Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional . Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, las siguientes
Asesorar al Ministro en el diseño y formulación de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos institucionales para el efectivo cumplimiento de la misión de la entidad.
Preparar, en coordinación con el Despacho del Ministro, los Viceministros y la Secretaría General, la formulación y evaluación de la política exterior y migratoria.
Brindar las directrices conceptuales y metodológicas para la formulación del direccionamiento estratégico del Ministerio, del Fondo Rotatorio adscrito y de las Misiones colombianas acreditadas en el exterior.
Asesorar a las dependencias del Ministerio en la formulación y ejecución de los planes, programas y proyectos institucionales y en los procesos de planeación y programación presupuestal.
Diseñar e implementar metodologías de planeación estratégica para la gerencia de los planes y proyectos del Ministerio.
Brindar las directrices conceptuales y metodológicas para la formulación del plan de acción y los planes anuales operativos.
Diseñar la metodología para la elaboración, medición y seguimiento de los planes, programas y proyectos del Ministerio, el Fondo Rotatorio adscrito y las Misiones colombianas acreditadas en el exterior.
Asesorar a las dependencias del Ministerio en la formulación e implementación de sistemas de evaluación y seguimiento.
Asesorar a la Secretaría General para el desarrollo de las funciones asignadas al Comité Técnico para la organización y funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares.
Establecer los lineamientos que permitan diseñar acciones de planeación estratégica y desarrollo organizacional, así como la optimización de procesos y el diseño de criterios y métodos de operación y control que redunden en la eficiencia y eficacia de los procesos y la efectividad del Ministerio.
Asesorar a las dependencias del Ministerio en la formulación e implementación de acciones de mejoramiento continuo, acciones preventivas y correctivas y en la aplicación de los sistemas de indicadores para el control y evaluación de planes, programas, proyectos y procesos.
Realizar el seguimiento al cumplimiento de los procesos establecidos, mediante el monitoreo a los indicadores de gestión y puntos de control identificados.
Coordinar la implementación, documentación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.
Proyectar los actos administrativos por los cuales se adoptan los manuales de procesos y gestionar su formalización.
Coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera, con base en las directrices del Ministro de Relaciones Exteriores y la Secretaría General, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación, la programación del Marco de Gastos de Mediano Plazo del Ministerio y del Fondo Rotatorio adscrito, y realizar los trámites correspondientes.
Preparar el anteproyecto del presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión del Ministerio y del Fondo Rotatorio adscrito, en conjunto con la Dirección Administrativa y Financiera, con base en las directrices del Ministro de Relaciones Exteriores y la Secretaría General.
Organizar y operar el Banco de Proyectos del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores, tramitar ante el Departamento Nacional de Planeación la inclusión de los que el Ministerio priorice, e inscribir y gestionar la obtención de los recursos requeridos.
Preparar, en coordinación con las dependencias del Ministerio, el informe anual al Congreso de la República y demás informes de gestión que requieran las autoridades competentes.
Coordinar la rendición de cuentas a la ciudadanía y el fomento de la participación ciudadana.
Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.