°. Subdirección Administrativa y Financiera . La Subdirección Administrativa y financiera tendrá las siguientes funciones
Ejercer las actividades de gerencia, coordinación y supervisión de la gestión administrativa y financiera para garantizar el cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad.
Apoyar a la Dirección General en la administración del talento humano siguiendo las disposiciones legales sobre la materia que esta le delegue, y desarrollar acciones encaminadas al fortalecimiento, ejecución y seguimiento del programa de bienestar institucional y del plan anual de capacitación.
Apoyar a la Dirección General en los procesos de planeación de la gestión financiera y administrativa del Instituto.
Elaborar el Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Entidad y presentarlo a la Dirección General para su estudio y aprobación, así como responder por la sustentación del mismo ante los entes externos.
Proyectar, planear, ejecutar, controlar y analizar la ejecución del presupuesto de Ingresos y Gastos y proponer a la Dirección General, las modificaciones necesarias, de acuerdo con las normas y disposiciones que regulen la materia, y realizar los trámites presupuestales, contables y de tesorería necesarios para el cabal cumplimiento de la gestión financiera ante las instancias pertinentes.
Identificar, analizar y seleccionar las posibles fuentes de financiación del presupuesto de gastos de la entidad, de conformidad con su naturaleza jurídica, y diseñar las políticas y estrategias de financiación adecuadas a las posibilidades y requerimientos de la Institución, conforme a los objetivos, prioridades y proyectos institucionales.
Garantizar el adecuado recaudo de los ingresos y efectuar acciones de seguimiento, control y recuperación de cartera por servicios prestados.
Coordinar, dirigir y controlar los procesos y procedimientos relacionados con la gestión financiera del Instituto y proponer mejoras a los mismos.
Dirigir, coordinar y controlar las actividades de sostenimiento, conservación, preservación y mantenimiento de las instalaciones, equipos y demás elementos físicos y hospitalarios del Instituto.
Elaborar, ejecutar, evaluar y controlar el plan de mantenimiento y de metrología anual a equipos biomédicos y no biomédicos, garantizando la calidad en la prestación de los servicios.
Elaborar y someter a consideración de la Dirección General, los proyectos, decretos y resoluciones sobre materias de competencia de la Subdirección.
Responder por el buen manejo de los recursos de la entidad, y velar por el pago oportuno de las obligaciones a cargo del organismo, así como por la realización de las inversiones que establezca la ley.
Suministrar la información que requiera la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación, la Contraloría General de la República, el Ministerio de la Protección Social, la Contaduría General de la Nación, la Superintendencia Nacional de Salud y demás entidades que lo requieran, garantizando la exactitud y veracidad de su contenido.
Planear, dirigir, ejecutar y controlar el programa de adquisiciones y suministros de los elementos físicos y materiales que la entidad requiera para su normal funcionamiento, en concordancia con las políticas que en materia de compras establezca la entidad y con el acompañamiento técnico de las áreas, asegurando la calidad del proceso.
Diseñar, ejecutar, evaluar y actualizar en forma permanente las acciones del Sistema de Gestión Ambiental y velar por el cumplimiento del mismo.
Dar cumplimiento, en lo que sea de su competencia, a lo resuelto en los fallos judiciales o disciplinarios.
Coordinar las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contra funcionarios del Instituto y resolverlos en primera instancia.
Organizar, disponer y controlar los bienes muebles e inmuebles propiedad de la entidad, garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos biomédicos y no biomédicos y llevar control de sus inventarios y de las hojas de vida actualizadas de cada uno de ellos.
Coordinar con las demás dependencias de la Entidad las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento y ejecución de los planes, programas y proyectos.
Administrar, controlar y velar por el fortalecimiento del Sistema de Costos de la entidad, logrando la identificación de costos a nivel de unidades de costos, rendir informes con el respectivo análisis y propuestas de acción, encaminados a identificar y cuantificar los niveles de productividad, así como los costos de no calidad y soportar la toma de decisiones de la Dirección General.
Administrar, evaluar y controlar la gestión documental del Instituto y proponer mejoras a la misma.
Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información, documentos de archivo y responder por su organización, radicación, y conservación.
Administrar, evaluar y controlar el adecuado funcionamiento del Sistema de Seguridad Físico del Centro y proponer las mejoras al mismo.
Actualizar en forma periódica el cuadro de mando del área, hacer seguimiento a los estándares de calidad y remitir informes periódicos a la Dirección General para documentar y soportar la toma de decisiones oportunas y acertadas.
Garantizar el adecuado funcionamiento de la subdirección a través del cumplimiento de los Macroprocesos, procesos y procedimientos garantizando el sistema de garantía de calidad del Instituto.
Formular los programas de bienestar social, relacionados con el área educativa y cultural, dirigidos a los funcionarios de la Entidad y presentarlos a la Dirección General para su aprobación.
Velar por la ejecución del programa de Salud Ocupacional del Instituto y presentar informes periódicos a la Dirección General.
Desempeñar las demás funciones que le sean señaladas por la ley y asignadas por la Dirección General.