Una vez se encuentre ejecutoriada la providencia que pone fin al proceso, el auto aprobatorio de la conciliación o el laudo arbitral, el apoderado que tenga a su cargo el proceso judicial o mecanismo alternativo de solución de conflictos, deberá:
En los casos en que en la sentencia, conciliación o laudo arbitral se determine una obligación dineraria a cargo de la entidad, deberá solicitar copia de la sentencia, del auto aprobatorio de la conciliación o del laudo arbitral, y adelantar el procedimiento previsto en el artículo 2.8.6.4.1 del Decreto número 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, adicionado por el artículo 1o del Decreto número 2469 del 22 de diciembre de 2015, a saber:
En un término no mayor a quince (15) días calendario, contados a partir de la ejecutoria de la sentencia, auto aprobatorio de la conciliación o laudo arbitral, comunicar al ordenador del gasto de la entidad, sobre la existencia del crédito judicial. La comunicación deberá contener la siguiente información:
Nombres y apellidos o razón social completos del beneficiario de la sentencia, laudo arbitral o conciliación;
Tipo y número de identificación del beneficiario;
Dirección de los beneficiarios de la providencia, laudo arbitral o conciliación que se obtenga del respectivo expediente;
Número de 23 dígitos que identifica el proceso judicial;
Copia de la sentencia, laudo arbitral o auto de aprobación de la conciliación con la correspondiente fecha de su ejecutoria.
En los casos en que en la sentencia, conciliación o laudo arbitral se determine una obligación de hacer a cargo de la entidad, deberá solicitar copia de la sentencia, del auto aprobatorio de la conciliación o del laudo arbitral con constancia de ejecutoria y comunicar a la Dirección Operativa de Grandes Contribuyentes, Dirección Seccional de Impuestos, de Aduanas, o Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas, competente para dar cumplimiento a la obligación impuesta en la providencia correspondiente. La comunicación deberá contener la siguiente información:
Nombres y apellidos o razón social completos del beneficiario de la sentencia, laudo arbitral o conciliación;
Tipo y número de identificación del beneficiario;
Dirección de los beneficiarios de la providencia, laudo arbitral o conciliación que se obtenga del respectivo expediente;
Número de 23 dígitos que identifica el proceso judicial;
Copia de la sentencia, laudo arbitral o auto de aprobación de la conciliación;
Constancia de ejecutoria expedida por el despacho judicial de conocimiento;
La indicación prevista en el inciso primero del artículo 192 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a saber: “Cuando la sentencia imponga una condena que no implique el pago o devolución de una cantidad líquida de dinero, la autoridad a quien corresponda su ejecución dentro del término de treinta (30) días contados desde su comunicación, adoptará las medidas necesarias para su cumplimiento”.
En los casos en que en la sentencia, conciliación o laudo arbitral se determine una obligación dineraria a favor de la entidad, deberá solicitar copia de la sentencia, del auto aprobatorio de la conciliación o del laudo arbitral con constancia de ejecutoria y comunicar a la Dirección Operativa de Grandes Contribuyentes, Dirección Seccional de Impuestos o Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas competente para que se inicie el proceso de cobro. La comunicación deberá contener la siguiente información:
Nombres y apellidos o razón social completos del obligado;
Tipo y número de identificación del obligado;
Dirección del obligado de la providencia, laudo arbitral o conciliación que se obtenga del respectivo expediente;
Número de 23 dígitos que identifica el proceso judicial;
Copia de la sentencia, laudo arbitral o auto de aprobación de la conciliación, con constancia de ejecutoria.
En los demás eventos, deberá solicitar copia de la sentencia y remitirla al área competente para dar cumplimiento a la decisión adoptada, con la indicación de la fecha de ejecutoria.
o. Adicionalmente, el apoderado que tenga a su cargo el proceso judicial o mecanismo alternativo de solución de conflicto, deberá comunicar la decisión indicando la fecha de ejecutoria, con copia de la misma a las demás áreas de la entidad que deban adelantar alguna actuación con ocasión de la providencia, así como a las que manejan los sistemas informáticos electrónicos, para que además de conocer la decisión se adopten las medidas a que haya lugar, de acuerdo con la decisión judicial, tales como:
Actualización de los sistemas informáticos administrados por la subdirección que corresponda en sentencias proferidas en procesos laborales y disciplinarios.
Obligación financiera.
Sistemas de información que se manejen en las áreas involucradas.
Entre otras.
o. En el evento, en que no sea posible remitir la comunicación con la constancia de ejecutoria expedida por el despacho judicial de conocimiento dentro del término previsto en el artículo 2.8.6.4.1 del Decreto número 2469 del 22 de diciembre de 2015, el apoderado que tenga a su cargo la representación judicial en el proceso judicial o mecanismo alternativo de solución de conflictos, deberá dejar evidencia de la demora en la expedición de la misma, para lo cual deberá conservar prueba de la solicitud en los diferentes despachos judiciales inmediatamente haya quedado ejecutoriado el fallo o auto aprobatorio de la conciliación o laudo arbitral y de todas las gestiones adelantadas para obtener con prontitud dicha constancia.