Operación del Sistema Integrado de Seguridad. Todas las instituciones autorizadas para expedir certificados de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, deberán dar cumplimiento al siguiente protocolo de seguridad que hace parte del Sistema Integrado de Seguridad
Garantizar el registro del pago de la evaluación médica y certificación de aptitud, a través de un número de identificación irrepetible e intransferible que a su vez deberá estar asociado con el número de identificación del usuario aspirante, cumpliendo con los siguientes criterios, según corresponda, así
El pago de la evaluación y certificación de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego a los usuarios particulares se realizará a través de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o por un operador postal de pago homologado con el Sistema Integrado de Seguridad.
El pago de la evaluación médica y certificación de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego para los usuarios aspirantes vinculados a los servicios de vigilancia y seguridad privada será asumido por las ARL, en cuyo caso no será necesario el número de identificación irrepetible e intransferible.
No se permitirá el manejo de dinero en efectivo por parte del personal de las instituciones autorizadas para expedir certificados de aptitud psicofísica, ni por parte de terceros, el recaudo solo se realizará a través de una entidad del sistema financiero o de un operador postal de pago en convenio con una entidad financiera.
Una vez pagado el valor del servicio de evaluación médica y certificación de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego para los usuarios particulares, el Sistema Integrado de Seguridad validará el registro del pago contra la entidad recaudadora.
El Sistema podrá realizar el registro y la asignación de citas, estableciéndose que para los usuarios particulares del certificado de aptitud psicofísica será obligatorio validar la existencia del pago, a través de mecanismos tecnológicos puestos a disposición por parte del recaudador.
En el proceso de registro del usuario aspirante, el Sistema Integrado de Seguridad deberá registrar, autenticar y validar la identidad de este con la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y grabar en el mecanismo redundante la identificación y la información. Este proceso se tendrá que realizar por medio de un procedimiento de comparación biométrica dactilar.
En el proceso de registro del usuario aspirante, el Sistema Integrado de Seguridad deberá capturar y registrar la información de la cédula de ciudadanía o documento de identidad del usuario aspirante a través de lectores de código de barras de dos dimensiones (2D) y grabar en el mecanismo redundante la identificación y la información.
El Sistema Integrado de Seguridad deberá capturar y registrar la fotografía del usuario aspirante y grabarla en el mecanismo redundante bajo el estándar de reconocimiento facial ISO/IEM19794-5 (Information Tecnology - Biometric Data Interchange Formats - Face Image Data). Este proceso deberá llevarse a cabo a través de una cámara con sensor digital de alta definición, que produzca imágenes nítidas con un alto grado de detalle.
En el proceso de registro del usuario aspirante, el Sistema Integrado de Seguridad deberá capturar y registrar la información de su firma manuscrita mediante dispositivos digitalizadores de firmas y grabarla en el mecanismo redundante.
En el proceso de registro del usuario aspirante, el Sistema Integrado de Seguridad llevará a cabo la validación de identidad biométrica a través de la huella dactilar del usuario, utilizando lectores biométricos con funcionalidad activa de dedo vivo. En el evento de no poderse recopilar la validación biométrica de huella dactilar del usuario, a causa de las condiciones físicas del usuario, el sistema deberá contar con un mecanismo alternativo.
Todas las instituciones autorizadas para expedir los certificados de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego deberán registrarse en el Sistema Integrado de Seguridad. Los representantes legales de estas serán responsables de su registro y no podrán interactuar con el sistema hasta tanto no surtan este proceso.
Los representantes legales o los certificadores de conformidad con las normas técnicas colombianas o normas internacionales adoptadas por las autoridades competentes, así como el personal administrativo y los especialistas deberán registrarse para poder interactuar con el Sistema Integrado de Seguridad conforme a lo dispuesto en los protocolos aquí establecidos, y, al desvincularse de la institución deberán informar al Sistema Integrado de Seguridad. Será también responsabilidad del representante legal, informar de la vinculación o desvinculación del personal de la entidad so pena de incurrir en las sanciones previstas por la ley y la imposibilidad de poder interactuar con el sistema.
El Ministerio de Defensa Nacional determinará las pruebas a aplicar de acuerdo a los requisitos establecidos por la normativa vigente. En los procesos de evaluación y certificación de la aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, el Sistema Integrado de Seguridad realizará las validaciones de identidad, tanto del usuario aspirante, como de los especialistas y médicos, al comienzo y al final de cada una de las pruebas. Las validaciones se realizarán a través de la huella dactilar utilizando lectores biométricos con la funcionalidad activa de dedo vivo.
Registrar y enviar al Sistema Integrado de Seguridad y grabar en el mecanismo redundante los resultados de cada una de las evaluaciones al final de cada prueba.
En el proceso de certificación, la responsabilidad de la decisión de certificación será únicamente del médico certificador, para lo cual el Sistema Integrado de Seguridad deberá validar su huella dactilar.
El registro, la evaluación y la certificación de la aptitud psicofísica, junto con los registros médicos se almacenarán digitalmente en la base de datos del Sistema Integrado de Seguridad, y de manera temporal en el mecanismo redundante.
Para efectos del registro de la información y del reporte a las bases de datos del Sistema Integrado de Seguridad, todos los actores deberán estar registrados en el sistema y firmar digitalmente las acciones realizadas dentro de cada proceso. Los actores del sistema serán penal, civil, administrativa y disciplinariamente responsables por la información que registren y reporten a las bases de datos del sistema. La firma digital de cada actor deberá estar incorporada en el sistema redundante y esta a su vez autorizada a través de una entidad certificadora autorizada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) y conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, o en cualquier norma que la adicione, modifique, complete o reglamente.
Las instituciones certificadoras autorizadas para expedir certificados de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, deberán presentar la certificación de los equipos de evaluación, en donde conste que el modelo de equipo haya cumplido con las cien mil (100.000) pruebas realizadas a personas que hayan solicitado el certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, expedido por el ente regulador de estas evaluaciones en el país de origen de los equipos, y/o del fabricante del equipo donde se acrediten los equipos a utilizar.
Las instituciones autorizadas para expedir certificados de aptitud deberán conectarse al Sistema Integrado de Seguridad por medio de un canal dedicado de internet de mínimo un mega byte (MB), a través de una Red Privada Virtual (VPN - Virtual Private NetWork), la cual tendrá una dirección IP Pública Fija, dispositivos de seguridad y comunicaciones que permitan controlar y validar geográficamente la ubicación de las instituciones, garantizando la realización de los exámenes desde la ubicación de la sede acreditada, controlando y autorizando los equipos de cómputo de la institución, verificando la identificación de los principales componentes de cada computador.
Las instituciones autorizadas para expedir certificados de aptitud deberán contar con un canal de internet suficiente entre el Sistema Integrado de Seguridad y la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El Sistema Integrado de Seguridad deberá reportar al Ministerio de Defensa Nacional - Dirección General de Sanidad Militar - Subdirección de Salud, el nombre e identidad de los usuarios aspirantes junto con la decisión de certificación. La misma información será transmitida a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para lo de su competencia. Para poder acreditar el certificado de aptitud como requisito habilitante para el trámite de permisos, deberá haberse validado previamente la autenticidad del mismo contra la base de datos del Sistema Integrado de Seguridad.
El Sistema deberá contar con un software de gestión, el cual incluirá la funcionalidad de asignación y control de citas, así como de registro de todos los procesos de evaluación y certificación de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego.
El Sistema deberá contar con un sistema de gestión de calidad que cumpla con los requisitos de la norma técnica correspondiente, que asegure que los organismos de certificación de personas que operan los esquemas de certificación de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, se adelanten de forma coherente, comparable y confiable bajo un solo criterio y/o modelo técnico. El sistema de gestión de calidad deberá estandarizar criterios, tablas de equivalencia, técnicas de evaluación y calificación.