Registros y documentación del laboratorio. Cada trabajo realizado en el laboratorio, debe quedar registrado en un informe que presente de forma exacta, clara y sin ambigüedades los datos de los pacientes y los resultados de las pruebas o ensayos realizados y de cualquier otra información útil. Todos los registros y documentación del laboratorio, deberán mantenerse en archivo activo durante cinco (5) anos y en archivo muerto durante diez (10) años. Los resultados del control de calidad interno deberán conservarse por lo menos durante dos (2) años y los resultados del control de calidad externo deberán guardarse como mínimo durante tres (3) años. Estos archivos podrán ser conservados en medios magnéticos u otros designados para tal efecto
Registro diario de pacientes que incluya: Número de laboratorio o consecutivo. Nombre y apellidos completos. Identificación del paciente (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o número de historia clínica). Teléfono. Dirección. Edad. Exámenes solicitados.
Sistematización de la información por secciones: Número del laboratorio o consecutivo. Código del paciente. Examen practicado. Resultado del análisis.
Sistematización de la información de reactivos: Marca del reactivo. Número de lote. Fecha de producción y expiración. Fecha de salida del reactivo para ser utilizado.
Formato de solicitud de exámenes, debe incluir como mínimo: Nombre y apellidos completos del paciente. Identificación del paciente y edad. Fecha y hora de obtención de la muestra. Nombre del médico que solicita el examen. Diagnóstico presuntivo. Exámenes solicitados.
Resultados de laboratorio: El personal del laboratorio respetará los términos y las condiciones requeridas en la solicitud del exámen. El formato deberá contener como mínimo la siguiente información: Identificación del laboratorio que realiza la prueba. Nombres y apellidos completos. Identificación del paciente. Nombre del médico que solicita la prueba. Servicio y cama. Fecha y hora de procesamiento de la muestra. Resultado del análisis. Valores de referencia en unidades establecidas. Nombre y código del profesional que practicó el examen. En caso de que la prueba se realice en un laboratorio de referencia debe hacerse constar en el informe y presentarlo en el formato original del laboratorio que lo procesó y la firma y código del profesional que la realizó. Observaciones.
Manual de métodos y procedimientos: Cada sección del laboratorio deberá adoptar en lo pertinente el manual de normas técnicas y procedimientos que para tal efecto expida el Ministerio de Salud. deberán también de un manual de bioseguridad, de funciones, primeros auxilios y de protocolo de limpieza y desinfección de áreas y material de vidrio. Todos los métodos deben revisarse como mínimo anualmente para comprobar que están vigentes.