Funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera . Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera las siguientes
Dirigir, ejecutar y controlar los planes, programas, proyectos, procesos, servicios y actividades en materia de servicio al ciudadano, gestión documental y contratación.
Ejecutar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión presupuestal, contable y de tesorería del Ministerio.
Elaborar y presentar el Programa Anual de Compras y de Contratación para aprobación de la Secretaría General.
Preparar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y bajo la dirección de la Secretaría General, el anteproyecto anual de presupuesto.
Elaborar y ejecutar el Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC, del Ministerio.
Coordinar con las diferentes dependencias la ejecución y control del presupuesto, así como verificar y llevar la contabilidad general y de la ejecución presupuestal.
Efectuar el análisis de los estados financieros y presentar los correspondientes informes al Secretario General y los entes de control.
Realizar el registro contable de las operaciones financieras que realice el Ministerio, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia.
Preparar y presentar los pliegos de condiciones de las licitaciones y demás procesos de contratación, así como las modificaciones a los mismos, para revisión de la Secretaría General y adelantar el proceso de contratación administrativa en sus diferentes etapas.
Ejecutar las acciones pertinentes para el manejo del portafolio de inversiones, recaudo y pago de recursos financieros a cargo del Ministerio, de acuerdo con las normas sobre la materia.
Administrar y controlar los procedimientos de recepción, conservación, clasificación y análisis de la documentación y demás actividades relacionadas con la gestión documental, de conformidad con las tablas de retención documental establecidas por el Archivo General de la Nación.
Actualizar los sistemas de información en materia de contratación y presentar los reportes e informes que le sean solicitados por las autoridades administrativas o entidades de control.
Organizar, bajo las directrices impartidas por la Secretaría General, la prestación de los servicios generales y de apoyo requeridos para el buen funcionamiento de la entidad.
Garantizar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales, contables y de tesorería y patrimoniales del Ministerio y de sus fondos.
Efectuar los pagos de las obligaciones de la entidad de conformidad con las normas legales vigentes.
Garantizar la sostenibilidad del sistema contable de los estados financieros del Ministerio y sus fondos, en cumplimiento de la normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación.
Coordinar y controlar las actividades relacionadas con proveedores, adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento de la Entidad.
Administrar los sistemas de información operativos y de apoyo, cómputo y registro del Ministerio, adelantando las acciones necesarias de soporte tecnológico para su permanente actualización, mantenimiento y seguridad.
Elaborar y presentar para aprobación de la Secretaría General la rendición de informes y cuentas establecidos por las normas administrativas y fiscales vigentes.
Asegurar la utilización eficiente de los sistemas que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público dispone para la gestión de los recursos financieros del Ministerio del Trabajo.
Consolidar y presentar a la Secretaría General los estados contables, de ingresos y ejecución del presupuesto de la respectiva vigencia fiscal, para la redención de la cuenta anual con destino a la Contraloría General de la República, de acuerdo con los reglamentos expedidos por dicha entidad.
Elaborar el balance del Ministerio y sus fondos y presentarlos de acuerdo con las normas vigentes de la Contaduría General de la Nación y al Departamento Nacional de Planeación.
Apoyar, coordinar y controlar la gestión administrativa y financiera en las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.