La contabilidad de los establecimientos de comercio se podrá llevar de manera independiente y, por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de origen interno o externo, los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los libros de contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de las operaciones de los mismos; en consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de los establecimientos de comercio se llevará en las sucursales, en las agencias o en los centros contables que reúnan o centralicen las operaciones de agencias y sucursales.
Por consiguiente, no se considera obligación imperativa de ninguna entidad vigilada la de llevar libros de contabilidad a nivel de cada sucursal. La determinación correspondiente se adoptará por cada institución, en función de su propia organización interna, con arreglo en la cual podrá disponerse que la contabilidad se lleve a nivel de agencias, de sucursales que agrupan o no las operaciones de algunos o todas las agencias, de centros contables, o también podrá acudirse a una combinación de los anteriores esquemas e, inclusive, plantearse otros diferentes, siempre que exista absoluta claridad sobre la estructura elegida para registrar la información contable.
En todo caso cualquiera que sea la modalidad por la que se opte deberá preverse la existencia de sistemas o procedimientos que permitan determinar las operaciones que se efectúan en las distintas sucursales y agencias que de éstas dependen, permitiendo mostrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios de cada establecimiento de comercio, bajo la premisa del cumplimiento de las cualidades de la información contable, la equidad y demás normas de contabilidad de aceptación general, de manera tal que en cualquier momento se puedan preparar y presentar estados financieros básicos desagregados por agencias, sucursales, centros contables, dirección general y, por ende, de la entidad vigilada como unidad económica única.
Dichos estados financieros podrán ser requeridos en cualquier momento por la Superintendencia Bancaria, lo cual implica, por lo menos identificar las operaciones por áreas de responsabilidad a nivel de agencias, sucursales, centros contables y dirección general.
De conformidad con los parámetros establecidos en este instructivo, las entidades vigiladas deberán definir el esquema por el que opten e informarán a la Superintendencia Bancaria cualquier cambio que se presente en el mismo con 15 días comunes de anticipación a su aplicación.