FONDOS DE CESANTÍAS
Consideraciones Generales
Toda entidad vigilada por la SBC está legalmente facultada para recibir bienes en dación en pago parcial o total de obligaciones previamente contraídas en el curso de sus negocios.
Dicha facultad, para el caso de los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros, se encuentra contenida en los numerales 6º y 7º del artículo 110 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), regla según la cual tales entidades pueden adquirir y poseer bienes muebles e inmuebles producto del pago de deudas previamente contraídas en el curso de sus negocios o adquirirlos en pública subasta por razón de adjudicaciones judiciales.
La recepción de bienes en dación en pago (BRDPS) debe entenderse siempre como un mecanismo excepcional para recuperar unos recursos que tienen la vocación principal de ser colocados o administrados de acuerdo con la actividad reglada de los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros y que, por tal motivo, tales bienes deben ser enajenados dentro de determinados plazos.
El presente capítulo tiene como propósito fijar los parámetros mínimos que deben observar las entidades financieras para la adecuada administración y contabilización de los BRDPS, con el fin de dar estricta aplicación a la regla contenida en el artículo 110 EOSF. Para ello se señalan las reglas que deberán observarse para la enajenación de tales activos, las reglas para estimar la pérdida esperada derivada de su no enajenación dentro de los plazos establecidos en la ley, así como las instrucciones relativas al régimen de responsabilidad de los órganos de dirección y administración de la entidad vigilada en relación con la adecuada gestión del riesgo contenido en los BRDPS.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN BRDPS
Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 110 numerales 6º y 7º EOSF, los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros deben contar con un Sistema de Administración de BRDPS, que les permita gestionarlos adecuadamente, con el propósito de enajenarlos dentro de los plazos establecidos en la norma y deben calcular el nivel de provisiones necesarias para cubrir la pérdida esperada derivada de la no enajenación de los mismos dentro de los plazos establecidos en dicha norma.
El sistema de administración que para el efecto diseñen las entidades a que se refiere el presente numeral, debe incluir los siguientes parámetros:
Políticas de la entidad en materia de aceptación y administración de BRDPS. Procedimientos que establezcan con claridad responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y administración en relación con la aceptación de bienes en pago y el proceso de custodia y enajenación de BRDPS. Mecanismos que permitan estimar la pérdida esperada por la no enajenación de tales activos dentro de los plazos establecidos en la norma y cuantificar las provisiones. Procedimientos de control del sistema.
Políticas en materia de aceptación y administración de BRDPS
La política que en esta materia se adopte debe considerar:
Los parámetros que tendrá en cuenta la entidad para aceptar bienes en dación para el pago de obligaciones previamente contraídas por terceros de modo que se procure recibir bienes que gocen de características adecuadas para ser enajenados y obtener la mejor recuperación posible de los recursos expuestos.
Que dichos activos se adquieren con carácter temporal (plazo máximo de dos o cuatro años) y, en consecuencia, el balance debe reflejar si la enajenación se ha llevado a cabo o no dentro del plazo máximo legal.
Que las mismas deben desarrollarse de manera razonablemente acorde con el SARC, toda vez que la excesiva acumulación de dicha clase de activos refleja problemas en la gestión del riesgo crediticio.
Procedimientos para la aceptación, administración y enajenación de los BRDPS
Se deben adoptar mediante manuales los procedimientos que se seguirán para la aceptación y posterior enajenación de los BRDPS de modo que los mismos se administren adecuadamente. Tales procedimientos deben señalar de manera clara las responsabilidades, deberes y facultades que tienen los distintos órganos de dirección, administración y demás funcionarios de la entidad en la adecuada administración de los BRDPS.
En la elaboración de los procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes responsabilidades que en la materia tienen las juntas directivas y la alta gerencia:
Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente
Los procedimientos que se acojan deben considerar que le corresponde a la junta directiva de la entidad u órgano equivalente, adoptar las siguientes decisiones relativas a la adecuada organización de la administración de los BRDPS
Señalar las políticas de la entidad en materia de aceptación de bienes en pago y administración de los BRDPS.
Designar, dentro de la estructura organizacional de la entidad, el cargo y área responsable de la gestión de enajenación de los BRDPS.
Señalar las responsabilidades y atribuciones asignadas al cargo y área encargada de gestionar la enajenación de los BRDPS .
Aprobar los procedimientos que diseñe la administración de la entidad para la gestión de enajenación de los BRDPS dentro del término legal.
Aprobar el direccionamiento de recursos humanos, tecnológicos y económicos que permitan llevar a cabo las actividades propias de la gestión de venta.
Aprobar las solicitudes de prórroga del plazo de enajenación que se presenten ante la SBC.
Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad
Los procedimientos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones de gestión y seguimiento a cargo del nivel administrativo de la entidad:
Diseñar los procedimientos a seguir por las áreas y cargos asignados como responsables de la enajenación de los BRDPS.
Someter a aprobación de la junta directiva los procedimientos a que se refiere el numeral anterior.
Adelantar un seguimiento permanente de la labor del área y funcionarios encargados de la gestión de venta de los BRDPS y mantener debidamente informada a la junta directiva de los resultados en tal sentido.
Señalar el contenido, características y periodicidad de los informes que los funcionarios y áreas encargadas de la gestión de enajenación deben rendir.
Mecanismos para la estimación de pérdidas y cuantificación de provisiones
Reglas para la constitución de provisiones sobre BRDPS inmuebles
Modelo para el cálculo de provisiones sobre BRDPS inmuebles
Las entidades pueden diseñar y adoptar sus propios modelos internos para el cálculo de provisiones sobre BRDPS mediante los cuales se estime la pérdida esperada por tipo de bien, según el esquema que a continuación se señala, el cual contempla una tasa base de provisión y un factor de ajuste en función del tiempo de recuperación.
Cualquiera sea el modelo que se adopte, el mismo debe considerar como mínimo los siguientes parámetros:
1 Tasa Base de Provisión (B)
El modelo debe permitir catalogar, agrupar o segmentar los BRDPS de acuerdo con características homogéneas, es decir, según tipos de bienes, ubicación geográfica, situación jurídica del bien, entre otros.
Debe considerar el valor de realización del BRDP, los flujos netos de caja, es decir, los flujos derivados de los diferentes ingresos y gastos efectuados hasta la realización del mismo, con base en la información histórica de la entidad. El modelo debe permitir descontar estos flujos a la tasa de inflación anual (IPC).
La tasa de recuperación (R) debe ser calculada como la relación entre el valor presente de los flujos netos y el valor del BRDP de acuerdo con el costo de adquisición del mismo.
Con base en estos criterios, el modelo debe permitir obtener la tasa base de provisión (B), que corresponde a uno menos la tasa de recuperación (1 – R) .
Factor de Ajuste de la Provisión (F)
El modelo debe considerar que a la tasa base de provisión, debe adicionarse un factor de ajuste en función del tiempo transcurrido antes de la venta de cada BRDP. Este factor debe estar representado por una función que ajuste la tasa de recuperación del BRDP en relación con el tiempo que haya transcurrido desde la recepción del mismo hasta alcanzar una tasa de provisión del 80% al cabo de un plazo máximo de 48 meses.
En todos los casos la función de ajuste debe calcularse teniendo en cuenta el plazo anteriormente señalado; sin embargo, en caso de no solicitarse la prórroga antes del vencimiento del plazo o en caso de no otorgarse la misma, la entidad que ha venido provisionando de acuerdo con sus modelos internos, debe constituir una provisión adicional hasta alcanzar el 80% del valor del BRDP una vez cumplidos los dos años de que trata el numeral 6º artículo 110 del EOSF.
En caso de que la entidad no establezca un factor de ajuste, este se debe aplicar de acuerdo con la siguiente tabla:
Tasa Base de Provisión (1-R) Función de Ajuste Años 1 2 3 4 5% 5,00% 15,00% 35,00% 75,00% 10% 6,82% 18,28% 37,57% 70,00% 15% 7,80% 19,64% 37,64% 65,00% 20% 8,28% 20,00% 36,57% 60,00% 25% 8,44% 19,72% 34,81% 55,00% 30% 8,34% 18,99% 32,60% 50,00% 35% 8,04% 17,92% 30,06% 45,00% 40% 7,57% 16,57% 27,27% 40,00% 45% 6,96% 15,00% 24,28% 35,00% 50% 6,23% 13,25% 21,13% 30,00% 55% 5,40% 11,33% 17,85% 25,00% 60% 4,47% 9,28% 14,45% 20,00% 65% 3,46% 7,11% 10,95% 15,00% 70% 2,38% 4,83% 7,37% 10,00% 75% 1,22% 2,46% 3,72% 5,00% 80% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
Para los rangos que no estén contemplados en la tabla anterior el factor de ajuste se debe hallar así:
El cálculo de la función de ajuste comprende inicialmente, la estimación de la tasa de crecimiento mensual (x) a partir de la siguiente expresión:
EMBED Equation.3
Donde TB es la tasa base de recuperación, calculada internamente por cada entidad y 0.8 equivale a (1 - % Salvamento).
La tasa de provisión (P) para cada instante es calculada como:
EMBED Equation.3
t = 1, 2, … 48 (meses).
Por definición entonces, el factor de ajuste (F) está dado por
Ft = Pt – TB.
Cálculo de la Provisión (P)
El valor de la provisión que resulte de la aplicación del modelo debe en todo caso ser igual a la tasa base más el factor de ajuste, esto multiplicado por el costo de adquisición de BRDP. Formalmente:
P = (B + F) * (BRDP)
Aprobación del modelo para el cálculo de provisiones sobre BRDPS
El modelo interno para el cálculo de las provisiones sobre BRDPS desarrollado de acuerdo con los parámetros anteriormente indicados, debe presentarse para aprobación de la SBC, la cual efectuará las validaciones correspondientes. Igualmente, la SBC con fundamento en las respectivas validaciones podrá objetar los modelos.
Constitución de provisiones de BRDPS inmuebles para las entidades que no cuentan con modelo aprobado por la SBC
En caso de que la entidad no presente modelo alguno o el que presente sea objetado por la SBC, se debe constituir en alícuotas mensuales dentro del año siguiente a la recepción del bien, una provisión equivalente al 30% del costo de adquisición del BRDP (esto es el valor de recepción), la cual debe incrementarse en alícuotas mensuales dentro del segundo año en un 30% adicional hasta alcanzar el 60% del costo de adquisición del BRDP. Una vez vencido el término legal para la venta sin que se haya autorizado prórroga, la provisión debe ser del 80% del costo de adquisición del BRDP. En caso de concederse prórroga el 20% restante de la provisión podrá constituirse dentro del término de la misma.
Cuando el costo de adquisición del inmueble sea inferior al valor de la deuda registrada en el balance, la diferencia se debe reconocer de manera inmediata en el estado de resultados.
Cuando el valor comercial del inmueble sea inferior al valor en libros de los BRDPS se debe contabilizar una provisión por la diferencia.
Reglas para la constitución de provisiones sobre BRDPS muebles
Respecto de los BRDPS muebles se debe constituir dentro del año siguiente de la recepción del bien una provisión equivalente al 35% del costo de adquisición del BRDP, la cual debe incrementarse en el segundo año en un 35% adicional hasta alcanzar el 70% del valor en libros del BRDP antes de provisiones. Una vez vencido el término legal para la venta sin que se haya autorizado prórroga, la provisión debe ser del 100% del valor en libros del BRDP antes de provisiones. En caso de concederse prórroga el 30% restante de la provisión podrá constituirse dentro del término de la misma.
Cuando el costo de adquisición del bien mueble sea inferior al valor de la deuda registrada en el balance, la diferencia se debe reconocer de manera inmediata en el estado de resultados.
Cuando el valor comercial del bien mueble sea inferior al valor en libros de los BRDPS se debe contabilizar una provisión por la diferencia.
Sin perjuicio de las reglas de provisiones mencionadas anteriormente, los BRDPS muebles que correspondan a títulos de inversión se deben valorar aplicando los criterios que para el efecto se contemplan en el capítulo I de la presente circular, teniendo en cuenta su clasificación como inversiones negociables, disponibles para la venta o para mantener hasta el vencimiento.
Reglas sobre los procedimientos de control del sistema
1 Control Interno
Es deber de los órganos de dirección, administración y control interno de las entidades (junta directiva, comité de auditoria, alta gerencia, revisores fiscales, auditores externos o internos y en general todas las instancias de gobierno corporativo y control interno) supervisar cuidadosamente el funcionamiento del Sistema de Administración de BRDPS. Para el efecto, deben quedar claramente asignadas las responsabilidades de control dentro de estos organismos.
La relación de funcionarios y áreas responsables debe estar a disposición de la SBC.
Responsabilidad del revisor fiscal
En desarrollo de las funciones propias del revisor fiscal, corresponde a éste verificar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo, debiendo incluir pronunciamiento expreso sobre el particular dentro del dictamen que rinda respecto de los estados financieros. Así mismo, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 207, ordinal 3o., del Código de Comercio, el revisor fiscal debe informar de manera oportuna y permanente a la SBC las irregularidades que en la aplicación del presente instructivo advierta en el ejercicio de sus labores, cuando las mismas sean materiales.
ALGUNAS REGLAS SOBRE LA CONTABILIZACIÓN DE BRDPS
La entidades deben establecer criterios uniformes y sustentados para efectos de registrar montos por concepto de mejoras o gastos de mantenimiento, de manera que el registro contable se efectúe reconociendo la realidad económica de la erogación, y en ese entendido, asigne a los activos el incremento real por producto de mejoras y reconozca con cargo a resultados los conceptos de gasto por mantenimiento.
REGLAS EN MATERIA DE AVALÚOS
Para efectos de la realización de avalúos, las entidades vigiladas deben observar los criterios y contenidos mínimos establecidos en los artículos 1 y 2 del Decreto 422 de 2000 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan. En todos los casos, los avalúos técnicos que se utilicen por parte de las entidades vigiladas no pueden tener una antigüedad (fecha de elaboración) superior a tres (3) años contados a partir del cierre contable en el cual se pretenda utilizar.
REGLAS RELATIVAS AL PLAZO LEGAL PARA LA VENTA DE LOS BIENES
Plazo para la enajenación
Las entidades deben efectuar la venta de los BRDPS dentro los dos (2) años siguientes a la fecha de su adquisición, sin embargo pueden contabilizarlos como activos fijos, cuando estos sean necesarios para el giro ordinario de sus negocios, se respeten los límites de inversiones en activos fijos y siempre que tratándose de inmuebles, la entidad no se encuentre sujeta al régimen de autorización previa, evento en el cual es obligatorio obtener ésta.
En el caso de bienes cuya tradición se perfecciona con el registro del título traslaticio de dominio se entiende que la fecha de adquisición es la de dicho acto y, por lo tanto, el registro contable de la dación se debe efectuar a partir de tal fecha. Para los demás bienes es suficiente con la entrega material.
En el caso de bienes restituidos el plazo legal para la venta se cuenta a partir de la entrega material del bien.
El plazo anteriormente señalado se entiende sin perjuicio del término establecido en el artículo 110 numeral 4o.EOSF, para la enajenación de las inversiones no autorizadas que realicen las entidades vigiladas en instituciones financieras y entidades aseguradoras, las cuales deberán ser vendidas a más tardar dentro de los seis meses siguientes a su adquisición, de conformidad con la disposición anteriormente citada.
Reglas sobre el otorgamiento de prórroga del plazo legal para la enajenación
Para los efectos de lo dispuesto en el inciso final del numeral 6º del artículo 110 EOSF, las entidades vigiladas pueden solicitar a la SBC prórroga para la enajenación de BRDPS, la cual debe presentarse en cualquier caso con antelación al vencimiento del término legal establecido.
En la respectiva solicitud se debe demostrar que no obstante se han seguido diligentemente los procedimientos de gestión para la enajenación, no ha sido posible obtener su venta. En todo caso, la ampliación del plazo no puede exceder en ningún caso de dos (2) años, contados a partir de la fecha de vencimiento del término inicial, período durante el cual debe también continuar con las labores que propendan por la realización de esos activos improductivos.
REGLA ESPECIAL APLICABLE A LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS
Para los fideicomisos y patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias que estén integrados por esta clase de activos, se aplican las normas contables que el fideicomitente indique expresamente en el respectivo contrato, salvo que el fideicomitente sea una entidad vigilada por la SFC, evento en el cual se deben aplicar las normas de este capítulo.
REGLA ESPECIAL APLICABLE A LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y A LOS
FONDOS DE CESANTÍAS
Las instrucciones del presente capítulo no se aplican a los fondos de pensiones obligatorias y fondos de cesantías en lo que tiene que ver con el pago de las cotizaciones al sistema general de pensiones y del auxilio de cesantía respectivamente.
SUPERINTENDENCIA BANCARIA DE COLOMBIA
CIRCULAR EXTERNA 034 de 2003 AGOSTO 2003
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Circular Externa 043 de 2011 Octubre de 2011
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