificación de un requerimiento de la Superintendencia de Sociedades debe realizarse en el domicilio registrado por la sociedad o sucursal en la Cámara de Comercio o ante la entidad que ejerce la función de inspección, vigilancia y control, en la forma descrita en el Código Contencioso Administrativo, con lo cual se garantiza el derecho que tienen los administrados a que se les permita conocer las obligaciones que las autoridades pretenden hacerles efectivas o las determinaciones tomadas respecto de sus peticiones y requerimientos que aquella efectúe. Con dicho procedimiento se garantiza el debido proceso que debe preceder a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas, en los términos del artículo 29 de la Constitución Política. d.- El artículo 2 del Decreto 1080 de 1996, que trata de las funciones de la Superintendencia de Sociedades, consagra en su numeral 29 la facultad de imponer multas sucesivas o no, hasta doscientos salarios mínimos legales mensuales cada una, a quienes incumplan las órdenes de la Superintendencia, quebrantes las leyes o sus propios estatutos, respectando el derecho de defensa y el debido proceso. Tal sanción debe ser pagada dentro del término señalado en el respectivo acto administrativo, lo que de no hacerse, daría lugar al cobro coactivo de la misma, a través de un proceso de jurisdicción coactiva por parte de la entidad que tenga a su favor dicha obligación, para cuyo efecto, deberá seguirse el procedimiento previsto en el Estatuto Tributario, al tenor de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1066 del 2006. Ahora bien, la acción de cobro de las obligaciones fiscales prescribe en el término del Cinco 5 años contados a partir de la fecha, entre otras, de la ejecutoria del respectivo acto administrativo de determinación o discusión. Luego, en el caso que nos ocupa, no se puede hablar de caducidad de la acción de cobro sino de prescripción de la misma, como que expuesto anteriormente. En cuanto a la exoneración de los intereses de mora respecto de la sanción impuesta por la no presentación de informe a la Superintendencia de Sociedades, se precisa que ello no es posible a la luz de lo dispuesto en artículo 3 de la citada ley, aplicable a las sanciones impuestas por dicha entidad gubernamental, por que prevé que los contribuyentes o responsables de las tasas, contribuciones fiscales y contribuciones parafiscales que no las cancelen oportunamente deberán liquidar y pagar intereses moratorios a la tasa prevista en el estatuto Tributario, máxime si se tiene en cuenta que solamente se podrán conceder quitas o rebajas de intereses a través de una amnistía fiscal decreta por ley. En los anteriores términos, espero haber resuelto su consulta, no sin antes advertir que la misma tiene el alcance del artículo 25 del Estatuto tributario.