Secretaría General . Son funciones de la Secretaría General las siguientes
Dirigir, ejecutar y controlar las políticas y los programas relacionados con la administración, los trámites internos del Instituto, el desarrollo y administración del talento humano, la promoción del clima organizacional, la calidad del servicio y del proceso de toma de decisiones, el fomento de estímulos e incentivos para el mejoramiento continuo, la adquisición de bienes y servicios, la conservación y mantenimiento de sus bienes, mediante planes, programas, métodos y procedimientos de gestión administrativa.
Dirigir y coordinar lo relacionado con el control interno disciplinario de conformidad con las normas legales vigentes.
Coordinar la elaboración y trámite de los Acuerdos del Consejo Directivo.
Dirigir y controlar los procesos de contratación en sus etapas precontractual, contractual y de liquidación.
Elaborar, en coordinación con la dependencia correspondiente, los pliegos de condiciones, términos de referencia y los contratos o convenios con arreglo a las disposiciones legales.
Elaborar los informes sobre la actividad contractual de la Entidad.
Administrar y velar por la adecuada utilización de los bienes y fondos que constituyen el patrimonio de la Entidad.
Revisar y aprobar las pólizas de los contratos suscritos por el Instituto, llevar el registro de estas garantías contractuales, controlar su vencimiento, renovación y, en general, el cumplimiento de las obligaciones legales contraídas por los contratistas.
Mantener la custodia de los originales de los actos administrativos internos, así como de los contratos y convenios vigentes.
Coordinar la elaboración del Plan Anual Mensualizado de Caja, PAC y del Plan de Necesidades del Instituto, velando por su aplicación y ejecución.
Ejercer las funciones de Secretaría del Consejo Directivo.
Dirigir y coordinar el desarrollo, implantación y mantenimiento del sistema de Gestión Documental.
Dirigir, coordinar y proponer políticas, planes, proyectos y normas para la provisión, utilización y control de los recursos físicos y los servicios administrativos de apoyo logístico.
Dirigir, coordinar y proponer de acuerdo con las políticas de la Dirección, el servicio al usuario, quejas y reclamos del Instituto, según la normatividad vigente.
Apoyar y ejecutar los planes de acción para el desarrollo y mantenimiento de la estructura organizacional del Instituto y coordinar con entidades del Gobierno Nacional los trámites requeridos, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Celebrar los contratos y convenios en la forma, términos y condiciones señalados por la Dirección General mediante delegación conferida.
Notificar los actos administrativos que expida la Dirección General y comunicar las decisiones a las correspondientes entidades del Estado o a las dependencias del Instituto.
Coordinar, con la Subdirección Financiera y la Oficina Asesora de Planeación, la elaboración del anteproyecto de presupuesto anual en lo relacionado con los programas de inversión y funcionamiento de su competencia y la incorporación de nuevos proyectos al Banco de Proyectos del Departamento Nacional de Planeación.
Proponer y ejecutar estrategias que faciliten el desarrollo de una cultura de servicio y propendan por la calidad del mismo, en un entorno proactivo y de mejoramiento continuo.
Las demás funciones que se le señalen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.