Subsecretaría de Asuntos Administrativos
Atender y coordinar el manejo y la tramitación de asuntos relacionados con selección, nombramientos, capacitación, evaluación, traslados, comisiones, prestaciones sociales, bienestar social y régimen disciplinario de personal, así como la elaborar proyectos de actos administrativos relacionados con las novedades de personal.
A través de la dependencia encargada de la gestión de recursos humanos, llevar actualizado el escalafón de la carrera diplomática y consular y brindar todo el soporte técnico y administrativo a la Comisión de personal de la Carrera.
Coordinar con la Academia Diplomática los siguientes asuntos relativos al personal inscrito y escalafonado en la Carrera Diplomática y Consular
Ingresos por concurso;
Trámite de inscripción;
Ascensos;
Traslados;
Calificaciones.
Elaborar y actualizar en coordinación con la Subsecretaría de organización y Sistemas el manual de funciones y requisitos mínimos para ejercer los cargos.
Coordinar la planificación, programación, ejecución y control del presupuesto.
Llevar los registros contables necesarios, de acuerdo con las normas presupuestales y fiscales y tramitar ante la Dirección General de Presupuesto las solicitudes de
Anteproyecto del presupuesto de funcionamiento;
Anteproyecto del programa anual de caja, así como sus modalidades;
Acuerdo de gastos, sus adiciones y traslados debidamente sustentados, de conformidad con los requisitos establecidos para tal efecto en el sistema presupuestal;
Reservas de apropiación que deban hacer en el balance del Tesoro de la Nación al liquidar cada ejercicio;
Créditos adicionales y traslados presupuestales.
Tramitar ante el Departamento Nacional de Planeación el proyecto de presupuesto de inversión.
Manejar y controlar las cuentas bancarias que el Ministerio y el Fondo Rotatorio posean en el país y en el exterior.
Tramitar las disponibilidades, imputación y registros presupuestales.
Tramitar y pagar las nóminas de las plantas de personal de los servicios internos y externos del Ministerio y las cuentas de cobro.
Depositar los dineros recaudados en las cuentas bancarias debidamente autorizadas.
Rendir y suministrar los informes que requiera la Dirección General del Presupuesto.
Vigilar el manejo y los recursos a cargo de los tesoreros o pagadores y velar por la cancelación oportuna de las obligaciones del Ministerio y la realización de las inversiones que establezca la ley.
Dirigir, coordinar y controlar las actividades de almacén, seguridad, transporte, mantenimiento y servicios de bienestar del personal.
Establecer el plan de compras generales para la elaboración del presupuesto anual.
Tramitar la adquisición de los elementos y bienes muebles necesarios para el servicio del Ministerio conforme a las disposiciones legales vigentes, así como la prestación de servicios que se requieran.
Recibir, inventariar y mantener los bienes de la planta interna del Ministerio.
Ejercer la interventoría sobre todos los contratos que se suscriban en el Ministerio, relacionados con los recursos físicos internos.
Tramitar la adquisición y distribución de libretas de pasaportes y formularios de solicitud de visas y ejercer el control que corresponda.
Asesorar a las representaciones de Colombia en el exterior en la adquisición de bienes muebles e inmuebles y en coordinación con la Secretaría General efectuar las gestiones y trámite a que hubiere lugar.
Coordinar y velar por la oportuna y adecuada rendición de cuentas por concepto de partidas de gastos de arrendamientos, sostenimiento y dotaciones asignadas a las misiones en el exterior.
Coordinar la elaboración de los inventarios de los bienes existentes en las sedes del servicio exterior y efectuar la correspondiente consolidación. 23. organizar, atender y coordinar las actividades y servicios de despacho y recibo de correspondencia, archivo, telecomunicaciones, mensajería, fotocopiado y valijas, y ejercer el control correspondiente. 24. Elaborar y distribuir el boletín informativo interno del Ministerio y otros documentos que sean necesarios para divulgar las actividades de la entidad. 25. Elaborar y mantener actualizados los manuales o guías inherentes a las funciones administrativas del Ministerio. 26. Brindar soporte técnico, administrativo y profesional, al Fondo Rotatorio del Ministerio.