Con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de errores aritméticos o en la estructura del archivo que se reporta, la Superintendencia Financiera de Colombia dará por no recibidos los archivos que presenten alguno de los errores de que trata el presente instructivo, con las implicaciones a que ello diere lugar.
Para tal efecto las entidades deberán realizar las validaciones previas a sus archivos antes de su transmisión, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Se debe crear un archivo a transmitir, exactamente como lo define el documento técnico SB-DS-003.
Se debe validar el archivo a transmitir, en particular:
Para la utilización de los códigos de los planes de cuentas que se deben transmitir, la entidad deberá tener en cuenta las operaciones que les es permitido realizar por las disposiciones legales vigentes.
Que los signos empleados sean consistentes y acordes con los listados "códigos negativos" y "códigos puc que admiten saldo positivo o negativo". El primer listado relaciona los códigos cuyo valor restan y que deben ser reportados con signo positivo.
Que se valide aritméticamente, para cada moneda, el balance a reportar, de tal manera que siempre la suma de las subcuentas coincida contra su respectiva cuenta, la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los grupos coincida contra su respectiva clase.
Que la suma de los valores reportados en moneda legal (sufijo 1) más los valores reportados en moneda extranjera (sufijo 2) coincida con el valor total de la moneda a reportar (sufijo 0).
No se debe reportar un código de los planes de cuentas o una subcuenta de los formatos, cuando todos los valores que lo conforman sean igual a cero. En este caso la entidad debe atender las instrucciones de la Circular Externa 043 de 1994. Se deben reportar los códigos de los planes de cuentas o de los formatos, cuyo valor sea cero, si se obtiene dicho valor como resultado de sumar los códigos que lo conforman.
Que los códigos de los formatos a transmitir estén habilitados para esa entidad para el período a reportar.
Que para las unidades de captura que tengan subtotal, éste sea igual a la suma de sus respectivas subcuentas.
Que para las unidades de captura que manejen totales éstos sean iguales a la suma de los subtotales y/o de las subcuentas respectivas.
Que se valide contablemente el archivo, de acuerdo con las validaciones definidas en el listado unidades de validación.
Que los códigos de los diferentes negocios que administren y que se deban transmitir, hayan sido previamente reportados a la Subdirección de Operaciones de la SFC mediante la proforma F0000-102 o registrados a través de los mecanismos dispuestos para el efecto según el tipo de entidad.
Para facilitar la validación que las entidades deben efectuar a sus archivos de acuerdo con lo que dispone esta circular, se anexan los siguientes listados:
PLAN (UNICO) DE CUENTAS - CODIGOS NEGATIVOS: Relaciona para las últimas versiones de los Planes de Cuentas, los códigos que restan y que deben ser reportados con signo positivo.
UNIDADES DE VALIDACION: Relaciona las operaciones comunes o las validaciones que aplican a todos los tipos de entidad, de fideicomiso, fondos de pensiones y de cesantía y a los fondos comunes.
CODIGOS PUC QUE SOLO ADMITEN SALDOS EN MONEDA EXTRANJERA: Relaciona los códigos en los que sólo se podrá reportar saldos de operaciones en moneda extranjera.
CODIGOS PUC QUE ADMITEN SALDO POSITIVO O NEGATIVO: Relaciona para las nuevas versiones de los Planes de Cuentas, los códigos que admiten saldo diferente al de su propia naturaleza, es decir, que puede ser débito o crédito dependiendo del resultado de la operación que da origen a la contabilización. En consecuencia, los códigos que no figuren en esta relación, no podrán ser transmitidos con valores negativos.
Se aclaran algunos aspectos considerados de importancia:
Las validaciones se efectúan sobre los reportes de estados financieros en moneda total (sufijo 0).
Tanto los ingresos como los gastos y costos, clases 4 y 5 de los planes de cuentas, respectivamente, se deben registrar - respetando el origen de la operación que lo generó- en moneda legal o en moneda extranjera, según corresponda.
Si durante el proceso de validación que se realiza al archivo transmitido se encuentra alguna inconsistencia, se dará por no recibido.