° Direcciones y Divisiones de las Areas de Apoyo
Direcciones de las Areas de Apoyo. 1) Funciones de la Dirección Jurídica. La Dirección Jurídica tendrá las siguientes funciones
Asesorar al Superintendente Bancario, Superintendentes Delegados y Secretario General en los asuntos jurídicos de competencia de la Superintendencia Bancaria;
Absolver las consultas que en materia jurídica efectúen el público en general, las personas naturales y jurídicas vigiladas y las dependencias de la Entidad, dentro de la competencia de la Superintendencia Bancaria;
Recopilar las leyes, decretos y demás disposiciones legales que se relacionen con el campo de acción de la Superintendencia Bancaria;
Mantener actualizado el proceso de sistematización y concordancia de las normas referentes al sector financiero y a las funciones de la Superintendencia Bancaria;
Atender y controlar el trámite de todos los procesos en que tenga interés la Superintendencia Bancaria y mantener informado al Superintendente Bancario sobre el desarrollo de los mismos;
Emitir conceptos jurídicos relacionados con la Superintendencia Bancaria;
Preparar el “Boletín Jurídico” y la compilación de “Doctrinas y Conceptos” de la Superintendencia Bancaria y demás publicaciones de índole jurídica de la entidad;
Preparar los anteproyectos de ley o decreto concernientes a las actividades propias de la Superintendencia Bancaria y de las demás instituciones bajo su control, cuando así lo disponga el Superintendente Bancario y mantenerlo informado sobre el trámite que tales proyectos cumplan;
Velar por la permanente actualización del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero;
Coordinar con las demás dependencias la elaboración de conceptos jurídicos con el objeto de mantener uniformidad de criterio;
Colaborar en la elaboración de los estudios requeridos para las instituciones bajo supervisión especial, en el área de su competencia; 1) Prestar asistencia jurídica y legalmente adecuada a los funcionarios de la Superintendencia Bancaria que lo soliciten, cuando debido al cumplimiento de sus funciones y siempre que no se trate de actuaciones de índole disciplinaria, tengan que comparecer ante autoridades jurisdiccionales de cualquier clase; m) Controlar el cumplimiento de los requisitos previos a la posesión de los miembros de juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales de las instituciones vigiladas, conceptuando, con destino al funcionario que recibirá el juramento, si existe algún impedimento para tal acto; n) Tramitar los recursos de reposición interpuestos contra los actos por medio de los cuales se fijen por la Superintendencia Bancaria las contribuciones a las entidades vigiladas, y ñ) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Funciones de la Dirección Administrativa y Financiera. La Dirección Administrativa y Financiera tendrá las siguientes funciones
Dirigir y coordinar las funciones de la División Financiera y de la División Administrativa;
Proponer las políticas que se deban tomar en materia de administración y ejecutar las adoptadas;
Dirigir, supervisar y controlar la ejecución de las funciones administrativas, contables de pagaduría, financieras, presupuestales, de servicios generales y de archivo y correspondencia de la Superintendencia Bancaria;
Participar en la elaboración del proyecto anual de Presupuesto de la Superintendencia Bancaria y Controlar su ejecución;
Coordinar, con la dependencia encargada de la planeación y desarrollo de la Superintendencia, la actualización de manuales administrativos, procedimientos y racionalización operativa;
Revisar el proyecto de resolución que semestralmente fije la contribución de las instituciones financieras;
Tramitar las solicitudes de autorización a los funcionarios de la Superintendencia Bancaria para obtener crédito de instituciones vigiladas;
Controlar el oportuno recaudo de las multas impuestas a las personas naturales y jurídicas vigiladas, a sus directores, administradores y revisores fiscales, informando el pago de las mismas a las respectivas dependencias, e
Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Funciones de la Dirección de Talento Humano. La Dirección de Talento Humano tendrá las siguientes funciones
Planear, ejecutar y controlar la política institucional en las áreas de reclutamiento preselección, selección, promoción, inducción, desarrollo y desvinculación del recurso humano y velar por el cumplimiento de esa política;
Administrar el recurso humano de la entidad y proponer ajustes a la planta de personal, de acuerdo con las necesidades de la Superintendencia y las políticas del Gobierno Nacional;
Dirigir y coordinar las funciones de la División de Gestión Humana y de la Escuela de Capacitación;
Planear, ejecutar y controlar las políticas de capacitación de la Superintendencia;
Adoptar sistemas y canales de información internos para la divulgación de los planes y programas de desarrollo y bienestar;
Liderar la función de servicio al empleado de la Superintendencia Bancaria que le corresponde prestar al área;
Asesorar a las demás dependencias de la Superintendencia Bancaria en todo lo relacionado con la administración del recurso humano;
Mantener contacto permanente con centros docentes nacionales e internacionales y analizar el contenido de programas de interés para la Superintendencia Bancaria, con el fin de proponer la participación de funcionarios en los mismos, e
Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Funciones de la Dirección Informática. La Dirección de Informática tendrá las siguientes funciones
Dirigir y coordinar las funciones de la División de Sistemas y de la División de Operaciones;
Coordinar los proyectos de sistematización de la entidad;
Coordinar con la dependencia encargada de la capacitación de los funcionarios de la Superintendencia Bancaria, los programas de adiestramiento necesarios para el aprovechamiento óptimo de los equipos y sistemas computarizados de la entidad por parte de los funcionarios;
Coordinar con la División de Sistemas las actividades de planeamiento, análisis, desarrollo, instalación y mantenimiento de los sistemas automatizados;
Coordinar con la División de Operaciones la asistencia a las diferentes dependencias en cuanto a la información de las instituciones vigiladas;
Coordinar el desarrollo del plan de sistematización de la Superintendencia Bancaria;
Velar por la seguridad y confidencialidad de la información que se procesa en forma automatizada, y
Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Funciones de la Dirección de Desarrollo. La Dirección de Desarrollo tendrá las siguientes funciones
Coordinar las funciones de la División de Estadística, de la División de Actuaría y de la División de Organización y Métodos;
Velar por el oportuno registro de los datos suministrados periódicamente por las instituciones vigiladas para lograr un adecuado sistema de información estadística;
Revisar los informes financieros semanales que prepare la División de Estadística;
Dirigir y coordinar la realización del informe mensual y trimestral sobre tasa de cambio, promedio mensual y trimestral;
Coordinar la elaboración de las estadísticas de captaciones, colocaciones y demás datos que se requieran por sectores geográficos;
Dirigir y coordinar la preparación de estadísticas y publicaciones de este carácter de la Superintendencia Bancaria;
Velar por el oportuno procesamiento de la información periódica que suministren las instituciones financieras sobre el monto, naturaleza, clasificación, vigencias y garantías de los créditos otorgados a sus clientes;
Supervisar y coordinar el proceso de producción del boletín sobre las personas naturales y jurídicas deudoras de las instituciones financieras de manera individual, y del total del sistema financiero;
Preparar, con base en la información obtenida, informes para la utilización interna de la Superintendencia Bancaria, que permita detectar el grado de concentración de crédito;
Preparar, con base en la información obtenida, informes que permitan mostrar la participación accionaria de las instituciones financieras y la utilización de los servicios financieros de acuerdo al grado de concentración del capital;
Preparar la información, que con respecto a deudores, utilizan los inspectores durante las visitas en la evaluación de la cartera de la entidad inspeccionada, y
Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 2. Divisiones de las Areas de Apoyo. 1) Funciones de la División Financiera. La División financiera tendrá las siguientes funciones: a) Planear, ejecutar y controlar la política institucional en las áreas de Pagaduría, Presupuesto y Contabilidad; b) Desarrollar los procesos de programación, formulación, ejecución y control del presupuesto de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas establecidas por el Superintendente Bancario; c) Registrar la correcta y oportuna contabilización de las operaciones financieras de la Superintendencia Bancaria y elaborar sus estados financieros; d) Controlar el manejo y custodia de los fondos de la Superintendencia Bancaria, vigilando la recepción de ingresos y control de pagos con sujeción a las normas; e) Mantener la custodia y registros legales de los depósitos que las instituciones vigiladas deben mantener a nombre de la Superintendencia Bancaria; f) Controlar la rendición de cuentas y los aportes prestacionales que debe realizar legalmente la Superintendencia Bancaria; g) Mantener actualizados y controlar los contratos de seguro relativos a los bienes muebles e inmuebles de la Superintendencia Bancaria, así como de los diferentes empleados de manejo al servicio de la misma, de conformidad con las disposiciones legales que para el efecto se encuentren establecidas; h) Planear y desarrollar el sistema de contabilidad general y de presupuesto, de conformidad con las normas establecidas por la Contraloría General de la República y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. i) Preparar la liquidación de la contribución de las entidades vigiladas, de acuerdo a las normas vigentes y a las reglamentaciones que se expidan para tal efecto, y j) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 2. Funciones de la División Administrativa. La División Administrativa tendrá las siguientes funciones: a) Dirigir, controlar y coordinar lo relacionado con el suministro oportuno y eficiente de los elementos, materiales y servicios necesarios para el normal desempeño de las funciones de la Superintendencia; b) Adelantar los trámites correspondientes para la adquisición de bienes y contratación de servicios, de acuerdo con las normas establecidas; c) Recibir y almacenar los elementos adquiridos por la entidad en las condiciones y calidades previamente estipuladas; d) Manejar y controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo; e) Preparar el programa anual de compras; f) Llevar y mantener actualizado el registro de proveedores de la Superintendencia Bancaria; g) Proporcionar los servicios necesarios para mantener la seguridad física del edificio de la Superintendencia Bancaria; h) Administrar los servicios de publicaciones, biblioteca, celaduría, mantenimiento de máquinas y equipos, mantenimiento y adecuación del edificio y demás servicios generales; i) Administrar el mantenimiento y la operación de los vehículos automotores de la entidad, y j) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 3) Funciones de la División de Gestión Humana. La División de Gestión Humana tendrá las siguientes funciones: a) Administrar los procesos de selección, ingreso, promoción y retiro de los funcionarios de la Superintendencia; b) Proponer, según las necesidades del servicio, modificaciones al manual de funciones de la entidad; c) Velar por el cumplimiento de las disposiciones laborales y orientar a las diferentes dependencias de la Superintendencia; d) Coadyuvar en la formulación de políticas y en la determinación de los planes y programas del área; e) Atender la ejecución de los programas y la prestación eficiente de los servicios del área; f) Responder por el correcto suministro de la información requerida por la División Financiera para la elaboración de nóminas y cancelación de todo tipo de devengos; g) Asumir la función de servicio que le corresponde, asesorando a los funcionarios de la entidad en todas las inquietudes e inconvenientes que se les pueda presentar; h) Desarrollar y administrar programas tendientes a garantizar el bienestar social de los funcionarios y su núcleo familiar; i) Desarrollar y mantener programas de seguridad industrial y salud ocupacional y velar por el cumplimiento de las normas vigentes sobre la materia; j) Coordinar, controlar y hacer el seguimiento al proceso de evaluación de desempeño; k) Llevar las hojas de vida de los funcionarios de la entidad y expedir las constancias requeridas; l) Coordinar los trámites relacionados con la solicitud de inscripción de los funcionarios de la Superintendencia Bancaria en la carrera administrativa especial;
Elaborar las estadísticas y demás información gerencial que requieran las directivas de la entidad, para la fijación de políticas relacionadas con la ubicación del recurso humano y la distribución de los cargos de la planta global flexible;
Llevar a cabo los trámites necesarios para la liquidación de las prestaciones sociales de los exfuncionarios de la Superintendencia; ñ) Realizar las proyecciones de costos, planta y demás aspectos requeridos para los estudios solicitados por las directivas;
Velar por el cumplimiento de las disposiciones administrativas y de control del recurso humano;
Mantener sistemas de control del horario del personal de la Superintendencia Bancaria y velar por su cumplimiento, y
Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia 4) Funciones de la Escuela de Capacitación. La Escuela de Capacitación que tendrá el nivel de División, tendrá a su cargo las siguientes funciones: a) Coordinar y ejecutar el programa anual de capacitación; b) Organizar programas de capacitación y adiestramiento para las personas al servicio de la Superintendencia Bancaria, entidades vigiladas y el público en general; c) Dirigir el desarrollo de cursos, seminarios y demás actos de capacitación y preparar la documentación previa a su realización; d) Revisar programas y proyectos de cursos seminarios y reuniones de instituciones u organismos externos, en el país o en el exterior y evaluar la participación de la entidad y proponer los posibles candidatos; e) Mantener registros actualizados de instructores y conferencistas para el desarrollo de programas de capacitación y proyectar los contratos respectivos cuando las necesidades lo exijan; f) Señalar los parámetros generales conforme a los cuales se entienden cumplidas las condiciones de idoneidad de los agentes y directores de agencias colocadoras de seguros; g) Coordinar con entidades públicas, privadas, universidades, gremios, asociaciones y otras instituciones, la realización de foros, seminarios, conferencias, congresos y demás tipos de reuniones y deliberaciones sobre temas financieros, bancarios, contables, económicos, administrativos de seguros y demás que sean de interés de la Superintendencia o en los cuales se requiera la participación de la misma; h) Seleccionar los conferencistas y el personal que debe participar en los programas de capacitación que organice; i) Realizar el programa de inducción a los nuevos funcionarios de la Superintendencia; j) Diseñar los programas necesarios para la inducción de los funcionarios de la Superintendencia en nuevos cargos, y k) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 5) Funciones de la División de Sistemas. La División de Sistemas tendrá las siguientes funciones: a) Realizar el análisis, diseño, programación, documentación, implantación y mantenimiento de los sistemas de información requeridos por la entidad; b) Asesorar a las demás dependencias de la Superintendencia en la definición de los sistemas de información susceptibles de ser automatizados; c) Investigar y fomentar la utilización de nuevas metodologías informáticas, así como velar por la mejor utilización de los recursos informáticos de la entidad; d) Evaluar la calidad de los sistemas de información en funcionamiento, durante todo el proceso de vida, y asegurar el seguimiento de metodologías de desarrollo de sistemas de información y control de proyectos; e) Analizar, definir y liderar en forma permanente e intensiva la actualización y orientación tecnológica de la entidad de acuerdo a los últimos avances y nuevos requerimientos en informática; f) Definir, diseñar e implementar las redes locales de la Superintendencia Bancaria; g) Administrar los equipos de cómputo centrales, las redes locales y los sistemas de computación de la Superintendencia y velar por su buen funcionamiento y desempeño; h) Evaluar las propuestas, emitir conceptos y recomendaciones en los procesos de licitación de bienes informáticos, e i) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 6) Funciones de la División de Operaciones. La División de Operaciones tendrá las siguientes funciones: a) Coordinar el manejo de los sistemas de información de la Superintendencia Bancaria, así como también la producción de información requerida internamente o por entidades externas a la Superintendencia; b) Definir y mantener actualizado el plan de contingencias de acuerdo con la evolución tecnológica de la entidad; c) Coordinar con las dependencias involucradas la definición de políticas para llevar a cabo una adecuada auditoría de sistemas; d) Establecer normas mínimas de seguridad con el fin de proteger los recursos informáticos de la entidad (computadores centrales, microcomputadores, impresoras, modems y otros); e) Definir y divulgar la política de microcomputadores de la entidad; f) Definir y optimizar los procedimientos que sean necesarios en los diferentes sistemas de información o en las actividades desarrolladas por el área de procesamiento de datos; g) Instalar los equipos de cómputo que se adquieran o se cambien de ubicación; h) Controlar la ejecución de los contratos de mantenimiento correctivo y preventivo, así como la garantía de los equipos de cómputo de la entidad; i) Capacitar a los usuarios en el manejo de equipos de cómputo y establecer responsabilidades a los administradores de los mismos, y j) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 7) Funciones de la División de Estadística. La División de Estadística tendrá las siguientes funciones: a) Registrar los datos suministrados en informes periódicos por las instituciones vigiladas para lograr un adecuado sistema de información estadística; b) Recibir y digitar la información enviada en papel por las diferentes entidades; c) Establecer mecanismos de validación de la información reportada por las diferentes entidades; d) Mantener permanentemente actualizadas las bases de datos de series históricas; e) Verificar la calidad y consistencia de la información contenida en las series históricas; f) Preparar los informes financieros semanales, con base en la información obtenida; g) Preparar el informe mensual y trimestral sobre tasa de cambio, promedio mensual y trimestral; h) Preparar las estadísticas de captaciones, colocaciones y demás datos que se requieran por sectores geográficos; i) Preparar las estadísticas y publicaciones de este carácter de la Superintendencia Bancaria; j) Procesar la información periódica proporcionada por las instituciones financieras sobre el monto, naturaleza, clasificación, vigencia y garantías de los créditos otorgados a sus clientes; k) Procesar, en coordinación con la División de Sistemas, la información necesaria para producir el boletín sobre las personas naturales y jurídicas deudoras de las instituciones financieras de manera individual, y del total del sistema financiero, y l) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 8) Funciones de la División de Actuaria. La División de Actuaría tendrá las siguientes funciones: a) Asesorar al Superintendente Bancario, Superintendentes Delegados, Secretario General y Secretario de Desarrollo en todo lo relacionado con la aplicación de las ciencias actuariales; b) Realizar estudios y trabajos actuariales para las dependencias que lo requieran; c) Revisar los cálculos actuariales efectuados por las compañías de seguros y reaseguros, para la constitución de sus reservas técnicas y matemáticas; d) Resolver consultas sobre asuntos actuariales que le presenten las instituciones vigiladas; e) Aprobar los estudios actuariales para pensiones de jubilación que le sean presentados por las instituciones vigiladas, y f) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 9) Funciones de la División de Organización y Métodos. La División de Organización y Métodos tendrá las siguientes funciones: a) Recomendar la adopción de mecanismos de supervisión que contribuyan a lograr mayor eficiencia en la vigilancia de las instituciones bajo el control de la Superintendencia Bancaria; b) Asesorar a las distintas dependencias de la Superintendencia Bancaria en el diseño, ejecución y supervisión de planes y programas de trabajo y en la determinación de sus recursos; c) Elaborar, con base en los planes propios de cada área, el plan general de trabajo de la Superintendencia Bancaria y sugerir la determinación global de los recursos; d) Planificar, asesorar y evaluar periódicamente el proceso administrativo, elaborando los reglamentos necesarios para la ejecución de las medidas que deban aplicarse en cuanto a funciones, sistemas, métodos, procedimientos y trámites administrativos y mantener los respectivos manuales actualizados; e) Asesorar a las diferentes dependencias de la Superintendencia Bancaria en su organización interna y distribución de trabajo; f) Identificar aquellas áreas o procedimientos que puedan automatizarse y recomendar su inclusión en los planes de sistematización; g) Velar permanentemente por la racionalización de la información exigida por la Superintendencia Bancaria a las instituciones bajo su vigilancia, en coordinación con las dependencias internas y otros organismos usuarios; h) Aprobar los formularios preimpresos que sugieran las diferentes dependencias de la Superintendencia Bancaria para la recolección de información de las instituciones vigiladas y para el proceso administrativo interno y diseñarlos cuando sea necesario; i) Coordinar la permanente actualización del Plan Unico de Cuentas-PUC-para el sector financiero y asegurador, así como del manual de inspección; j) Remitir al Departamento Nacional de Planeación los informes que le sean requeridos, y k) Las demás que se le asignen de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.