Celebrar la reunión de determinación de derechos de voto y acreencias: Dentro de los cuatro 4 meses siguientes a la fecha en que haya quedado definida la designación del promotor (si no hubo recusación, el término comienza a correr a partir de la fecha de fijación del aviso en la Superintendencia de Sociedades; por el contrario, si hubo recusación, el plazo empieza a correr a partir del día en que se decida la recusación) y habiéndose determinado los derechos de voto y las acreencias, deberá realizarse una reunión para comunicar a los interesados el número de votos admisibles y la existencia y cuantía de las acreencias, la cual se realizará el día que venzan los cuatro 4 meses, a las 10 a.m., en las oficinas de la Superintendencia de Sociedades, a menos que sea convocada por el promotor en forma oportuna, indicando con precisión otro lugar, ubicado en el domicilio del empresario, fecha y hora para tal efecto. Cuando el término de 4 meses mencionado venza en un día no hábil, se entenderá prorrogado hasta el día hábil siguiente. La convocatoria a la reunión la hará el promotor mediante aviso en un diario de amplia circulación en el domicilio del empresario y en los de las sucursales que éste posea, publicado con una antelación de no menos de 5 días comunes respecto de la fecha de la reunión, el cual debe ser inscrito en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio con jurisdicción en los domicilios del empresario y en los de sus sucursales. La sesión podrá realizarse con la sola presencia del promotor, de un funcionario de la Superintendencia de Sociedades designado para asistir a ella y, en su caso, del perito o peritos que se requieran para la determinación del número de votos y acreencias. En el orden del día de la reunión se debe incluir el punto de la fijación de los honorarios posteriores del promotor. Al respecto, vale la pena mencionar que la remuneración inicial del promotor se fijará por el nominador dentro de los rangos de honorarios mensuales, indicados en el artículo 8 del Decreto 090 de 2000 y la remuneración posterior será fijada por los acreedores, teniendo en cuenta la propuesta que el promotor formule, dada la complejidad del asunto. Cualquier solicitud de aclaración que no haya sido resuelta antes de la reunión de determinación de los derechos de voto deberá ser planteada en la misma y será resuelta por el promotor en su calidad de amigable componedor. Si no fuere posible resolverla, el objetante tendrá derecho, dentro de los cinco días siguientes a la terminación de la reunión, a presentar ante la Superintendencia de Sociedades la objeción en cuestión, con los requisitos propios de la demanda judicial pertinente, la cual será resuelta en única instancia mediante proceso verbal sumario. Las objeciones no resueltas en la reunión de determinación de derechos de voto y acreencias no podrán ser conciliadas por fuera del trámite verbal sumario que se surte ante la Superintendencia de Sociedades; lo Resoluci�n Firma Digital 2025-01-149411 anterior, sin perjuicio del allanamiento a las pretensiones, del desistimiento de las mismas o de la conciliación dentro del proceso judicial. Una de las principales funciones del promotor es la de propiciar todos los acercamientos posibles entre las partes para prevenir que se presenten objeciones o que se concilien las presentadas, labor que debe desarrollar no solamente durante la reunión, sino desde el inicio de la negociación. Circular externa En el acta que se levante con ocasión de la reunión de determinación de derechos de voto y acreencias, el promotor deberá dejar constancia expresa, entre otros aspectos, de las objeciones que fueron planteadas y no resueltas en dicha reunión, como quiera que de las objeciones que no se deje constancia, no se podrá iniciar ningún proceso ante la Superintendencia de Sociedades. Respecto de este punto, el promotor deberá remitir a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los 15 días siguientes a la celebración de la reunión, copia del acta que se levante con motivo de la reunión de determinación de derechos de voto y acreencias. Dicha acta deberá contener como mínimo la siguiente información: a. Forma y antelación de la convocatoria. b. Fecha, lugar y hora de celebración de la reunión. c. Listado de asistentes. d. Fijación de los honorarios posteriores del promotor. e. Objeciones presentadas y si fue posible resolverlas o no. f. Relación individualizada del total de acreedores, incluso de aquellos que presentaron objeciones y que no fueron resueltas, indicando el valor de sus derechos de voto y los porcentajes que representan. En dicha relación debe señalarse igualmente el valor y porcentaje total de derechos de voto por cada una de las cinco (5) clases de acreedores a que hace referencia el artículo 29 de la Ley 550. g. Relación individualizada del total de acreedores, incluso de aquellos que presentaron objeciones y que no fueron resueltas, indicando el valor de sus acreencias y los porcentajes que representan. En dicha relación debe señalarse igualmente el valor y porcentaje total de acreencias por cada una de las 5 clases de acreedores a que hace referencia el artículo 29 de la Ley 550. El funcionario de la Superintendencia de Sociedades que asista a la reunión de determinación de derechos de voto y acreencias sólo certificará lo tratado en relación con los asuntos arriba mencionados, sin perjuicio de que en dicha reunión se trate el tema de la viabilidad de la empresa o cualquier otro que se considere pertinente, asuntos que no serán materia de su certificación. El original del acta quedará en poder del promotor una vez haya sido firmada por el funcionario de la Superintendencia de Sociedades. El promotor está obligado a anexar copia del acta con la contestación de la demanda, cuando los acreedores o los administradores hayan iniciado proceso de objeciones a la determinación de derechos de voto y acreencias en los términos del artículo 26 de la Ley 550 y hayan afirmado bajo la gravedad de juramento que no poseen copia del acta y que ésta se encuentra en poder del promotor. Resoluci�n Firma Digital 2025-01-149411 Verificar que los asistentes a la reunión estén legal o convencionalmente facultados para representar a los acreedores. No tratar en dicha reunión temas relacionados con el fracaso de la negociación, por cuanto para ello la Ley 550 establece un mecanismo especial en su artículo
28. Circular externa La reunión de determinación de derechos de voto y acreencias podrá suspenderse por decisión del promotor o por solicitud de la mayoría de los acreedores que se hagan presentes o que sean representados en la reunión. Podrán realizarse las suspensiones que se consideren necesarias, sin que entre la primera y la última fecha de la reunión pueda existir un plazo mayor a 5 días hábiles consecutivos, sin incluir sábados.