Artículo 1.2.1

Registro Único Empresarial y Social (RUES). El Registro Único Empresarial y Social (RUES) es una plataforma que unifica la información de los registros públicos que llevan las cámaras de comercio, para que pueda ser consultada por el Estado, los empresarios, contratistas, proveedores y la comunidad en general, de manera oportuna, actualizada y a nivel nacional. A través de la plataforma RUES, se deberá permitir la realización de cualquier trámite, gestión y/u obligación relacionada con los registros públicos, dirigida a cualquier cámara de comercio, bien sea de manera presencial o virtual, para lo cual se deberán respetar los mismos términos de respuesta de la solicitud de registro. Las cámaras de comercio, como administradoras de la información del RUES, estarán en la obligación de garantizar que la plataforma tecnológica utilizada, sea una herramienta confiable, segura, de información actualizada y unificada de todos los registros que hacen parte del mismo. La información correspondiente a las inscripciones y diferentes operaciones realizadas deberá sincronizarse con la plataforma del RUES, al menos una vez al día. Deberá asegurar el cumplimiento de los principios de integridad, disponibilidad, trazabilidad, uso y acceso de la información, e implementar mecanismos para que la plataforma salvaguarde, conserve y facilite la información contenida en los registros públicos, de conformidad con las solicitudes que hagan las autoridades competentes. Confecámaras o el tercero en quien las cámaras de comercio, como administradoras del RUES (conforme al artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012), acuerden o contraten la operación de la plataforma a través de la cual funciona el RUES (en adelante, Confecámaras como operador del RUES), será el encargado de suministrar la información consolidada cuando la solicite cualquier entidad pública o privada que cumpla funciones públicas o preste servicios públicos, académicos o que diseñen políticas públicas de apoyo empresarial. Lo anterior cuando la petición involucre información de una o de diferentes cámaras de comercio. También deberá generar los reportes estadísticos de los registros públicos, así como canalizar y redireccionar a las cámaras de comercio las consultas o trámites que se presenten y/o consolidar sus respuestas. Lo anterior, sin perjuicio que las entidades puedan solicitar información directamente a cada cámara de comercio. El operador de la plataforma RUES deberá dar cumplimiento oportunamente a todas las obligaciones, los requisitos y los requerimientos técnicos, operativos, de presentación y de reporte de información que deba cumplir conforme a lo dispuesto en las normas y en esta Circular, sin que por ello las cámaras de comercio puedan exonerarse de su responsabilidad frente al cumplimiento de dichos requisitos y requerimientos por haber acordado o contratado con un tercero la operación de la plataforma. 25/141 INSTRUCCIONES A LAS CÁMARAS DE COMERCIO El sistema RUES deberá estar en operación continua durante los horarios de atención al público de las cámaras de comercio. A su vez, deberá garantizar la prestación del servicio virtual las 24 horas de los 7 días de la semana, salvo los períodos que requiera para su mantenimiento, los cuales deberán ser anunciados con antelación en la página web de manera permanente hasta su realización, indicando las horas de suspensión del servicio. Cuando por disposición legal un acto o documento deba ser inscrito en varias cámaras de comercio, el interesado podrá realizar la solicitud en cualquiera de ellas. Si las inscripciones causan derechos de inscripción, es necesario que, al momento de su radicación, se le informe al peticionario de dicha circunstancia y se efectúe la respectiva liquidación. Si no se liquidaron los derechos o si el solicitante se niega a cancelarlos, la cámara de comercio que realice el registro deberá remitir una comunicación al peticionario para informarle que el documento también debe ser inscrito en las otras cámaras de comercio, previo el pago de los correspondientes derechos. La página web del RUES deberá permitir que cualquier persona pueda acceder fácilmente y de manera gratuita a los registros públicos que lo integran, para lo cual se deberá suministrar, como mínimo, la siguiente información básica de las personas que se incorporan en el registro: nombre de la cámara de comercio en la cual se encuentra matriculado, nombre o razón social, número de identificación, fecha de matrícula, fecha de su última renovación, fecha de vigencia para el caso de personas jurídicas, tipo de organización, categoría de la matrícula, estado de la matrícula, actividad económica, establecimientos, agencias o sucursales, representantes legales principales y suplentes y limitaciones de su capacidad de contratar. Las entidades públicas y las privadas que prestan servicios públicos, académicos o diseñan políticas públicas de apoyo empresarial, tendrán acceso a la plataforma RUES para obtener información de los registros públicos, sin necesidad de la suscripción de convenios y sin que esto genere costo alguno. La consulta deberá permitir la utilización de diferentes criterios de búsqueda que involucren todos o algunos de los campos que componen el RUES. Los criterios de búsqueda deberán permitir versatilidad, sustraer reportes de información agregada y desagregada, así como su descarga en diferentes archivos tipo TXT o CSV, con el fin de posibilitar que sean procesados los datos en hojas de cálculo; para lo anterior, los valores deben estar separados por el carácter punto y coma (;). Los comerciantes que se matriculen o que estén al día en su renovación y la de todos sus establecimientos de comercio a nivel nacional, siempre que esta se haya efectuado dentro del término legal, tendrán acceso a la información del RUES de todos los comerciantes, personas naturales y jurídicas y sus establecimientos de comercio, que tengan la matrícula mercantil renovada en el Registro Mercantil, para lo cual se les permitirá la consulta virtual, fácil y gratuita. Esta información corresponde a los datos reportados exclusivamente en el Registro Mercantil. La consulta se realizará directamente en la plataforma RUES, la cual deberá contar con varias opciones de búsqueda que podrán aplicarse de manera simultánea, a saber: tipo de organización, domicilio (municipio), fecha de matrícula, actividad económica e ingresos. 26/141 INSTRUCCIONES A LAS CÁMARAS DE COMERCIO El acceso a la información deberá permitir la visualización de reportes consolidados y discriminados por matrícula, en los que se indique: tipo de organización, fecha de matrícula, nombre o razón social, número de identificación, actividad económica, ingresos, domicilio (municipio), dirección comercial, correo electrónico, teléfono comercial y representante legal. El resultado de la consulta deberá estar habilitada para la descarga inmediata en archivos tipo TXT o CSV, con el fin de que sean procesados los datos en hojas de cálculo, según los criterios de búsqueda establecidos. La consulta y descarga de información estará a disposición de los comerciantes beneficiarios desde el momento de la matrícula o la renovación oportuna hasta el 31 de marzo del año siguiente. En el resultado de la consulta, así como en la entrega de la información deberá incluirse una leyenda indicando que la información generada corresponde a la suministrada al Registro Mercantil al momento en que fue entregada o descargada, para lo cual deberá quedar evidencia de la fecha y hora de la misma y señalar que la información obtenida debe ser utilizada como una herramienta meramente informativa para buscar posibles proveedores, clientes o competidores, así como para fines académicos y estadísticos, sin que ello supla las certificaciones que expiden las cámaras de comercio como prueba de los registros realizados. En la página web del RUES también se deberá publicar el beneficio de consulta de información para los comerciantes matriculados y renovados oportunamente. Todos los trámites que se realicen a través de la plataforma RUES, deberán tener una trazabilidad en el sistema que permita su consulta en las páginas web de las cámaras de comercio.