Para uniformidad y unidad de criterio en la elaboración de los formularios, se tendrá en cuenta
Categoría y cargo: Se anotarán la categoría (E-5, D-l) y su" actividad (médico o mecanógrafo, etc.).
Apellidos, nombre y número de Código: Se registran los que figuren en las respectivas disposiciones de nombramiento y el número asignado por la División de Sistematización de Datos. Para el personal femenino casado se registrará en primer lugar el apellido de soltera, en segundo el del esposo y luego el nombre. Ejemplo: .Rodríguez de Gutiérrez María Virginia. ,
Cuando se trate de calificaciones anuales, éstas comprenderán desde el 1 de enero, hasta el 31 de diciembre del mismo año. En los demás casos se anotarán las fechas en números arábigos, que comprenden la calificación, lo mismo que el lapso que se computa en meses y días.
Motivo de la calificación: Se marcará con una (x) el motivo que haya dado lugar a la calificación.
Permanencia: Se registrará en la categoría y en la Unidad, en años, meses y días de acuerdo a la duración.
Inasistencia al servicio: En los casilleros correspondientes se registrarán el día, el mes, el número de días que se faltó al servicio, la clase de inasistencia, el motivo y se marcará con un "SI" o "NO' el "justificado".
Vacaciones: En los respectivos casilleros se anotarán los años a los cuales correspondan las vacaciones disfrutadas en el lapso calificado, las fechas de iniciación y terminación.
Sanciones disciplinarias, premios y distinciones: Se registrarán las impuestas u otorgadas, indicando la fecha, clase de infracción o motivo y disposición.
Sumarios, informativos, embargos, deudas, etc.: Se anotará en los casilleros correspondientes la clase de documento; la autoridad que haya ordenado su ejecución, el motivo o infracción y el estado del expediente de investigación. Sección B. De la Sección II del formulario CP-2.