Los negocios deben informar plenamente todos los hechos económicos y operaciones ocurridas que permitan comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que los negocios hubieren experimentado, así como el resultado de sus operaciones.
Este requisito se satisface a través de la información del Catálogo, así como la información financiera que la sociedad administradora remita a la SFC, a los fideicomitentes, beneficiarios o inversionistas y los Estados Financieros de Propósito Especial que corresponden al Balance, Estado de Resultados Integrales y las notas de revelación requeridas en el presente Capítulo, éstos estados financieros para el caso de los negocios indicados en el numeral 2.1.1. del Capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera.
La preparación y presentación de los Estados Financieros de Propósito Especial será responsabilidad de la entidad administradora que debe proporcionar información sobre la situación financiera y el desempeño del negocio, en particular sobre los recursos que han sido entregados en administración para el desarrollo del mandato y que tienen como contrapartida, los pasivos a cargo del negocio, o el patrimonio, así como la información sobre los ingresos, costos o gastos que haya generado dicho negocio.
Informes financieros con fines de supervisión: Son los siguientes:
Información Financiera Periódica: Todos los negocios deberán reportar los saldos de cada uno de los elementos del estado de situación financiera y del estado de resultados integrales, de acuerdo con la información requerida por esta Superintendencia en el Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión – Catálogo, información financiera que se debe remitir con la periodicidad y requisitos establecidos en las normas vigentes de la SFC.
En cumplimiento de las instrucciones previstas en las Circulares Externas 021 de 2014 y 025 de 2015, expedidas por esta Superintendencia y sus modificatorias, todos los negocios deberán reportar los Informes Financieros con Fines de Supervisión utilizando los códigos del Catálogo a nivel de documento fuente.
Estados Financieros de Propósito Especial de Fin de Ejercicio: Los estados financieros de fin de ejercicio se presentarán cuando esta obligación se establezca por parte de la Superintendencia, como es el caso de los negocios indicados en el numeral 2.1.1. del Capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera, en virtud del contrato de administración, o a solicitud de los órganos de control internos o externos. Los siguientes son los estados financieros de Propósito Especial de Fin de Ejercicio que debe presentar un negocio de forma comparativa, además de los informes adicionales que establezca el contrato:
Balance o Estado de Situación Financiera. Este estado financiero contendrá la información de los activos, pasivos y patrimonio, también incluye las cuentas de revelación de información financiera adicional que sea requerida de conformidad con las características, principios, requisitos y términos que se establecen en el numeral 3 de la presente instrucción.
Estado de Resultados Integrales. Presenta los resultados del negocio producto del desarrollo del objeto contractual, durante el período de reporte anual y/o contractual. Este informe contendrá los resultados del período e incluye los ingresos, costos y gastos del negocio, de conformidad con las características, principios, requisitos y términos que se establecen en el numeral 3 de esta instrucción. Además incluirán la información de Otros Resultados Integrales, según los criterios técnicos definidos en el numeral 6 de esta norma.
Notas Complementarias. Presenta la información necesaria para la clara comprensión de los hechos económicos ocurridos durante el período informado y deben corresponder a cada uno de los elementos de los estados financieros, y hacen parte integral de los mismos.
La SFC se reserva la facultad de solicitar cualquier tipo de informe financiero extraordinario que considere necesario, éste deberá cumplir con los requisitos y términos que sean definidos en la correspondiente instrucción. La sociedad administradora realizará la preparación de tales informes atendiendo, entre otras, las normas del presente documento.
Teniendo en cuenta que los negocios destinatarios de esta norma pueden establecer contractualmente el marco de información financiera que consideren pertinente, una vez seleccionado dicho marco, el fideicomitente o inversionista no podrá solicitar cambio del mismo hasta dentro de los 3 años siguientes a su aplicación por primera vez; lo anterior, con el fin de mantener uniformidad en los criterios de reconocimiento, preparación y presentación de la información financiera.
Presentación y contenido mínimo de los estados financieros de Propósito Especial de Fin de Ejercicio
Sin perjuicio de las particularidades que debe atender el reporte de los estados financieros de propósito especial de los negocios que se preparen y presenten bajo este Marco, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Información General: Los estados financieros incluirán la siguiente información:
Identificación clara del estado o informe financiero que se presenta
Código del negocio
Nombre del negocio
Nombre de la sociedad administradora
Fecha del Estado de Situación Financiera
Período del Estado de Resultados
Reporte en moneda legal y nivel de redondeo
Clasificación: Para la presentación del Balance o Estado de Situación Financiera las partidas se presentarán clasificadas por orden de liquidez, atendiendo el orden establecido en el Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión, a nivel de cuenta (como mínimo a 4 dígitos).
Para la presentación del Estado de Resultados Integrales las partidas se presentarán de acuerdo con la naturaleza del gasto, atendiendo el orden establecido en el Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión, a nivel de cuenta (como mínimo a 4 dígitos), a menos que la presentación por función del gasto sea la más adecuada según las instrucciones que establezca el fideicomitente, beneficiario o inversionista; aspecto que deberá revelarse.
Comparabilidad en la Presentación: Los estados financieros de propósito especial se presentarán de forma comparativa con respecto al período anterior. Adicionalmente, en las notas de cada uno de los elementos se incluirá información comparativa de tipo cuantitativo y cualitativo.
Agrupación y denominación de las partidas: Las partidas podrán agruparse y suprimirse cuando no presenten datos en ninguna de sus subcuentas, o desglosarse cuando se considere necesario para mostrar la imagen fiel de la situación y desempeño financiero del negocio. Así mismo, se incluirán otras partidas cuando el tamaño, naturaleza o función de una partida o grupo de partidas similares sea tal que la presentación por separado sea relevante para comprender razonablemente la situación financiera del negocio.
Las denominaciones utilizadas y el orden de las partidas o agrupaciones de partidas similares podrán modificarse de acuerdo con la naturaleza del negocio y de sus operaciones, para suministrar información que sea más relevante para la comprensión de su situación financiera.
De las notas complementarias: Las notas permitirán ampliar la información contenida en los estados financieros de los negocios. La información presentada en las notas debe ser clara e incluir aquella que sea relevante, tanto cuantitativa como cualitativamente facilite la toma de decisiones a los usuarios de la información financiera. Es deber del administrador proveer información libre de error, que refleje fielmente la situación financiera y los resultados integrales de las operaciones del negocio.
Con respecto a la redacción y presentación, las notas deben ser de fácil comprensión para los usuarios, sin que esto suponga desconocer el lenguaje técnico y/o aquel propio del sector o negocio a que hacen referencia.
La administración puede revelar información adicional a la aquí exigida, si considera que la misma provee información útil a los usuarios.
Así mismo, las notas deberán atender, como mínimo los siguientes criterios:
Cada nota debe identificarse mediante números o letras y presentarse debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y cruce con los estados financieros.
Las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.
Las primeras notas deben identificar el ente económico o negocio, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de materialidad o importancia relativa, según los principios establecidos en la presente instrucción.
Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando, en cuanto sea posible, el mismo orden de los elementos de los estados financieros.
Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento, reconocimiento o medición de la información que se debe presentar en los estados financieros.