3.1 Objetivos y Usuarios de la Información Financiera
El objetivo de la información financiera con fines de supervisión que deben preparar y presentar los negocios es proporcionar información que sea fiable y relevante para la Superintendencia Financiera de Colombia y para las diferentes partes involucradas en tales negocios.
En el marco de la confianza y transparencia, sustento de los negocios administrados por las entidades vigiladas por la SFC, se genera la necesidad de contar con información financiera con fines de supervisión que permita conocer los resultados de la gestión del administrador en desarrollo del negocio. Esta condición crea en el administrador el deber de generar información financiera transparente, idónea y oportuna.
En el entendido de que no es posible obtener información financiera sin un conjunto de postulados y principios que ordenen el reconocimiento de los hechos económicos, la SFC establece un marco técnico simplificado para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información financiera con fines de supervisión de los negocios administrados por las entidades vigiladas con fundamento en los marcos técnicos vigentes.
Es importante recordar que es responsabilidad del fideicomitente, beneficiario o inversionista la incorporación en su contabilidad de los hechos económicos derivados del negocio, de acuerdo con las normas de información financiera que le resulten aplicables.
3.2 Características de la Información Financiera
La información financiera debe ser preparada y presentada en todo momento atendiendo las siguientes características fundamentales y de mejora:
Características Fundamentales:
Relevancia: La información financiera es relevante cuando puede ejercer influencia sobre las decisiones de quienes la utilizan.
Materialidad o Importancia Relativa: La información es material y, por ello, reviste importancia relativa, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones de sus usuarios. La materialidad o importancia relativa depende de la cuantía de la partida o del error, juzgados en las circunstancias particulares de la omisión o de la presentación errónea. Sin embargo, no es adecuado incurrir en, o dejar sin corregir, desviaciones que se consideren inmateriales con el fin de obtener una presentación particular de la información financiera del negocio administrado.
Representación Fiel: La información es fiable cuando está libre de error significativo y sesgo, y representa fielmente lo que pretende representar o puede esperarse que represente.
Características Cualitativas de Mejora:
Comparabilidad: La información financiera que se presente debe ser comparable a lo largo del tiempo, para identificar las tendencias de la situación financiera y el resultado de las operaciones. Por tanto, la medida y presentación de las transacciones y hechos similares debe reconocerse en cada ejercicio utilizando de forma uniforme los direccionamientos técnicos incluidos en esta norma.
Verificabilidad: La verificabilidad ayuda a asegurar a los usuarios que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que observadores independientes diferentes debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, de que una descripción particular es una representación fiel.
Oportunidad: La oportunidad implica proporcionar información en las fechas pactadas o establecidas en esta norma. Si hay un retraso indebido en la presentación de la información ésta puede perder su relevancia.
Comprensibilidad: La información financiera es comprensible cuando es clara y fácil de entender por parte de los usuarios, Sin embargo, la necesidad de comprensibilidad no permite omitir información relevante por el mero hecho de que ésta pueda ser difícil de comprender para determinados usuarios.
3.3 Principios de la Información Financiera
La información financiera de los negocios debe ser útil y para que sea útil, debe ser relevante y representar fielmente los hechos económicos. A fin que de preparar información financiera que cumpla con estas características, los negocios deberán observar los siguientes principios:
Hipótesis de negocio en marcha: Se considerará que un negocio se encuentra en marcha hasta su liquidación de conformidad con las condiciones contractuales, salvo que el fideicomitente, beneficiario o inversionista tenga la intensión de cesar sus operaciones, con conocimiento previo de la administradora.
En caso de que el negocio se constituya para administrar los recursos de un proceso liquidatario, deberá aplicar las normas contables y financieras que establezca el Gobierno Nacional para cada tipo de entidad y negocio, remitiendo la información bajo la estructura del Catálogo. Cuando el negocio deba preparar y presentar Estados Financieros de Propósito Especial, esta situación deberá revelarse en las notas.
Devengo o Causación: La sociedad administradora registrará los hechos económicos y preparará los Informes Financieros con Fines de Supervisión del negocio utilizando la base de devengo o causación. De acuerdo con este principio, las partidas se reconocerán cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento. Los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren y no, cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo en los períodos con los cuales se relacionan.
Prudencia: Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
Esencia sobre forma: Las transacciones y demás sucesos deben reconocerse y presentarse de acuerdo con su realidad económica y no exclusivamente en consideración a su forma legal.
Asociación: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, reconociendo unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto correlativo y se concluya que no generará beneficios económicos en períodos posteriores, deberá reconocerse en las cuentas de resultados del período corriente y revelar en las notas las razones por las cuales no es procedente la asociación de ingresos y gastos.
Uniformidad: Los criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación se deben mantener en el tiempo y se deben aplicar a todos los elementos de los Informes Financieros con Fines de Supervisión que tengan las mismas características.
La información financiera se preparará utilizando criterios uniformes para transacciones iguales y para sucesos y condiciones similares; solo procederán cambios si su modificación permite el suministro de información fiable y más relevante sobre los efectos de las transacciones del negocio. La sociedad administradora deberá gestionar el mantenimiento de las políticas de reconocimiento, medición, presentación y revelación de tal forma que se garantice la comparabilidad de la información financiera. En caso que se presenten cambios se deberán revelar las modificaciones realizadas y los impactos patrimoniales que se generan como consecuencia de los mismos.
No Compensación: Los negocios no podrán compensar activos y pasivos o ingresos y gastos. Tanto las partidas de activos y pasivos como las de ingresos y gastos, se deben presentar por separado, salvo en aquellos casos cuando de forma excepcional así se regule. Así mismo, cada negocio deberá reportar de forma separada sus Informes Financieros con Fines de Supervisión, por lo que no se podrá realizar la compensación entre negocios administrados.
Equilibrio entre costo y beneficio: Los beneficios derivados de la información no deben exceder los costos de suministrarla. La consideración de si la obtención o determinación de la información necesaria para cumplir con un requerimiento involucraría esfuerzo o costos desproporcionados, depende de las circunstancias específicas del administrador y del juicio, considerando los costos y beneficios de la aplicación de ese requerimiento.
Período: Como regla general el período de preparación y presentación de la información financiera con fines de supervisión será el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, salvo que contractualmente se pacte un período diferente. No obstante, la sociedad administradora deberá cumplir con los requisitos de transmisión mensual de la información financiera a través del Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión que establece la SFC y la presentación de los Estados Financieros de Propósito Especial, cuando la norma así lo requieran.
Criterios Generales de Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación
El reconocimiento, medición, presentación y revelación de los elementos que hacen parte de los Informes Financieros con Fines de Supervisión se realizará, con las instrucciones señaladas en este capítulo y de acuerdo con los siguientes criterios:
Reconocimiento: Los hechos económicos se deben reconocer cuando surgen los correspondientes elementos y siempre que su medición pueda ser realizada con fiabilidad. Los hechos económicos se reconocen con fundamento en comprobantes debidamente soportados, en idioma castellano y por el sistema de partida doble. Los registros respectivos deben realizarse en el período en el cual las operaciones tienen lugar, y:
(a) Se espera obtener o desprenderse de beneficios económicos asociados a la finalidad del negocio; y (b) La partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.
La falta de reconocimiento de una partida que satisfaga estos criterios no se rectifica mediante la revelación de las políticas de reconocimiento y medición, ni tampoco, a través de la información de las notas a los estados financieros.
De acuerdo con las instrucciones impartidas en esta norma el reconocimiento de los hechos económicos deberá realizarse a nivel de documento fuente utilizando el Catálogo (es decir, desde la incorporación de la información en los comprobantes contables y en los aplicativos utilizados por la sociedad administradora para el reconocimiento de los hechos económicos y la elaboración de los informes correspondientes). La sociedad administradora deberá evaluar que los soportes que acreditan las operaciones de los negocios cumplan con los requisitos legales.
La sociedad administradora deberá realizar la debida custodia de los soportes que justifican el reconocimiento de cada una de las operaciones efectuadas, los cuales deberán mantenerse a disposición de la SFC, los órganos de control de la entidad y los fideicomitentes, beneficiarios o inversionistas, cuando así lo requieran. En caso de que los soportes no sean suministrados adecuadamente la sociedad administradora debe revelarlo de forma expresa en los Informes Financieros con Fines de Supervisión y en la rendición de cuentas.
Los hechos económicos deberán reconocerse de acuerdo con su costo histórico, salvo en los casos en que expresamente se indique en esta norma.
Cuando exista discrepancia entre las instrucciones impartidas en esta norma para el reconocimiento de un hecho económico frente a los requerimientos particulares del fideicomitente, beneficiario o inversionista, la sociedad administradora podrá aplicar las instrucciones que éstos le impartan, siempre que corresponda al marco técnico de información financiera en los términos de la Ley 1314 de 2009.
Medición: Medición es el proceso que se utiliza para determinar los importes monetarios en los que el negocio mide los elementos que componen los Informes Financieros con Fines de Supervisión. Los hechos económicos deberán reconocerse inicialmente por su costo histórico. De forma general se reconocerán las siguientes bases de medición: Costo histórico, costo amortizado, valor razonable y valor neto de realización.
La medición y valoración de los activos subyacentes de los negocios cuyo inversionista sea un fondo de inversión colectiva, se realizará conservando los mismos criterios de reconocimiento y medición que le aplican a dicho fondo, como si éste realizara de forma directa la inversión en dichos bienes.
Costo histórico: Corresponde al importe de efectivo y equivalentes del efectivo pagados o bien el valor de la contraprestación entregada para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo o para un pasivo la contraprestación recibida a cambio de la obligación asumida, esto es el efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o el valor de contraprestación recibida en el momento de incurrir en el pasivo con posterioridad el reconocimiento inicial. El costo de algunos activos se puede asignar al resultado del período a través de la depreciación o amortización y también puede ser objeto de ajuste por el reconocimiento de pérdidas.
Costo Amortizado: Valor al que fue medido en su reconocimiento inicial un activo financiero o un pasivo financiero, menos los reembolsos de capital, más o menos la parte reconocida en la cuenta de resultados, utilizando el método del interés efectivo, de cualquier diferencia entre el valor inicial y el saldo al vencimiento ajustado por cualquier corrección de valor por deterioro.
Valor Razonable: Es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la fecha de la medición (es decir, un precio de salida).
Valor neto de realización: El valor neto de realización es el valor que el negocio puede obtener por la venta de los activos menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta. El valor neto de realización, a diferencia del valor de mercado, no requiere un mercado abierto, activo y ordenado o la estimación de un precio en tal mercado. El valor neto de realización es un valor de salida observable y específico para el negocio. El valor neto de realización es útil cuando la alternativa más eficiente para el negocio es la venta del activo. El valor neto de realización proporciona información que permite evaluar la capacidad financiera que tiene un negocio, al reflejar el valor que podría recibirse por la venta de un activo.
Reconocimiento de la pérdida por deterioro de valor (provisión): Al final de cada período sobre el que se informa, se evaluará si existe evidencia objetiva de deterioro (provisión como menor valor del activo) o de recuperación del valor de los activos de acuerdo con la información provista por el fideicomitente, beneficiario o inversionista. Cuando la sociedad administradora conozca evidencia objetiva que genere un posible deterioro de los activos deberá solicitar al fideicomitente, beneficiario o inversionista su respectiva evaluación y reconocer inmediatamente en las cuentas de resultados del negocio una pérdida por deterioro del valor (provisión).
Si en períodos posteriores se disminuye la cuantía de la pérdida por deterioro con base en la información que suministre el fideicomitente, beneficiario o inversionista, o aquella de la que disponga la sociedad administradora, y ésta puede relacionarse objetivamente con un hecho ocurrido con posterioridad al reconocimiento inicial del deterioro, se podrá revertir dicha pérdida. No obstante, la recuperación del deterioro no podrá llevar el valor del activo a un monto superior al que hubiera tenido si no hubiera sufrido este deterioro. Se reconocerá inmediatamente el monto de la reversión en las cuentas de resultados.
Moneda funcional: Los recursos y hechos económicos se deben reconocer en una misma unidad de medida, por regla general se deberá utilizar como unidad de medida el peso colombiano. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional con la tasa de negociación y reexpresarse a la tasa representativa del mercado (TRM) calculada al día de la valoración y certificada por la SFC; así mismo para efectos de la presentación de los Informes Financieros con Fines de Supervisión, las cifras correspondientes a las operaciones denominadas en moneda extranjera deben ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado calculada el último día hábil del mes y certificada por la SFC.
3.5 Otras consideraciones especiales
Corrección de errores: Son errores de períodos anteriores las omisiones e inexactitudes en los Informes Financieros con Fines de Supervisión del negocio, correspondientes a uno o más períodos anteriores como resultado de un fallo al utilizar información fiable que:
Estaban disponibles cuando los Informes Financieros con Fines de Supervisión fueron remitidos a la SFC o cuando fueron puestos a disposición del fideicomitente, beneficiario o inversionista,
Podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de tales Informes Financieros.
Se incluyen entre otros los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes.
El efecto de las correcciones de errores anteriores se reconocerá en resultados en el mismo periodo en que el error sea detectado. En este caso la Sociedad Administradora deberá informar a la SFC y revelar los efectos en las notas a los estados financieros, cuando corresponda, la siguiente información: a) naturaleza del error y, b) el monto de la corrección para cada rubro de los Informes Financieros con Fines de Supervisión.
Tratamiento de hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa: La administración debe evaluar y clasificar los hechos ocurridos después del final del periodo sobre el que se informa, este último corresponderá al 31 de diciembre de cada año y para el caso de los negocios a los que se refiere el numeral 2.1.1. del Capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera y para los que contractualmente lo requieran, la administración deberá evaluar y clasificar los hechos ocurridos entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los Estados Financieros, la cual corresponderá a la fecha en la que se apruebe que los usuarios tengan conocimiento de los mismos.
Se consideran hechos posteriores a la fecha de presentación de los Informes Financieros con Fines de Supervisión aquellos eventos favorables o desfavorables que se hayan producido entre la fecha del Informe y la fecha de formulación o autorización para su divulgación.
Existen dos tipos de eventos: i) Los que implican ajuste cuando el hecho proporciona evidencia de las condiciones que ya existían al final de dicho periodo y por lo tanto se requiere que la sociedad administradora ajuste las cifras de los Informes Financieros con Fines de Supervisión del negocio para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del periodo contable, ii) Los que no implican ajuste cuando los hechos ocurridos después del período contable indican condiciones surgidas después de éste y que por su materialidad deben ser objeto de revelación en las notas a los Estados Financieros, cuando corresponda.
La última fecha se entiende como la fecha en la que la administración pone a disposición de la Asamblea General de Accionistas la información financiera de la sociedad administradora y la de los negocios, o la fecha en que la SFC emite la comunicación de autorización para someter dicha información a consideración de la Asamblea General de Accionistas tales Estados Financieros en el caso de que la sociedad administradora deba remitir los Estados Financieros en virtud de lo previsto en el Artículo 11.2.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
La aprobación de la información financiera de la sociedad administradora en la Asamblea de Accionistas deberá incluir un pronunciamiento respecto de la presentación de los Informes Financieros con Fines de Supervisión de los negocios administrados.
Tratamientos Especiales: Los requerimientos para el reconocimiento y medición de los elementos descritos en esta norma están basados en los principios generales previstos en los marcos contables y de información financiera expedidos por el Gobierno Nacional en virtud de la Ley 1314 de 2009. Ante la ausencia de un principio o requerimiento de esta norma que sea aplicable específicamente a una operación económica del negocio, la sociedad administradora podrá solicitar a la SFC los criterios técnicos a aplicar, para lo cual allegarán los estudios técnicos y la regulación comparada que resulte pertinente.
3.6 Definición de los Elementos
Bajo el presente marco son elementos de los Informes Financieros con Fines de Supervisión los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos y las cuentas de revelación de información financiera.
Balance o Estado de Situación Financiera
Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera son los activos, pasivos y patrimonio, los cuales se definen:
Activos: Corresponde a los bienes entregados en administración con independencia del tipo de negocio, la naturaleza de los recursos, o si éstos corresponden a fiducia mercantil, encargo fiduciario o cualquier otro tipo de bienes, se consideran activos entregados en administración o bienes administrados, aquellos bienes y/o derechos que por virtud de un contrato hayan sido entregados en administración, así como aquellos generados por sucesos pasados ocurridos en virtud del cumplimiento de su objeto contractual, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en desarrollo del contrato de administración.
Los activos entregados en administración pueden ser tangibles o intangibles, financieros o no financieros. Se reconocen como activos siempre que sea probable la generación de beneficios económicos para el fideicomitente, beneficiario o inversionista y su medición sea fiable.
Los beneficios económicos de un bien administrado son su potencial para contribuir directa o indirectamente en la generación de efectivo del negocio y/o de dar cumplimiento al mandato entregado por los terceros. El efectivo generado puede proceder de la utilización, inversión, mantenimiento o enajenación de los bienes administrados.
Pasivos: Es una obligación actual del negocio, surgida a raíz de sucesos pasados, cuya liquidación se espera que dé lugar a una transferencia de recursos. Agrupa los conceptos que representan obligaciones contraídas con terceros en desarrollo del giro ordinario del negocio. Comprende obligaciones por operaciones de inversión, créditos de bancos, otras obligaciones financieras, obligaciones tributarias, entre otras.
En los fideicomisos inmobiliarios, los recursos entregados por los clientes, llámense prometientes compradores o bajo cualquier otra denominación, se entenderán como pasivo a favor de éstos, hasta tanto se realice el proceso de transferencia del bien, operación que deberá afectar las cuentas de resultado, asociando a los ingresos los costos derivados de la construcción de los bienes inmuebles.
Patrimonio: Corresponde al valor residual de los activos del negocio luego de deducir las obligaciones con terceros. Bajo este elemento se incluyen los aportes realizados por el fideicomitente, beneficiario, o inversionista en el caso de otros vehículos no fiduciarios; así como los pagos y restituciones de dichos aportes y el resultado de la operación del negocio.
Cuentas de revelación de información financiera: Corresponde a los saldos representativos de derechos, obligaciones y otras situaciones que en el futuro puedan tener repercusiones patrimoniales, así como los saldos que se requieran para reflejar todas las operaciones realizadas por los negocios, aunque no comprometen su patrimonio. Estas cuentas incluyen derechos contingentes, obligaciones contingentes e información de control.
Estado de Resultados Integrales
Los elementos relacionados con la medida de rendimiento son los ingresos y gastos. A continuación se definen dichos elementos:
Ingresos: Son incrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo del período sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los bienes administrados, o bien como disminuciones de los pasivos y no están relacionadas con los aportes de los fideicomitentes, beneficiarios o inversionistas en caso de otros vehículos no fiduciarios.
Costos y gastos: Son disminuciones en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones de valor de los activos, o bien como aumento de los pasivos, y no están relacionados con las distribuciones y/o pagos realizados a los fideicomitentes, beneficiarios o inversionistas en el caso de vehículos no fiduciarios.
Otro Resultado Integral: Si los ingresos o gastos no realizados se incluyen en otro resultado integral en un periodo, existe una presunción de que se reclasificarán al informe de desempeño del periodo o en periodos futuros. Esa reclasificación ocurre cuando mejore la relevancia de la información incluida en el Estado de Resultado del periodo para ese periodo futuro.
Los elementos de la información financiera aquí señalados deben registrarse atendiendo las cualidades, principios, criterios y requisitos descritos en el numeral 3 del presente Capítulo, de tal forma que se pueda establecer la situación financiera del negocio administrado y el resultado de sus operaciones a una fecha determinada.