OTORGAMIENTO. La Medalla Militar "Francisco José de Caldas" se otorga en cada categoría de acuerdo con las siguientes normas
En la categoría PROFESOR, se confiere a los Oficiales y Suboficiales en servicio activo o en retiro, que obtengan el título de Profesor Militar de Primera Categoría; a los Empleados Públicos del Ministerio de Defensa que obtengan el mismo título y tengan un tiempo mínimo de tres (3) años de servicio como Profesores de tiempo completo, o cinco (5) años como Profesores de tiempo incompleto, en centros de formación o capacitación de las Fuerzas Militares. Deben ser propuestos para el efecto por el respectivo Director o Comandante del Instituto o Escuela Militar donde presten sus servicios;
En la categoría AL MÉRITO, se confiere al Oficial de cada Fuerza que ocupe el primer puesto en el Curso de Estado Mayor len la Escuela Superior de Guerra;
En la categoría A LA CONSAGRACIÓN, se confiere a los Capitanes o Tenientes de Navío que ocupen el primer puesto en el curso de Comando para ascenso a Mayor o Capitán de Corbeta y a los Sargentos Viceprimeros, Suboficiales Primeros y Suboficiales Técnicos Primeros que ocupen el primer puesto en el curso de capacitación para ascenso a Sargento Primero, Suboficial Jefe o Suboficial Técnico Subjefe;
En la categoría AL ESFUERZO, se confiere a los Tenientes o Tenientes de Fragata que ocupen el primer puesto en el curso de capacitación para ascenso a Capitán o Teniente de Navío y a los Cabos Primeros, Suboficiales Terceros o Suboficiales Técnicos Terceros que ocupen el primer puesto en el curso de capacitación para ascenso a Sargento Segundo, Suboficial Segundo o Suboficial Técnico Segundo, respectivamente;
En la categoría A LA APLICACIÓN, se confiere a los Alféreces y Guardiamarinas que ocupen el primer puesto en los cursos de las Escuelas de Formación de Oficiales para obtener el grado de Subteniente o Teniente de Corbeta y a los Soldados y Grumetes que ocupen el primer puesto en la promoción a Cabo Segundo, Marinero o Suboficial Técnico Cuarto. Además de lo establecido anteriormente, también puede otorgarse en los siguientes casos y categorías: a) En la categoría A LA CONSAGRACIÓN, a los Oficiales y Suboficiales en servicio activo que, debidamente autorizados, adelanten estudios superiores en cualquier Universidad del país y obtengan en el último año las más altas notas en todas las asignaturas dentro de todos los alumnos del curso; b) En las diferentes categorías, a militares y civiles de países con los que se mantienen relaciones diplomáticas o que el Ministerio de Defensa Nacional determine, o a aquellos que estando en el país reúnan los requisitos exigidos. Ningún miembro de las Fuerzas Militares podrá usar simultáneamente más de una Medalla "Francisco José de Caldas". Se usará solamente la de categoría superior, en cuya cinta o venera lleva las estrellas correspondientes a las categorías inferiores que le hayan sido conferidas. Se exceptúa de esta disposición la de categoría Profesor, que por tratarse de mérito diferente, se puede usar simultáneamente con la del alumno, si se llegare a poseer. E1 otorgamiento se legalizará mediante resolución ministerial debidamente motivada por las autoridades que proponen los candidatos.