Protocolos Para La Posesión Del Promotor Designado En El Marco Del Aislamiento Preventivo – Aviso De Admisión Al Proceso De Reorganización Abreviada Del Decreto Legislativo 772 De 2020

ASUNTO: PROTOCOLOS PARA LA POSESIÓN DEL PROMOTOR DESIGNADO EN EL MARCO DEL AISLAMIENTO PREVENTIVO AVISO DE ADMISIÓN AL PROCESO DE REORGANIZACIÓN ABREVIADA DEL DECRETO LEGISLATIVO 772 DE 2020. Acuso recibo de su escrito citado en la referencia mediante el cual formula la siguiente consulta: Teniendo en cuenta el Decreto 772 de 2020 por medio del cual se establece un proceso de Reorganización Abreviado, surgen las siguientes dos inquietudes en cuanto al procedimiento del mismo, sobre las cuales solicito su amable colaboración para adelantar las labores pertinentes con una sociedad la cual fue admitida bajo esta modalidad el pasado 19 de junio de 2020: 1. Posesión del Promotor: Para este trámite se establece un protocolo a través de las circulares 500-000017 del 03042020 y 500-000018 del 08042020, sin embargo, estas circulares no se encuentran disponibles para consulta en la página de la SuperSociedades. 2. Comunicación a los juzgados, notarias y fiduciarias: Teniendo en cuenta que la comunicación a estas entidades según el auto admisorio se debe acreditar dentro de los 5 días siguientes a la admisión y el Aviso no se ha publicado y se desconoce el número de cuenta del Banco Agrario al cual deben convertir los títulos judiciales producto de las medidas cautelares, cuanto tiempo se demora el área encargada de la Supersociedades en realizar la publicación de dichos Avisos. Al respecto, y en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta formulado, me permito manifestarle que al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen sus servicios y funciones, y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto sobre temas de derecho mercantil a su cargo, cuyo alcance tendrá los efectos previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y no sobre temas contractuales, procedimentales o jurisdiccionales. De ahí que sus respuestas en esta instancia, no se dirigen a prestar asesoría a los particulares o sus apoderados sobre temas relacionados con los procesos concursales que se tramitan ante la Entidad o por los despachos judiciales, máxime si se tiene en cuenta que la doctrina constitucional sobre el ejercicio de funciones judiciales, exige que los funcionarios administrativos que ejercen funciones judiciales, estén dotados de independencia e imparcialidad, doctrina que reitera la Sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P. Alejandro Martínez Caballero, en la que la H. Corte Constitucional advierte que no le es dable a esta Superintendencia como autoridad administrativa, intervenir en asuntos que haya de conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales o administrativas, en relación con los cuales se debe pronunciar como juez en las instancias procesales a que haya lugar. No obstante, lo anterior, este Despacho se permite, a título meramente ilustrativo, hacer las siguientes precisiones de orden legal, a la luz de las normas que regulan la materia, siguiendo el orden de los interrogantes planteados, así: En primer lugar, se aclara que las circulares 500-000017 del 3 de abril de 2020 y 500-000018 del 8 de abril de 2020, a las que hace referencia en su consulta, no se hallan publicadas en la página web de la Entidad toda vez que éstas son Circulares Internas emitidas por la Secretaría General dirigida a los Servidores Públicos de la Delegatura de Procedimientos de Insolvencia, Intendencias Regionales y el Grupo de Apoyo Judicial de la Superintendencia de Sociedades. Estas tienen tiene como propósito impartir algunas pautas respecto de los protocolos a seguir para la posesión de los promotores designados de la Lista de Auxiliares de la Justicia administrada por la Superintendencia de Sociedades, Representantes Legales y Personas Naturales Comerciantes con funciones de Promotor, mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones de conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 del Código General del Proceso. Lo anterior, en razón a lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 100-001101 del 31 de marzo de 2020 mediante la cual el Superintendente de Sociedades dictó y adoptó medidas para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de la Superintendencia de Sociedades, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y el Aislamiento Preventivo Obligatorio. Todo lo anterior, sin perder de vista también el mandato dado por el Decreto Legislativo 806 de 2020, sobre el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y de la utilización preferencial de los medios tecnológicos para todas las actuaciones, comunicaciones, notificaciones, audiencias y diligencias, en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales. Tal mandato, obliga a todas las entidades en mención, y durante el término de su vigencia, a implementar, continuar y utilizar preferencialmente los medios tecnológicos para todas las actuaciones, comunicaciones, notificaciones, intervinientes actuar en los procesos mediante los medios tecnológicos disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades físicas innecesarias, a tono con lo dispuesto por los artículos 11, 22, 3 y 74 del Decreto Legislativo 806 de 2020. 1 Artículo 1. Objeto. Este decreto tiene por objeto implementar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales, durante el término de vigencia del presente decreto. Adicionalmente, este decreto pretende flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y contribuir a la pronta reactivación de las actividades económicas que dependen de este. Parágrafo. En aquellos eventos en que los sujetos procesales o la autoridad judicial no cuenten con los medios tecnológicos para cumplir con las medidas establecidas en el presente decreto o no sea necesario acudir a aquellas, se deberá prestar el servicio de forma presencial, siempre que sea posible y se ajuste a las disposiciones que sobre el particular dicten el Ministerio de Salud y Protección Social, el Consejo Superior de la Judicatura, los Centros de Arbitraje y las entidades con funciones jurisdiccionales Los sujetos procesales y la autoridad judicial competente deberán manifestar las razones por las cuales no pueden realizar una actuación judicial específica a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones de lo cual se dejará constancia en el expediente y se realizará de manera presencial en los términos del inciso anterior. Subraya fuera de texto 2 Artículo 2. Uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Se deberán utilizar las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales y asuntos en curso, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, como también proteger a los servidores judiciales, como a los usuarios de este servicio público. Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias y diligencias y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. Por tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos. Las autoridades judiciales darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán. En aplicación de los convenios y tratados internacionales se prestará especial atención a las poblaciones rurales y remotas, así como a los grupos étnicos y personas con discapacidad que enfrentan barreras para el acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones, para asegurar que se apliquen criterios de accesibilidad y se establezca si se requiere algún ajuste razonable que garantice el derecho a la administración de justicia en igualdad de condiciones con las demás personas. Parágrafo 1. Se adoptarán todas las medidas para garantizar el debido proceso, la publicidad y el derecho de contradicción en la aplicación de las tecnologías de la información y de las comunicaciones. Para el efecto, las autoridades judiciales procurarán la efectiva comunicación virtual con los usuarios de la administración de justicia y adoptarán las medidas pertinentes para que puedan conocer las decisiones y ejercer sus derechos. Parágrafo 2. Los municipios, personerías y otras entidades públicas, en la medida de sus posibilidades, facilitarán que los sujetos procesales puedan acceder en sus sedes a las actuaciones virtuales. A. Procedimiento para diligencia de posesión del promotor, con la advertencia de que la diligencia se adelantará virtualmente. Precisado lo anterior, en la Circular 500-000017 de 2020, se resalta lo siguiente: Se remitirá vía correo electrónico -Certimail- oficio de comunicación sobre la designación como promotor o representante legal o persona natural con funciones de promotor, relacionando la documentación necesaria para llevar acabo la diligencia de posesión, con la advertencia de que la diligencia se adelantará virtualmente. Una vez recibida la notificación, dentro de los 5 días hábiles siguientes, deberán remitir por el correo electrónico habilitado webmastersupersociedades.gov.co los documentos... Una vez recibida la documentación, se proyectará el Acta de Posesión debidamente firmada por el funcionario competente, la cual será enviada por correo electrónico - Certimail- a los designados Auxiliar de la Justicia designado como promotor, Representantes Legales con funciones de Promotor y las Personas Naturales Comerciantes con funciones de Promotor. 3. Artículo 3. Deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la información y las comunicaciones. Es deber de los sujetos procesales realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos. Para el efecto deberán suministrar a la autoridad judicial competente, y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales elegidos para los fines del proceso o trámite y enviar a través de estos un ejemplar de todos los memoriales o actuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial. Identificados los canales digitales elegidos, desde allí se originarán todas las actuaciones y desde estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal. Es deber de los sujetos procesales, en desarrollo de lo previsto en el artículo 78 numeral 5 del Código General del Proceso, comunicar cualquier cambio de dirección o medio electrónico, so pena de que las notificaciones se sigan surtiendo válidamente en la anterior. Todos los sujetos procesales cumplirán los deberes constitucionales y legales para colaborar solidariamente con la buena marcha del servicio público de administración de justicia. La autoridad judicial competente adoptará las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento. 4. Artículo 7. Audiencias. Las audiencias deberán realizarse utilizando los medios tecnológicos a disposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio puesto a disposición por una o por ambas partes y en ellas deberá facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales, ya sea de manera virtual o telefónica. No se requerirá la autorización de que trata el parágrafo 2 del artículo 107 del Código General del Proceso. No obstante, con autorización del titular del despacho, cualquier empleado podrá comunicarse con los sujetos procesales, antes de la realización de las audiencias, con el fin de informarles sobre la herramienta tecnológica que se utilizará en ellas o para concertar una distinta. Parágrafo. Las audiencias y diligencias que se deban adelantar por la sala de una corporación serán presididas por el ponente, ya ellas deberán concurrir la mayoría de los magistrados que integran la sala, so pena de nulidad. mailto:webmastersupersociedades.gov.co Por parte del convocante se agendará a través de la Herramienta Teams, la diligencia de posesión respectiva, con la cuenta de correo electrónico suministrada por el designado Auxiliar de la Justicia designado como Promotor, Representantes Legales con funciones de Promotor y las Personas Naturales con funciones de Promotor DESARROLLO DE LA DILIGENCIA A TRAVÉS DE MEDIOS VIRTUALES 1. El interviniente deberá mantener siempre su micrófono activo. 2. El Auxiliar de la Justicia designado como Promotor, los Representantes Legales con funciones de Promotor y las Personas Naturales con funciones de Promotor, deberán mantener siempre las cámaras activadas. 3. El Auxiliar de la Justicia designado como Promotor, los Representantes Legales con funciones de Promotor y las Personas Naturales con funciones de Promotor, no deberá conectarse simultáneamente a través de dos dispositivos computador, tabletas o teléfonos móviles, por ejemplo. El Auxiliar de la Justicia designado como Promotor, los Representantes Legales con funciones de Promotor y las Personas Naturales con funciones de Promotor designados, en la diligencia de posesión deberán declarar bajo juramento lo siguiente: i Que acepta el cargo. ii Que no se encuentra impedido, inhabilitado o incurso en una situación que conlleve un conflicto de interés, de conformidad con lo dispuesto en la ley, las normas procesales y el régimen disciplinario. iii Que, al aceptar la designación, no excede el número máximo de procesos permitidos en la Ley 1116 de 2006. 6. Si durante el desarrollo de la diligencia se presenta algún inconveniente, el interviniente deberá tomar una imagen de la pantalla, en donde se pueda evidenciar el error y comunicarse inmediatamente con el Funcionario Técnico de la Superintendencia o las líneas de atención indicadas en el correo electrónico de citación. 7. Al final de la diligencia, el posesionado deberá remitir el acta de posesión debidamente firmada a través del correo electrónico Mtorressupersociedades.gov.co, para proceder con su radicación. 8. La actuación adelantada en desarrollo de las diligencias realizadas a través de medios virtuales, será grabada por la Superintendencia de Sociedades en su integridad, en medios audiovisuales que ofrezcan seguridad para el registro, la cual será aportada al expediente respectivo. Finalmente, en el evento en que la diligencia no pueda ser llevada a cabo de acuerdo con el protocolo aquí definido, el funcionario competente que dirija la diligencia tomará las decisiones que correspondan frente a la continuidad de la actuación para garantizar el debido proceso. Cualquier inquietud, duda o requerimiento en relación con lo anterior, podrá comunicarse y resolverlo en cualquiera de los siguientes canales de contacto: Chat: https:www.supersociedades.gov.cochatPaginasChat-General.aspx Correos electrónicos: webmastersupersociedades.gov.co Teléfonos: B. Comunicación despachos judiciales y levantamiento medidas cautelares. Conforme lo previsto por el artículo 11 del Decreto Ley 772 de 2020, en la providencia de apertura del proceso de reorganización abreviado para pequeas insolvencias, se incluirán, además de las órdenes aplicables del artículo 19 de la Ley 1116 de 2006, las siguientes: 3. Se impartirá la orden al deudor de inscribir el formulario de ejecución concursal en el Registro de Garantías Mobiliarias de que trata la Ley 1676 de 2013. 4. Se impartirá la orden de informar a los despachos judiciales y entidades que estén conociendo de procesos ejecutivos, de cobro coactivo, y de restitución, tanto judiciales como extrajudiciales promovidos contra el deudor, con el fin de que apliquen los artículos 20, 22 Y 70 de la Ley 1116 de 2006 y lo previsto en el artículo 4 del presente Decreto Legislativo. 6. Se fijará una fecha para realizar una audiencia de resolución de objeciones y de confirmación del acuerdo de reorganización. El deudor deberá acreditar, ante el Juez del Concurso, el cumplimiento de las órdenes impartidas en el auto de inicio del proceso de reorganización abreviado, dentro de los cinco 5 días siguientes al vencimiento de cada término, salvo que la orden indique un término diferente. En el evento en que no cumpla satisfactoria y oportunamente con las órdenes impartidas en la providencia de apertura, o en cualquier momento que el juez lo considere adecuado para la buena marcha del proceso, podrá dar por terminada la función en cabeza del representante legal o del deudor en caso de las personas naturales comerciantes y designar a un promotor de la lista de la Superintendencia de Sociedades, conforme al procedimiento previsto en su reglamento. Negrilla y subraya fuera de texto. Por lo cual, las partes deberán tener una comunicación constante y fluida con el juez del concurso a través del uso de las tecnologías a efectos de cumplir cabalmente con todas las obligaciones que se imparten en el auto de admisión al proceso de reorganización abreviado para pequeas insolvencias. Para efecto del levantamiento de las medidas cautelares y entrega de los dineros se dará aplicación a lo previsto por el artículo 4 del Decreto Ley 772 de 2020. Precisado lo anterior, se tiene que el artículo 19 de la Ley 1116 de 2006 determina los aspectos que debe comprender la providencia que decreta el inicio de un proceso de reorganización, dentro de las cuales se encuentra el numeral 11, el cual establece: Ordenar la fijación en sus oficinas, en un lugar visible al público y por un término de cinco 5 días, de un aviso que informe acerca del inicio del mismo, del nombre del promotor, la prevención al deudor que, sin autorización del juez del concurso, según sea el caso, no podrá realizar enajenaciones que no estén comprendidas en el giro ordinario de sus negocios, ni constituir cauciones sobre bienes del deudor, ni hacer pagos o arreglos relacionados con sus obligaciones, ni adoptar reformas estatutarias tratándose de personas jurídicas. Ahora, frente al término para la publicación del aviso por parte de esta Entidad, se debe tener en cuenta que éste aviso se publica una vez el auto de admisión al proceso de reorganización quede debidamente ejecutoriado y se realice la notificación de la designación del promotor de la concursada y su posterior posesión. Lo anterior, atendiendo la normatividad expuesta, toda vez que en el aviso debe constar la información del respectivo promotor. En los anteriores términos, se da respuesta a su consulta, no sin antes advertir que la misma tendrá el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.