A fin de determinar algunos parámetros que permitirán llegar a la definición de lo que debe ser comparable, es pertinente referenciar ciertos conceptos generales tales como la fecha de corte, la fecha de corte simulado y el período contable. 3.1 Fecha de Corte: Por fecha de corte se entiende aquella en la cual la información contable, tomada de los libros de contabilidad, se prepara para hacer una comprobación de sus saldos a fin de formular los Estados Financieros de cierre de ejercicio. Convencionalmente puede ser el último día de un trimestre, un semestre o un año; puede haber cortes o cierres especiales en cualesquiera otras fechas, según las circunstancias, pero invariablemente por lo menos una vez al año, cuya fecha de referencia corresponde al 31 de diciembre. Los Estados Financieros preparados en una fecha de corte o cierre conllevan, necesariamente, la cancelación de las cuentas nominales o de resultado a efectos de medir un período de gestión en un lapso predeterminado. 3.2 Fecha de Corte Simulado: La fecha de corte simulado atiende a aquella en que se suspende el flujo o movimiento de transacciones contables, generalmente para fines como el reporte mensual o trimestral de Estados Financieros a la Superintendencia Bancaria, o para efectos de su publicación. 3.3 Período Contable: El período contable es un lapso de referencia que permite emitir información sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones en donde se identifica la fecha de cierre o corte de la información así como el período que cubre.
Sobre esta norma básica el artículo 9o. del Decreto 2649 de 1993 señala que “ el ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.
“Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.
“Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.” 3.4 Períodos Comparables: Con los elementos de juicio que suministra el anterior marco teórico se delimita el período base de comparación en el entendido que deben ser comparables períodos iguales de tiempo -es decir, un mes, un trimestre, un semestre o un año- sin perjuicio de la necesaria continuidad que debe existir entre un período y otro, de suerte que se pueda evidenciar objetivamente la presentación de Estados Financieros comparativos del ente contable, como sujeto que desarrolla una actividad económica que presupone la continuidad indefinida de las operaciones propias de su objeto social.
Al relacionar una fecha de corte o cierre determinada con la noción de período contable, se puede concluir que los Estados Financieros a comparar no pueden ser otros que los de igual período.
Dependiendo del ejercicio contable propio de cada entidad en particular y de la obligatoriedad de publicación de Estados Financieros se podrían presentar situaciones como las siguientes:
1 Cierre de Ejercicio Contable Anual y Publicación Anual: Se compararán saldos acumulados a 31 de diciembre de los años 19X2 y 19X1, respecto del balance, y saldos acumulados por el período comprendido entre el 1o. de enero y el 31 de diciembre de los correspondientes ejercicios contables, en lo que concierne al estado de resultados.
2 Cierre de Ejercicio Contable Semestral y Publicación Semestral.
1 Estados Financieros de Publicación Primer Semestre: Se compararán saldos acumulados a 30 de junio del año 19X3 frente a saldos acumulados a 31 de diciembre del año 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por el período comprendido entre el 1o. de enero y el 30 de junio del año 19X3 frente a saldos acumulados por el período comprendido entre el 1o. de julio y el 31 de diciembre del año 19X2, respecto del estado de resultados.
2 Estados Financieros de Publicación Segundo Semestre: Se compararán saldos acumulado a 31 de diciembre frente a saldos acumulados a 30 de junio del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1o. de julio y el 31 de diciembre y el 1o. de enero y el 30 de junio del mismo año, tratándose del estado de pérdidas y ganancias.
3 Cierre de Ejercicio Contable Trimestral y Publicación Trimestral.
1Estados Financieros de Publicación Primer Trimestre: Se compararán saldos acumulados a 31 de marzo del año 19X3 con saldos acumulados a 31 de diciembre del año 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1o. de enero y el 31 de marzo del año 19X3 y el 1o. de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, con relación al estado de resultados.
2 Estados Financieros de Publicación Segundo Trimestre: Se compararán saldos acumulados a 30 de junio y 31 de marzo del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1o. de abril y el 30 de junio y el 1o. de enero y el 31 de marzo de dicho año, respecto del estado de utilidades.
3 Estados Financieros de Publicación Tercer Trimestre: Se compararán saldos acumulados a 30 de septiembre y 30 de junio del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1o. de julio y el 30 de septiembre y el 1o. de abril y el 30 de junio del año 19X3, tratándose del estado de ganancias y pérdidas.
4 Estados Financieros de Publicación Cuarto Trimestre: Se compararán saldos acumulados a 31 de diciembre y 30 de septiembre del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1o. de octubre y el 31 de diciembre y 1o. de julio y el 30 de septiembre del mismo año, en lo que hace al estado de resultados.
4 Cambio de Cierre de Ejercicio Contable: Cuando una entidad cambie de período contable, Vb. Gr. de anual a semestral o trimestral, comparará el nuevo período contable con un corte de cuentas simulado en el cual los lapsos comparables sean iguales y consecutivos, vale decir, que si durante el año 19X2 la entidad tenía ejercicio contable anual y lo cambia a semestral en el año 19X3, comparará saldos acumulados a 30 de junio de 19X3 con saldos acumulados a 31 de diciembre de 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1o. de enero y el 30 de junio del año 19X3 y 1o. de julio y 31 de diciembre del año 19X2, respecto del estado de utilidades.
La utilidad (pérdida) del corte de ejercicio contable simulado del año 19X2 que reporte el balance requerirá de la revelación pertinente para hacerla comparable con el estado de resultados correspondiente.
Si el cambio es de ejercicio anual a trimestral, de suerte que si durante el año 19X2 la entidad tenía ejercicio contable anual y lo cambia a trimestre en el año 19X3, comparará saldos acumulados a 31 de marzo de 19X3 con saldos acumulados a 31 de diciembre de 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1o. de enero y el 31 de marzo del año 19X3 y el 1o. de octubre y 31 de diciembre del año 19X2, tratándose del estado de resultados.
La utilidad (pérdida) del corte de ejercicio contable simulado del año 19X2 que reporta el balance, requerirá de la revelación pertinente para hacerla comparable en el estado de resultados correspondiente, de forma tal que se evidencie clara y objetivamente el resultado -utilidad (pérdida)- del corte simulado frente al resultado acumulado que reporta el balance a 31 de diciembre del año 19X2.
Por ejemplo, si la utilidad del año completo reportada por el balance asciende a $500 y la del corte simulado a $150, se revelará mediante nota al balance de publicación este hecho con un texto que podría ser: "Utilidad del período comprendido entre el 1o. de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, $150; y utilidad del período comprendido entre el 1o. de enero y el 30 de septiembre del año 19X2, $350".
Si el resultado a 31 de diciembre del año 19X2 asciende a una pérdida de $300 y el resultado del corte simulado arroja una utilidad de $250, el texto podría ser: "Utilidad del período comprendido entre el 1o. de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, $250; y pérdida del período comprendido entre el 1o. de enero y 30 de septiembre del año 19X2, $550".
Si el resultado a 31 de diciembre del año 19X2 asciende a una utilidad de $400 y el resultado de corte simulado arroja una pérdida de $200, el texto podría ser: "Pérdida del período comprendido entre el 1o. de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, $200; y utilidad del período comprendido entre el 1o. de enero y el 30 de septiembre del año 19X2, $600".
Si el resultado a 31 de diciembre del año 19X2 asciende a una pérdida de $500 y el resultado de corte simulado arroja una pérdida de $300, el texto podría ser: "Pérdida del período comprendido entre el 1o. de octubre y 31 de diciembre del año 19X2, $300; y pérdida del período comprendido entre el 1o. de enero y el 30 de septiembre del año 19X2, $200".